Firmy wejdą w 2027 rok z kolejnym wzrostem kosztów zatrudnienia – od stycznia płaca minimalna wyniesie 4 950 zł brutto. Jednocześnie koszty pracownicze pozostają jedną z głównych barier działalności przedsiębiorstw. Dodatkowym wyzwaniem jest wolniejsze tempo poprawy siły nabywczej wynagrodzeń niż w poprzednich latach. Przy ponownym wzroście inflacji pracodawcy i działy HR nadal mierzą się z presją na efektywność wydatków, stojąc przed decyzją, jak zaprojektować budżet wynagrodzeń i benefitów na kolejny rok. Cel? Zminimalizować koszty po stronie firmy przy jednoczesnym zwiększeniu faktycznej wartości pakietu świadczeń z perspektywy pracownika.

Benefity pod lupą: tylko według 22% pracowników trafiają w potrzeby

Sama obecność benefitów w ofercie pracodawcy nie przesądza już o ich wartości. Z perspektywy pracownika liczy się nie to, czy firma oferuje dodatkowe świadczenia, ale czy są one wartościowe i odpowiadają na jego codzienne potrzeby. Tymczasem tylko 36% pracowników uznaje pakiet benefitów dostępnych w swojej firmie za atrakcyjny, a zaledwie 22% ocenia go jako dobrze dopasowany do swoich potrzeb.

W warunkach większej dyscypliny budżetowej takie niedopasowanie staje się nie tylko wyzwaniem dla HR, ale przede wszystkim problemem kosztowym. Środki przeznaczane na benefity, z których pracownicy korzystają rzadko albo których wartości nie odczuwają na co dzień, trudniej uzasadnić biznesowo. Dlatego przy planowaniu budżetu na 2027 ważniejsze jest nie samo pytanie, ile firma może zarezerwować na świadczenia, ale jaką faktyczną wartość pracownik otrzymuje z każdej wydanej złotówki.

Smart spending: benefit pokrywający wydatek, który i tak istnieje

Jednym ze sposobów na zwiększenie odczuwalnej wartości benefitów bez dokładania kolejnych świadczeń jest skierowanie części budżetu na wydatki, które pracownicy ponoszą niezależnie od oferowanego pakietu. Dobrym przykładem jest dofinansowanie posiłków. Według danych GUS żywność i napoje bezalkoholowe odpowiadają za 25% miesięcznych wydatków Polek i Polaków, dlatego wsparcie od pracodawcy może bezpośrednio odciążyć bieżący budżet pracownika. Praktyczny charakter takiego benefitu dostrzega aż 81% zatrudnionych, a 53% wolałoby otrzymać kartę żywieniową o wartości 450 zł niż podwyżkę brutto w tej samej wysokości.

Nominalna wartość świadczenia nie pokazuje jeszcze, ile faktycznie zyska pracownik ani jaki będzie całkowity koszt po stronie pracodawcy. W zależności od formy przekazania środków pracownik może ostatecznie otrzymać inną kwotę do dyspozycji. Jeśli firma przekaże pracownikowi 450 zł na karcie żywieniowej, jego efektywna korzyść może wynieść ok. 396 zł, przy koszcie pracodawcy wynoszącym 450 zł. Z kolei podwyżka wynagrodzenia o 450 zł brutto oznacza dla pracownika ok. 307 zł netto, podczas gdy całkowity koszt po stronie pracodawcy wynosi ok. 542 zł* – wskazuje Grzegorz Biekionis, Chief Financial Officer, Członek Zarządu Pluxee Polska.

* Kalkulacja przykładowa przy założeniu 12% stawki PIT i standardowych składek ZUS

Taka różnica nabiera szczególnego znaczenia w sytuacji, gdy wiele osób nadal uważnie kontroluje domowy budżet. Tylko w sierpniu 2026 r. 38% badanych wskazało, że w ciągu poprzedniego miesiąca musiało ograniczać wydatki na bieżące potrzeby. Jednocześnie tylko 28% pracowników deklaruje satysfakcję z obecnych zarobków. To sprawia, że świadczenia, które zwiększają wartość pakietu i faktycznie odciążają pracownika w codziennych wydatkach, stają się jeszcze ważniejszym elementem polityki benefitowej.

Dofinansowanie posiłków i 450 zł miesięcznie z preferencją składkową – jak to działa w praktyce?

Dofinansowanie posiłków i wynikająca z niego przewaga kosztowa opiera się o m.in. z możliwość wyłączenia wartości świadczenia z podstawy wymiaru składek ZUS – do 450 zł miesięcznie na pracownika. Preferencja nie działa jednak automatycznie. Decydujące jest przeznaczenie środków oraz zgodność dostawcy rozwiązania z regulacjami.

Samo przekazanie pracownikowi 450 zł na kartę gwarantującą dofinansowanie posiłków nie oznacza jeszcze automatycznie, że świadczenie będzie wyłączone z podstawy wymiaru składek. Najważniejsze jest to, do czego pracownik może wykorzystać te środki. Karta musi służyć wyłącznie do zakupu gotowych do spożycia posiłków, a pracownik nie może wymienić świadczenia na gotówkę ani jej ekwiwalent. Dlatego z perspektywy pracodawcy znaczenie ma nie tylko wysokość dofinansowania, ale również sposób wdrożenia świadczenia i zabezpieczenia jego prawidłowego wykorzystania, a co za tym idzie, wybór odpowiedniego dostawcy – wyjaśnia Mariusz Giezek, In house lawyer w Pluxee Polska.

Zwolnienie nie ogranicza benefitów żywieniowych wyłącznie do restauracji czy firmowych kantyn – posiłki mogą być nabywane także w placówkach handlowych, o ile spełnione są warunki przewidziane w przepisach. To ważne z perspektywy pracowników, ponieważ nie wszyscy jedzą w pracy w ten sam sposób.

Pracodawcy mogą dziś korzystać z rozwiązań, które pozwalają w prosty sposób zadbać o prawidłowe wykorzystanie środków na posiłki. Aktualne interpretacje ZUS (w tym np. DI/200000/43/1218/2025, DI/200000/43/1478/2026, DI/200000/43/1510/2026) potwierdzają zasadność zabezpieczeń technicznych i proceduralnych takich jak ograniczenie działania karty do określonych punktów gastronomicznych i sieci spożywczych współpracujących z wydawcą, a także wyłączenia opcji wypłaty gotówki. Istotne jest również jasne określenie zasad korzystania ze świadczenia w firmie – poprzez regulamin oraz poinformowanie pracowników, na co mogą przeznaczać środki. Dzięki temu organizacje mogą korzystać z preferencji składkowej bez nadmiernych obowiązków administracyjnych. Warto przy tym pamiętać, że sam benefit to jednak nie wszystko – o jego faktycznym wykorzystaniu decydują również proste wdrożenie, uproszczony nadzór oraz czytelna komunikacja zasad wśród pracowników.

Budżet benefitowy 2027: czas sprawdzić, co naprawdę działa

Jesienne planowanie budżetów HR to pretekst, by przyjrzeć się dotychczasowym świadczeniom i sprawdzić, które z nich oznaczają dla pracowników realną wartość. Dobrze przy tym uwzględnić nie tylko koszt benefitu, ale również częstotliwość, z jaką korzysta z niego zespół, użyteczność i to, czy pracownik widzi w nim konkretną, odczuwalną korzyść.

Szczególną uwagę warto zwrócić na świadczenia, które pomagają pokryć regularne wydatki na artykuły pierwszej potrzeby. Przykładem jest karta żywieniowa – dzięki określonemu przeznaczeniu odpowiada na potrzebę wspólną dla wszystkich pracowników, niezależnie od ich wieku, miejsca zamieszkania czy stylu życia.

Odpowiednio dobrane świadczenia mogą ograniczyć rotację i zwiększyć zaangażowanie pracowników, a jednocześnie zwiększać ich siłę nabywczą, nie wymagając przy tym proporcjonalnego wzrostu nakładów po stronie firmy. To pokazuje, że poprawa sytuacji finansowej zatrudnionych nie zawsze musi być równoznaczna z podwyżką wynagrodzenia – szczególnie, gdy oczekiwania pracowników wyprzedzają możliwości budżetowe firm.