Sezonowy wzrost zapotrzebowania na pracowników to dla wielu przedsiębiorców czas dodatkowej rekrutacji oraz organizowania pracy w związku z nieobecnościami i koniecznością zapewnienia zastępstw. Nawet jeśli współpraca ma charakter czasowy, umowa nadal powinna być przygotowana poprawnie, podpisana przez obie strony i odpowiednio przechowywana. Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG mogą skorzystać z Systemu eUmowy i przygotować dokument całkowicie online.
Zatrudnienie sezonowe nie musi oznaczać papierowego obiegu
Przy zatrudnianiu dodatkowych osób liczy się czas. Trzeba ustalić warunki współpracy, przygotować dokument, przekazać go drugiej stronie, zebrać podpisy i zadbać o dokumentację. W tradycyjnym modelu często oznacza to drukowanie, przesyłanie plików, pilnowanie podpisów i ręczne porządkowanie dokumentów.
System eUmowy pozwala przeprowadzić ten proces w jednym miejscu. To bezpłatna usługa, która umożliwia elektroniczne zawieranie i obsługę umów związanych z zatrudnieniem wraz z gotowymi formularzami, kreatorami i możliwością podpisu online.
Dzięki temu przedsiębiorca może przygotować umowę w systemie, wygenerować projekt dokumentu, podpisać go elektronicznie i przekazać drugiej stronie do podpisu.
W sytuacjach zwiększonego zapotrzebowania na sezonowych pracowników lub zleceniobiorców szczególnie ważne jest, aby formalności były nie tylko sprawne, ale też uporządkowane i łatwe do odtworzenia po zakończeniu współpracy. Cyfrowe narzędzia administracji publicznej, takie jak System eUmowy, mają wspierać firmy właśnie w takich codziennych, praktycznych procesach.
Jakie umowy można przygotować?
Elektroniczna obsługa umów staje się standardem, a dostępne narzędzia są sukcesywnie rozwijane o kolejne funkcje. Za pośrednictwem Systemu eUmowy w serwisie Biznes.gov.pl przedsiębiorca może zawrzeć umowę o pracę i zlecenia w formie elektronicznej. W przypadku umowy zlecenia dostępne są również aneksy i wypowiedzenia oraz możliwość powierzenia zlecenia innej osobie. Wkrótce będzie tu też można aneksować i wypowiedzieć umowę o pracę czy zawrzeć umowę o świadczenie usług.
Do Systemu eUmowy można przejść również z serwisu Praca.gov.pl. Korzystanie z systemu jest oparte na kreatorach, które prowadzą użytkownika krok po kroku przez wypełnienie danych i przygotowanie dokumentu. Część danych może uzupełniać się automatycznie, co pomaga ograniczyć liczbę czynności po stronie przedsiębiorcy.
To szczególnie przydatne przy zatrudnieniu sezonowym, kiedy firma chce szybko uporządkować formalności i przeprowadzić proces w możliwie prosty sposób.
Kto może korzystać z eUmów?
Z systemu mogą korzystać pracodawcy i zleceniodawcy, którzy są przedsiębiorcami zarejestrowanymi w CEIDG. System jest dostępny dla każdego przedsiębiorcy.
Z rozwiązania mogą korzystać również osoby świadczące pracę, które są stroną takiej umowy. Każda ze stron musi mieć konto użytkownika na portalu, przez który korzysta z systemu.
Jak działa przygotowanie dokumentu?
Proces odbywa się w kreatorze. To strona zatrudniająca wprowadza dane potrzebne do przygotowania dokumentu. System pomaga przejść przez kolejne kroki, a następnie generuje projekt umowy.
Kreator pomaga też ograniczyć liczbę ręcznie wykonywanych czynności. Część danych może uzupełniać się automatycznie, m.in. na podstawie informacji z Konta Przedsiębiorcy, wcześniejszych dokumentów lub danych działalności pobranych z CEIDG. System dba także o poprawność danych, na przykład nie pozwoli wpisać wynagrodzenia poniżej minimalnego albo ustawić okresu wypowiedzenia niepasującego do rodzaju umowy.
Przygotowany dokument można podejrzeć, zapisać, pobrać w formatach PDF i XML, wydrukować albo podpisać elektronicznie. Każdy dokument otrzymuje własny identyfikator, dzięki czemu można go później łatwo odnaleźć w systemie.
E-Umowa wymaga podpisu elektronicznego każdej ze stron. Dokument można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym. Podpis osobisty i podpis zaufany, w przypadku umowy zawieranej w Systemie eUmowy, mają skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Druga strona może podpisać dokument albo go odrzucić, podając powód. W przypadku umowy dwustronnej skutki prawne powstają wtedy, gdy dokument podpisze ostatnia ze stron.
Dokumenty w jednym systemie
System wysyła powiadomienie o otrzymaniu dokumentów, zmianach danych i kolejnych działaniach związanych z obsługą umowy.
Warto pamiętać, że dokument uznaje się za doręczony po potwierdzeniu w systemie zapoznania się z jego treścią. Jeśli potwierdzenie nie nastąpi, dokument uznaje się za doręczony po 14 dniach od wysłania wiadomości e-mail.
System umożliwia również prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej oraz dokumentacji dotyczącej umowy zlecenia w postaci elektronicznej. Strony umowy mają dostęp do dokumentacji przez Biznes.gov.pl lub Praca.gov.pl i mogą pobrać dokumenty z Systemu eUmowy.
Dla przedsiębiorcy oznacza to, że dokumenty związane z e-Umową są dostępne w jednym miejscu, dzięki czemu można je wyszukiwać, przeglądać i filtrować według określonych parametrów, takich jak typ umowy, status umowy czy strona umowy.
E-Umowa na Biznes.gov.pl krok po kroku
- Zaloguj się do Konta Przedsiębiorcy
Skorzystaj z Konta Przedsiębiorcy i zaloguj się przy użyciu dostępnej metody potwierdzenia tożsamości. - Przejdź do modułu eUmowy
Moduł jest widoczny w menu po lewej stronie. - Uruchom kreator umowy
Wprowadź dane potrzebne do przygotowania dokumentu.
