Jak wznieść komunikację w firmie na wyższy poziom?

Jak wznieść komunikację w firmie na wyższy poziom?

To nie z motywacją mamy problem, czyli o zadbanej komunikacji, która daje korzyści pracownikom i firmie, rozmawiamy z Joanną Antonik, przedsiębiorcą, doświadczonym sprzedawcą, trenerem sprzedaży, coachem, certyfikowanym konsultantem DISC D3.


HRnews.pl: Po co nam ta cała komunikacja w firmie? Czy nie jest to po prostu modny i chwytliwy temat?

Joanna Antonik: Kiedy pytam przedsiębiorcę, co jego zdaniem należałoby usprawnić w firmie, nad czym chciałby popracować, to najczęściej słyszę, że nad motywacją, zaangażowaniem i odpowiedzialnością pracowników. Obiecuję wówczas, że jeszcze podczas tej rozmowy wrócimy do tych tematów i proponuję, abyśmy najpierw porozmawiali o komunikacji. Z moich obserwacji wynika, że wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, jak istotną rolę dla realizacji celów firmy ona odgrywa.  Chodzi tu o jakość i poziom komunikacji pomiędzy ludźmi w organizacji. Bo coś, co jest podstawą współpracy i skuteczności jest często traktowane po macoszemu i z lekceważeniem.

HRnews.pl: Jakie więc konkretne korzyści dla przedsiębiorcy i pracowników płyną z poprawy jakości komunikacji w firmie? 

Joanna Antonik: Skuteczna komunikacja to nie tylko zarządzanie informacją, ale przede wszystkim jasne przedstawianie kierunków rozwoju firmy. To sposób na umożliwienie zgłaszania pomysłów i usprawnień, uświadomienie w jakim stopniu działania każdego pracownika przekładają się na realizację celów biznesowych firmy. Odpowiednia komunikacja zaowocuje poprzez zwiększenie zaufania, otwartości i współodpowiedzialności w zespole. W zarządzaniu komunikacją wewnątrz firmy w czasach kiedy członkowie zespołu są często przedstawicielami kilku pokoleń, najważniejszym wyzwaniem dla pracowników jest wzajemne zrozumienie, akceptacja różnic oraz umiejętność współpracy w oparciu o tę wiedzę.

HRnews.pl: Skoro już wiemy, że zadbanie o ten aspekt będzie korzystne, to od czego zacząć wznoszenie komunikacji na wyższy poziom?

Joanna Antonik: Przygotowanie do usprawnienia komunikacji w firmie najlepiej zacząć od obserwacji, rozmów z pracodawcą, menedżerami i pracownikami różnych szczebli, żeby zebrać jak najobszerniejszy obraz sytuacji. Następnie warto przejść do analizy i diagnozy sytuacji – określić punkt, w którym jesteśmy, wskazać kierunek w jakim zmierzamy i cel jaki chcemy zrealizować. Pozwala to nie tylko ustalić co należy zrobić, ale też odpowiednio dobrać metody i narzędzia, jak również przygotować się na trudności, które oczywiście mogą się pojawić.

HRnews.pl: Rozumiem, że ten etap jest bardzo istotny w całym procesie, jak więc nie popełnić błędu i trafnie ocenić rzeczywistość?

Joanna Antonik: Warto skorzystać z narzędzia, które pomoże nam odpowiednio nakreślić sytuację. Klienci często mówią, że cenią sobie konkret, jaki dostarcza im badanie kompetencji DISC D3, którego używam w szyciu komunikacji na miarę potrzeb. Pozwala ono zdiagnozować style działania, komunikacji, głębszych wewnętrznych przyczyn czyjegoś zachowania. Menedżerowie, którzy pracują z tym narzędziem, często określają je, używając takich metafor jak „mapa w obcym mieście” czy “latarka w ciemności”. Po pierwsze cenią je w sferze relacji pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, po drugie w kontaktach pomiędzy pracownikami, oraz  pomiędzy działami organizacji i ostatecznie także w relacji z klientem.

HRnews.pl: Jakie jeszcze korzyści wynikają z wykorzystania tego typu narzędzi w dbaniu o komunikację?

Joanna Antonik: Decydując się na rozpoczęcie diagnozy sytuacji od badań kompetencji, pracodawca umożliwia sobie poznanie potencjału poszczególnych pracowników i całego zespołu. Warto  pamiętać, że każde usprawnienie jest procesem zmiany w systemie funkcjonowania i współpracy pracowników. Dzięki wynikom badań jesteśmy krok do przodu i wiemy, jak poszczególni pracownicy i cały zespół będzie reagował na tę zmianę, jak ją przeprowadzać, jak i o kogo zadbać, żeby pracownicy zaangażowali się w ten proces i podeszli do niego z ufnością. Bardzo istotne jest, by same badania i towarzyszące im indywidualne konsultacje były odpowiednio zakomunikowane pracownikom – z wyprzedzeniem, z wystarczającą ilością szczegółów, możliwością dopytania i ze wsparciem osoby decyzyjnej.

HRnews.pl: A co się dzieje na końcu tego procesu, kiedy pracodawca i pracownicy wiedzą już jak usprawnić komunikację z korzyścią dla siebie i firmy?

Joanna Antonik: Zrozumienie każdego pracownika, tego jak się zachowuje, jakie są jego potrzeby, co go motywuje, pozwala przygotować plan szkoleń i warsztatów opartych na prawdziwych potrzebach zespołu. To zaś przekłada się na poprawę efektywności działania. I tutaj wracamy do prawdziwych potrzeb, o których rozmawialiśmy z klientem na początku procesu. Motywacja, zaangażowanie i zwiększenie odpowiedzialności pracowników dla każdego może znaczyć coś trochę innego. Warto więc dokładnie określić z klientem, co ma na myśli.  Działanie oparte na diagnozie pozwala skutecznie zaplanować programy rozwoju, które odpowiadają na realne potrzeby pracowników i firmy. Chodzi o to, żeby ludzie poprawiali jakość komunikacji między sobą, budowali zespoły zaangażowane i odpowiedzialne za powierzone zadania oraz cele firmy, rozszerzali perspektywę postrzegania swojej roli w organizacji i widzieli sens pracy, którą wykonują. Poza tym, budowanie skutecznej komunikacji wewnątrz firmy jest nieodłącznym elementem budowania kultury firmy, która może jak magnes przyciągać właściwych kandydatów do pracy.

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ

NEWSLETTER

Bądź na bieżąco
z newsami
ze świata HR

OSTATNIO DODANE
SOCIAL HR CORNER