Smulders Projects Poland to firma z wieloletnim doświadczeniem w fabrykacji wielkogabarytowych konstrukcji stalowych. Specjalizuje się w produkcji secondary steel dla fundamentów morskich turbin wiatrowych – takich jak platformy serwisowe, boat landings, drabiny czy platformy wewnętrzne. Ponadto wytwarza elementy stalowe stacji transformatorowych – zarówno primary, jak i secondary – a także komponenty mostów, złożone konstrukcje stalowe dla obiektów przemysłowych oraz elementy architektury cywilnej.

Mobilna aplikacja do komunikacji wewnętrznej dla pracowników firmy produkcyjnej – cele i założenia projektu

Celem projektu było stworzenie i wdrożenie aplikacji mobilnej „Halo SPP” – nowoczesnego narzędzia komunikacji wewnętrznej dostępnego dla wszystkich pracowników, w tym produkcyjnych, którzy nie mają służbowych komputerów ani firmowych adresów e-mail. Założeniem projektu było zwiększenie dostępności informacji, przejrzystości komunikacji oraz zaangażowania zespołów. Aplikacja umożliwia m.in. publikację aktualności, ogłoszeń, zapisów na wydarzenia, a w kolejnych etapach również składanie wniosków urlopowych i przeglądanie pasków płacowych.

Przebieg projektu

W 2024 roku, podczas warsztatów onboardingowych, zidentyfikowano problemy z przepływem informacji i brakiem spójności komunikacyjnej. Dodatkowo pracownicy produkcyjni nie mieli często dostępu do aktualnych wiadomości, z kolei pracownicy biurowi skarżyli się na nadmiar komunikacji mailowej.

Po analizie rynku wybrano proste, intuicyjne narzędzie odpowiadające specyfice organizacji. Przygotowano uzasadnienie biznesowe i wystąpiono o akceptację finansowania do zarządu i centrali w Belgii (działy HR, IT i marketing). Równolegle przeprowadzono audyt bezpieczeństwa IT oraz opracowano regulaminy, zasady RODO i umowy z dostawcą we współpracy z kancelarią prawną.

Na początku 2025 roku zorganizowano warsztaty „Tone of Voice” z udziałem kierowników, mistrzów oraz przedstawicieli biura i produkcji. Celem warsztatów było zdefiniowanie stylu komunikacji – prostego, zrozumiałego i dopasowanego do różnych grup użytkowników.

W fazie wdrożeniowej pojawiły się wyzwania techniczne – m.in. brak API w systemie kadrowo-płacowym, co uniemożliwiało integrację modułów dotyczących urlopów i pasków płacowych. Zespół projektowy opracował rozwiązanie: stworzenie dedykowanego API, które umożliwi pełną integrację w kolejnych etapach.

Aplikacja została następnie przetestowana z udziałem pracowników, którzy wcześniej uczestniczyli w warsztatach. Wprowadzono też integrację ze stroną internetową – użytkownicy aplikacji mogą widzieć ogłoszenia z witryny, a treści publikowane w aplikacji automatycznie trafiają również na stronę, jeśli mają charakter publiczny.

Oficjalne wdrożenie poprzedziła kampania informacyjna – plakaty, naklejki, spotkania z pracownikami i komunikaty mailowe. Aplikacja spotkała się z bardzo pozytywnym odbiorem i szybko stała się głównym kanałem komunikacji w organizacji, szczególnie dla pracowników produkcji.

Rezultaty projektu

Rezultaty projektu oceniono na podstawie danych systemowych, wskaźników aktywności i opinii użytkowników. Wyniki potwierdzają, że aplikacja zrealizowała wszystkie założone cele – poprawiła komunikację, zwiększyła dostępność informacji i zaangażowanie pracowników.

• Dostępność i zasięg – z aplikacji korzysta obecnie 89,4% wszystkich pracowników (364 z 407 osób), w tym 86,4% pracowników produkcji (255 z 295 osób). To dowód, że „Halo SPP” skutecznie dotarła do grupy wcześniej poza zasięgiem komunikacji cyfrowej.

• Aktywność użytkowników – w pierwszym miesiącu działania zalogowało się przynajmniej raz 72% użytkowników, w drugim – 64%, a w trzecim – 51%. Niewielki spadek aktywności wynikał z okresu urlopowego i braku nowych funkcji, co jest naturalnym zjawiskiem w sezonie letnim. Średnio miesięcznie 59,68% wszystkich pracowników loguje się przynajmniej raz do aplikacji. Wskaźniki potwierdzają stabilne, wysokie zainteresowanie aplikacją i regularne korzystanie z niej przez pracowników.

• Zaangażowanie w życie firmy – funkcja zapisów na wydarzenia pozwoliła mierzyć faktyczne zaangażowanie. Na piknik rodzinny w Żarach zapisało się 36,64% uprawnionych osób, w Łęknicy 35,42%, a w Niemodlinie 17,35%. Aplikacja stała się narzędziem, które realnie aktywizuje pracowników.

• Opinie użytkowników – pracownicy produkcyjni wskazali, że dzięki aplikacji mają wreszcie łatwy dostęp do informacji, które wcześniej często do nich nie docierały. Doceniają dostęp do aktualności, ogłoszeń, zdjęć z wydarzeń, przewodnika dla nowych pracowników.

• Do najbardziej cenionych funkcji należą: zapisy na wydarzenia i konkursy, szybki dostęp do ogłoszeń rekrutacyjnych, możliwość komentowania i lajkowania postów, powiadomienia o nowych treściach, informacje z innych lokalizacji firmy. Pracownicy szczególnie doceniają aktualności dotyczące „swojego podwórka”, dotyczące ich codziennego środowiska pracy.

• Wskaźniki komunikacyjne – po wdrożeniu „Halo SPP” zauważono wzrost liczby zapytań o rekrutacje i inicjatywy wewnętrzne, co świadczy o większej transparentności i zainteresowaniu życiem firmy.

• Aplikacja ułatwiła także kontakt z pracownikami spoza biur – zmniejszyła liczbę nieporozumień i przyspieszyła przepływ informacji. Obecnie pełni funkcję nie tylko komunikacyjną, ale i edukacyjną – wspiera kampanie BHP, informuje o benefitach i zmianach organizacyjnych. Zespół planuje dalszy rozwój w kierunku Digital Employee Experience, tak by aplikacja obejmowała cały cykl życia pracownika i zapewniała dostęp do kluczowych narzędzi w jednym miejscu.

Projekt przyniósł wymierne korzyści w trzech wymiarach:
• komunikacyjnym – zapewnił jednolite, dostępne dla wszystkich źródło informacji,
• organizacyjnym – usprawnił przepływ danych między działami i lokalizacjami,
• kulturowym – wzmocnił otwartość, integrację i zaangażowanie pracowników.

Halo SPP – mobilna aplikacja do komunikacji wewnętrznej dla wszystkich pracowników firmy produkcyjnej Smulders Projects Poland  zdobyła 1 miejsce w ramach V edycji Konkursu People Innovation.