Digitalizacja akt pracowniczych – prawne i praktyczne aspekty innowacji dla działów HR

Digitalizacja akt pracowniczych – prawne i praktyczne aspekty innowacji dla działów HR

Od 1 stycznia 2019 wejdzie w życie nowelizacja, dzięki której firmy będą mogły przechowywać dokumentację osobową i płacową w formie elektronicznej. Skróci się także wymagany czas przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Jak ważne są to zmiany? Kto na nich skorzysta? Porozmawialiśmy na te tematy z ekspertami: Katarzyną Jaśniewicz – menadżerką produktu Teta HR z firmy Unit4 Polska oraz Karolem Brucko-Stepkowskim – radcą prawnym z kancelarii SBS z Wrocławia.

Era migracji pracowników

Dane z 33. edycji badania Monitor Rynku Pracy pokazują wyraźnie, że ostatnie półrocze charakteryzuje się wyższym poziomem rotacji na rynku pracy – aż 24% badanych zadeklarowało, że zmieniło pracę w ciągu ostatnich 6 miesięcy. Poniższa infografika pokazuje inne ciekawe dane  z tego raportu:

Trend ten jest wymiernym problemem dla średnich i dużych organizacji, które muszą poświęcać coraz więcej czasu, a co za tym idzie funduszy na tworzenie oraz przechowywanie dokumentacji kolejnych pracowników. Takie firmy już dziś powinny zacząć przygotowania do przejścia z akt papierowych na Elektroniczne Teczki Pracowników.

Akta papierowe po digitalizacji

Firmy, które zdecydują się przenieść swoje dokumenty z szaf do systemu, będą jednak musiałby poradzić sobie z kilkoma wyzwaniami  – na przykład z tym co zrobić z aktami papierowymi po ich digitalizacji. Na to pytanie odpowiada Karol Brucko – Stępkowski:

Po podjęciu decyzji o digitalizacji pracodawca nie ma obowiązku utrzymywania dokumentacji papierowej – nie musi bowiem prowadzić dokumentacji pracowniczej w obu formach. Ustawa określa co można zrobić z dokumentami papierowymi po ich digitalizacji. W pierwszej kolejności pracodawca powinien zaoferować przekazanie tej dokumentacji swoim pracownikom i byłym pracownikom, których ta dokumentacja dotyczy. Akta papierowe mogą  być odebrane przez pracownika w terminie do 30 dni od zawiadomienia go o tym. Jeśli nikt się po nie nie zgłosi w tym czasie to pracodawca może taką dokumentację zutylizować.

Możliwość wydania dokumentacji papierowej pracownikowi lub jej utylizacja, to pierwsza duża korzyść wynikająca z digitalizacji. Pracodawca odzyskuje w ten sposób powierzchnię biurową, która do tej pory była używana jako archwium. Ogromnym atutem i kolejną korzyścią wynikającą z przejścia na dokumentację elektroniczną jest automatyzacja bieżącej obsługi związanej z aktami pracowniczymi. – dodaje Katarzyna Jaśniewicz z Unit4 Polska.

Elektroniczna dokumentacja, a polskie prawo

Digitalizacja akt pracowniczych, to proces, który musi być przeprowadzony w zgodzie z aktualnie obowiązującymi przepisami prawa. Na jakie aspekty i przepisy prawne musi zwrócić uwagę firma, która zdecyduje się na stworzenie cyfrowego archiwum?

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej może nastąpić na dwa sposoby. Pierwszy polega na zeskanowaniu dokumentów papierowych i opatrzeniu ich podpisem  lub pieczęcią elektroniczną. W praktyce podpisanie odbywa się więc w formie papierowej, a potem dokument jest skanowany i podpisywany elektronicznie przez obie strony. Druga możliwość to tworzenie i podpisywanie dokumentów już za pomocą systemu. Podpis kwalifikowany musi mieć w tym wypadku pracodawca i pracownik. Są jednak niektóre dokumenty, które mogą być podpisane tylko przez pracodawcę. Dobrym przykładem takiego pisma jest decyzja o nadaniu kary porządkowej. – wyjaśnia Karol Brucko – Stępkowski,

Zmiana struktury akt pracowniczych

Do ustawy o digitalizacji akt pracowniczych przygotowywane jest obecnie rozporządzanie, mające określić sposób w jaki powinny być gromadzone elektroniczne akta pracowników. Na chwile obecną wiadomo, że sama treść dokumentacji pracowniczej nie ulegnie zmianie. Przedsiębiorców czeka jednak zasadnicza zmiana – elektroniczne akta osobowe od nowego roku będą się dzielić na cztery części, a nie trzy jak dotychczas. W dodatkowej części „C” zawarte będą dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika, oraz innej odpowiedzialności, której podlega on na podstawie odrębnych ustaw.

Każda firma, która chce pozbyć się kosztów związanych z gromadzeniem danych w formie papierowej oraz zwiększyć bezpieczeństwo akt pracowniczych powinna zdecydować się na digitalizację po 1 stycznia 2019. Przygotowania do tego procesu najlepiej zacząć już teraz. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, zachęcamy do obejrzenia całej rozmowy naszych ekspertów, dostępnej pod tym linkiem.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ

NEWSLETTER

Bądź na bieżąco
z newsami
ze świata HR

OSTATNIO DODANE
SOCIAL HR CORNER