AI Chamber (Izba AI), Next Technology Professionals i Lexters opublikowały praktyczny „Przewodnik po AI Act w obszarze HR i rekrutacji”, który wyjaśnia, jak unijne przepisy wpływają na wykorzystanie sztucznej inteligencji w zatrudnianiu, ocenie pracowników i zarządzaniu talentami.
Przewodnik porządkuje obowiązki pracodawców, działów HR i agencji rekrutacyjnych, wskazując m.in. na konieczność zapewnienia nadzoru człowieka, przeciwdziałania dyskryminacji algorytmicznej, informowania kandydatów oraz dokumentowania działania systemów AI. Publikacja jest dostępna bezpłatnie i ma pomóc organizacjom przygotować procesy HR do stosowania regulacji, zanim 2 grudnia 2027 r. zacznie obowiązywać pełny reżim dla systemów AI wysokiego ryzyka objętych odpowiednimi przepisami dotyczącymi zatrudnienia.
– Sztuczna inteligencja coraz częściej wspiera analizę CV, selekcję kandydatów i ocenę kompetencji. Jej wykorzystanie w procesach zatrudnienia wiąże się jednak z odpowiedzialnością prawną i ryzykiem dyskryminacji. Odpowiedzią na te wyzwania jest „Przewodnik po AI Act w obszarze HR i rekrutacji”, przygotowany przez AI Chamber – instytucję działającą na rzecz rozwoju AI w regionie Europy Środkowo-Wschodniej – we współpracy z Next Technology Professionals oraz kancelarią Lexters. Publikacja ma pomóc pracodawcom, specjalistom HR, agencjom rekrutacyjnym i zespołom prawnym przełożyć unijne wymogi regulacyjne na konkretne działania organizacyjne. Celem przewodnika jest uporządkowanie wiedzy o obowiązkach i ryzykach związanych z wykorzystaniem AI oraz wsparcie firm w budowaniu przejrzystych procesów rekrutacyjnych.
AI w HR a nowe obowiązki
Systemy sztucznej inteligencji mogą przyspieszać analizę aplikacji, wspierać dopasowanie kandydatów do stanowisk i usprawniać zarządzanie personelem. Jednocześnie decyzje podejmowane z ich udziałem dotyczą dostępu do zatrudnienia, rozwoju zawodowego i warunków pracy. Z tego względu unijny AI Act zalicza wiele zastosowań AI w obszarze zatrudnienia do kategorii wysokiego ryzyka.
– AI to nie tylko optymalizacja procesów. W obszarze HR chodzi przede wszystkim o ludzi, ich kariery i szanse, które mogą zmienić ich życie. AI Act przypomina, że innowacje muszą opierać się na etyce, równych szansach i transparentności. Ten przewodnik ma pomóc organizacjom bezpiecznie poruszać się w nowych regulacjach – mówi Tomasz Snażyk, prezes AI Chamber.
Przewodnik wskazuje, że nowe przepisy dotyczą nie tylko narzędzi wykorzystywanych podczas rekrutacji. Obejmują również rozwiązania wspierające decyzje o awansach, przydzielaniu zadań na podstawie indywidualnych zachowań lub cech, monitorowaniu wydajności i ocenie pracowników, a także decyzje związane z zakończeniem stosunku pracy.
Zakazane praktyki i systemy wysokiego ryzyka
Nie każde zastosowanie AI w rekrutacji będzie dopuszczalne. AI Act zakazuje m.in. rozpoznawania emocji pracowników w miejscu pracy, z wyjątkiem zastosowań przewidzianych ze względów medycznych lub bezpieczeństwa, a także wykorzystywania danych biometrycznych do wnioskowania o takich cechach jak poglądy polityczne, przekonania religijne, orientacja seksualna czy przynależność do związków zawodowych.
W przypadku systemów AI wysokiego ryzyka odpowiedzialność rozkłada się między dostawcę technologii a firmę, która z niej korzysta. Pierwszy odpowiada m.in. za zgodność systemu z wymogami regulacyjnymi i zarządzanie ryzykiem. Pracodawca, dział HR czy agencja rekrutacyjna muszą natomiast zadbać o właściwe wykorzystanie narzędzia zgodnie z instrukcjami, zapewnić odpowiedni nadzór, monitorować jego działanie i realizować obowiązki informacyjne w zakresie, w jakim wynikają one z przepisów. Sam zakup odpowiedniego oprogramowania nie przenosi więc całej odpowiedzialności na jego dostawcę.
AI wspiera rekrutację, ale liczy się nadzór człowieka
Istotną częścią przewodnika jest zasada nadzoru człowieka, określana jako human-in-the-loop. AI może analizować aplikacje, porządkować profile i rekomendować kandydatów, ale organizacja musi zapewnić rzeczywisty, a nie wyłącznie formalny nadzór nad wykorzystaniem systemu. Eksperci zwracają uwagę na ryzyko nadmiernego polegania na algorytmach, zwłaszcza gdy rekruterzy pomijają profile ocenione przez system jako słabiej dopasowane.
– AI pomaga nam pracować mądrzej i szybciej, ale najważniejsze jest zaufanie. AI Act nie ma komplikować naszej pracy. Chodzi o to, by proces był sprawiedliwy, przejrzysty i bezpieczny dla wszystkich. Zasada jest prosta: AI rekomenduje, ale człowiek podejmuje decyzję – podkreśla Dominik Jurek, CEO Next Technology Professionals.
Przykład z przewodnika pokazuje, że system błędnie ocenił CV kandydata na stanowisko Senior Python Developera z powodu niestandardowego formatu graficznego dokumentu. Rekruter zauważył pominięte przez algorytm portfolio na GitHubie, którego algorytm nie uwzględnił. Kandydat przeszedł do kolejnego etapu i ostatecznie został zatrudniony. Przypadek ten pokazał, że nadzór człowieka pomaga zarówno ograniczać ryzyko prawne, jak i nie tracić wartościowych kandydatów.
Transparentność, szkolenia i dokumentacja w praktyce
Przewodnik porządkuje również obowiązki związane z informowaniem kandydatów i pracowników o wykorzystaniu AI. Eksperci zwracają uwagę, że samo wdrożenie narzędzia deklarowanego przez dostawcę jako zgodne z przepisami nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za własne procesy, w tym treść ogłoszeń i formularzy rekrutacyjnych. Konieczne jest też dokumentowanie decyzji i przechowywanie logów przez co najmniej sześć miesięcy, jeśli wymagają tego przepisy i pozostają one pod kontrolą organizacji.
Przed wdrożeniem systemów AI wysokiego ryzyka w miejscu pracy pracodawcy muszą także poinformować przedstawicieli pracowników i osoby, których dotyczy ich wykorzystanie. Na końcu przewodnika dołączono listę Compliance Checklist, która pomaga zweryfikować m.in., czy organizacja zinwentaryzowała narzędzia AI, ustaliła ich klasyfikację ryzyka, sprawdziła dokumentację dostawców, wyłączyła automatyczne odrzucanie kandydatów wyłącznie na podstawie punktacji algorytmu oraz przygotowała procedury dotyczące wyjaśniania decyzji i obsługi ewentualnych skarg.
Firmy powinny zacząć przygotowania przed pełnym wdrożeniem przepisów
AI Act jest wdrażany etapami. Zakazy dotyczące określonych praktyk AI oraz obowiązek zapewniania odpowiedniego poziomu kompetencji związanych z AI obowiązują od 2 lutego 2025 r. Przepisy dotyczące transparentności stosuje się od 2 sierpnia 2026 r., natomiast pełny reżim dla systemów wysokiego ryzyka objętych odpowiednimi przepisami dotyczącymi zatrudnienia zacząć obowiązywać 2 grudnia 2027 r. Przy planowaniu działań należy uwzględnić właściwe przepisy przejściowe i aktualny stan prawny.
Zgodność z AI Act wymaga nie tylko odpowiedniego oprogramowania, lecz także przygotowania organizacji do jego stosowania. Kluczowe znaczenie mają jasny podział odpowiedzialności, wewnętrzne procedury oraz dokumentowanie decyzji w sposób pozwalający wykazać, że system AI podlegał rzeczywistemu nadzorowi człowieka.
– Najbardziej użyteczna rada dla zespołów HR jest prosta: nie czekajcie na kontrolę. Dokumentację trzeba na bieżąco przygotowywać i aktualizować, ponieważ to właśnie ona pozwala wykazać zgodność z przepisami. Zespoły, które zaczną porządkować ją już teraz, nie będą musiały odtwarzać jej pod presją czasu. Regularnie omawiamy te kwestie z klientami. To rozmowa, którą warto przeprowadzić przed audytem, a nie w jego trakcie – zaznacza Alexandru Stănescu, Managing Partner w Lexters.
Pełna wersja przewodnika jest dostępna na stronie:
