Papierowe wnioski i umowy oraz ręczne przenoszenie plików między systemami wciąż wydłużają pracę działów kadr i płac, zwłaszcza w dużych organizacjach. Jak można to zmienić, pokazuje przykład Medicover. Firma skróciła średni czas pełnego obiegu dokumentów HR z około dwóch tygodni do niespełna trzech dni. Elektroniczny proces obsługuje ponad 500 dokumentów miesięcznie. Obejmuje kolejne etapy: zgłoszenie w systemie Medicover Selfie, akceptację, podpis elektroniczny oraz automatyczne przekazanie pliku do systemu kadrowo-płacowego TETA Unit4 i e-teczki. Rozwiązanie działa w organizacji skupiającej w Polsce 24 tys. osób i obsługującej ponad 6 tys. umów o pracę.

Papierowy obieg dokumentów i praca na danych rozproszonych między narzędziami należą do problemów zgłaszanych przez zespoły kadrowo-płacowe. W badaniu HR na Szpilkach, przeprowadzonym we współpracy z Symfonią wśród 1050 specjalistów HR, kadr i płac, 42 proc. respondentów wskazało rozproszenie danych, a 39 proc. papierowy obieg dokumentów, m.in. wniosków urlopowych, delegacji i umów.

W Medicover zmiana objęła całą ścieżkę dokumentu: po akceptacji i podpisaniu plik jest automatycznie przekazywany do systemu kadrowo-płacowego TETA Unit4 i e-teczki. Dzięki temu w tym procesie nie trzeba ręcznie przenosić dokumentów między narzędziami.

Jeden dokument, kilka etapów

W Medicover zespół kadr i płac liczy prawie 90 osób. Przed wdrożeniem obsługa dokumentu angażowała HR, menedżera i pracownika. HR przygotowywał plik i przesyłał go przełożonemu w zabezpieczonej wiadomości e-mail. Po weryfikacji menedżer przekazywał dokument pracownikowi, który drukował go, podpisywał i odsyłał pocztą. Po otrzymaniu przesyłki HR rejestrował jej zwrot i archiwizował dokument w papierowej teczce osobowej.

Obecnie proces rozpoczyna się w systemie Medicover Selfie. Po uzyskaniu wymaganych akceptacji dokument trafia do platformy SIGNIUS, gdzie pracownik składa podpis elektroniczny. Rodzaj podpisu – zaawansowany albo kwalifikowany – zależy od kategorii dokumentu i określonych dla niej reguł.

– Efektywność pojawia się wtedy, gdy platforma do podpisu elektronicznego jest zintegrowana z systemami HR, a dokument automatycznie przechodzi przez kolejne etapy procesu – mówi Agnieszka Bocian, Team Leader części projektowej i biznesowej w SIGNIUS.

W Medicover platforma SIGNIUS jest zintegrowana przez API z systemem kadrowo-płacowym TETA Unit4 i e-teczką. Po podpisaniu dokument trafia do nich bezpośrednio, bez pobierania pliku i ręcznego przenoszenia go między narzędziami.

W obiegu znajdują się m.in. umowy o pracę, porozumienia zmieniające, informacje o warunkach zatrudnienia, zakresy obowiązków, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i umowy o zakazie konkurencji. Pracownik może zapoznać się z kilkoma dokumentami i podpisać je podczas jednej operacji.

Co zmieniło się w pracy HR

System rejestruje status dokumentu na kolejnych etapach: od akceptacji menedżera, przez ewentualną poprawę i podpis pracownika, po przekazanie pliku do e-teczki.

– Zależało nam nie tylko na skróceniu czasu obiegu, ale na usprawnieniu monitorowania całego procesu. Dziś zespół HR może na bieżąco sprawdzić status dokumentu i ustalić, po czyjej stronie jest kolejny krok – mówi Monika Tadeusik, ekspertka ds. rozwoju procesów HR w Medicover.

Według Medicover blisko połowa dokumentów trafia do e-teczek pracowników tego samego dnia, w którym zostaje im przekazana do podpisu. Automatyczne przekazywanie podpisanych plików ograniczyło też liczbę czynności wykonywanych ręcznie. Zespół HR nie musi rejestrować przesyłek, przenosić dokumentów między systemami ani porządkować papierowych egzemplarzy. Nie trzeba również wysyłać podpisanych dokumentów pocztą. Wcześniejszy obieg wymagał około 34 ryz papieru rocznie.

Przypadek Medicover pokazuje, że cyfryzacja obiegu dokumentów przynosi efekt, gdy podpis elektroniczny jest częścią procesu połączonego z systemem kadrowo-płacowym i e-teczką. Dzięki integracji dokument po akceptacji i podpisaniu trafia do kolejnego etapu bez ręcznego przenoszenia. Jeśli systemy nie są połączone, część obiegu nadal może wymagać pracy ręcznej albo papierowej.

Dla szefa HR oznacza to krótszy czas obsługi i mniej pracy przy wysyłaniu, monitorowaniu i archiwizowaniu dokumentów. Z kolei zarządowi daje możliwość ograniczenia kosztów papieru i przesyłek, lepszą kontrolę nad statusem spraw oraz obsługę większej liczby dokumentów bez proporcjonalnego wzrostu pracy administracyjnej. W Medicover zniknęła m.in. konieczność wysyłania podpisanych dokumentów pocztą i ręcznego przenoszenia plików między systemami.

Dla firm rozważających cyfryzację obiegu dokumentów HR ważne jest więc nie tylko wybranie narzędzia do podpisu, ale też zaplanowanie pracy po wdrożeniu. Warto ustalić, które zadania przejmie system, kto będzie obsługiwał dokumenty wymagające poprawy lub dodatkowej akceptacji oraz na co zostanie przeznaczony czas uwolniony od ręcznej obsługi.