Od 17 kwietnia 2026 r. lekarz medycyny pracy może wystawić orzeczenie elektronicznie, a od 18 października 2026 r. co do zasady musi. Pracownik zobaczy orzeczenie i datę jego ważności na Internetowym Koncie Pacjenta. Dział HR do tego konta dostępu nie ma, a nadal odpowiada za to, żeby nikt nie pracował bez aktualnego orzeczenia. Kadry muszą więc ustalić, skąd po zmianie wezmą terminy badań okresowych i kontrolnych, i zebrać je w jednym rejestrze.

Skąd kadry wezmą datę następnego badania

Orzeczenie elektroniczne zapisuje się w Systemie Informacji Medycznej (§ 3 ust. 4d pkt 1 rozporządzenia o badaniach lekarskich pracowników). Pracownik dostaje je na IKP, a jeśli poprosi, także jako wydruk z odręcznym podpisem lekarza (§ 3 ust. 4g). Serwis pacjent.gov.pl podpowiada pracownikom, że PDF z IKP można wysłać pracodawcy mailem. To wygodne, ale o tym, czy i kiedy plik dotrze do kadr, decyduje wtedy pracownik. Rozporządzenie wskazuje inną drogę: pracodawcy orzeczenie przekazuje placówka medycyny pracy, w terminie i w sposób określony w umowie z nią (§ 3 ust. 4h).

Data następnego badania okresowego należy do obowiązkowych elementów orzeczenia, z zastrzeżeniem „jeżeli dotyczy” (§ 3 ust. 4a pkt 12). Zmienia się to, że po badaniu nikt nie kładzie dokumentu na biurku w kadrach. Jeżeli umowa z placówką nie określa terminu przekazania, nową datę firma pozna z opóźnieniem albo dopiero wtedy, gdy ktoś o nią zapyta.

Datę trzeba przepisywać z orzeczenia, bez wyliczania jej samemu. Częstotliwość badań okresowych wynika ze wskazówek metodycznych w załączniku nr 1 do rozporządzenia, ale lekarz może wyznaczyć krótszy termin, jeżeli uzna to za niezbędne do oceny stanu zdrowia (§ 2 ust. 2).

Rejestr terminów: badania okresowe, kontrolne i przeniesienia

Terminy badań biorą się z trzech miejsc i tylko jedno z nich to orzeczenie. Badanie okresowe (art. 229 § 2 zd. 1 Kodeksu pracy) wyznacza data wpisana przez lekarza. Badanie kontrolne wynika z kalendarza nieobecności: przechodzi je pracownik po niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni (art. 229 § 2 zd. 2). Badanie wstępne przechodzą, oprócz nowo przyjmowanych, także pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska oraz inni pracownicy przenoszeni na stanowiska z czynnikami szkodliwymi dla zdrowia lub warunkami uciążliwymi (art. 229 § 1 pkt 2). Tu sygnałem jest decyzja kadrowa o przeniesieniu.

Wszystkie trzy wymagają skierowania od pracodawcy (art. 229 § 4a), więc w rejestrze przy każdym pracowniku przydają się: stanowisko, rodzaj ostatniego badania, data wystawienia orzeczenia, data jego wpływu do firmy, data następnego badania, data wydania kolejnego skierowania i krótka uwaga, na przykład „wydruk zamiast e-orzeczenia” albo „odwołanie w toku”. Badania okresowe i kontrolne przeprowadza się w miarę możliwości w godzinach pracy (art. 229 § 3), dlatego skierowanie warto wydawać z kilkutygodniowym zapasem. Ile to tygodni, zależy od tego, jak szybko placówka przyjmuje na badania.

Powrót po zwolnieniu lekarskim dłuższym niż 30 dni

Ten termin pracownicy zajmujący się obsługą kadrową ustalają samodzielnie i robią to na podstawie ewidencji nieobecności. Muszą zauważyć, że nieobecność przekroczyła 30 dni, i wydać skierowanie na badanie kontrolne, które ustala zdolność do pracy na dotychczasowym stanowisku. Art. 229 § 4 zabrania dopuszczenia do pracy bez aktualnego orzeczenia o braku przeciwwskazań na określonym stanowisku. Bez badania kontrolnego pracownik po takim zwolnieniu nie powinien więc wrócić na stanowisko.

Przykład (fikcyjny): magazynier jest na zwolnieniu od 5 października do 13 listopada 2026 r., czyli 40 dni. Kadry widzą to w ewidencji nieobecności i przygotowują skierowanie na badanie kontrolne umówione na poniedziałek 16 listopada. Lekarz wystawia orzeczenie elektroniczne. Placówka, zgodnie z umową, przesyła je kadrom tego samego dnia, a kadry wpisują do rejestru datę wpływu. Magazynier zaczyna pracę po tym, jak do firmy dotrze orzeczenie z symbolem 21, czyli bez przeciwwskazań.

Pracownik bez IKP i orzeczenia na papierze

Rejestr kadr nie zależy od IKP. Pracownik, który nie korzysta z konta, może poprosić lekarza o wydruk podpisany odręcznie (§ 3 ust. 4g pkt 2), a pracodawca i tak otrzymuje orzeczenie od placówki. U osoby bez numeru PESEL orzeczenie zawiera serię, numer i nazwę dokumentu tożsamości oraz kraj jego wydania (§ 3 ust. 4a pkt 7), więc te dane powinny być też w rejestrze, żeby dało się dopasować dokument do pracownika.

Po 17 października lekarz nadal wystawia orzeczenie papierowe między innymi przy braku dostępu do systemu teleinformatycznego (§ 3 ust. 4e pkt 1) i przekazuje je osobie badanej oraz pracodawcy (§ 3 ust. 4d pkt 2). Orzeczenia papierowe wydane wcześniej zostają w rejestrze z wpisaną w nich datą następnego badania, bo rozporządzenie zmieniające (Dz.U. z 2026 r. poz. 456) nie zawiera przepisu, który by je unieważniał.

Siedem dni na odwołanie: od kiedy liczyć

Odwołanie od orzeczenia przysługuje osobie badanej i pracodawcy, który wydał skierowanie. Wnosi się je na piśmie, z uzasadnieniem, w ciągu 7 dni od dnia otrzymania orzeczenia, za pośrednictwem placówki, w której orzeczenie wydano (§ 5 ust. 1, 2 i 3 rozporządzenia). Pouczenie o tym jest w każdym orzeczeniu (§ 3 ust. 4a pkt 15). Placówka ma 7 dni na przekazanie odwołania do podmiotu odwoławczego, a ten przeprowadza badanie w ciągu 14 dni od jego otrzymania (§ 5 ust. 4 i 5). Orzeczenie wydane po odwołaniu jest ostateczne i trafia do pracodawcy przez placówkę, na zasadach z umowy (§ 5 ust. 6 i 7).

W praktyce pracownik i firma mogą otrzymać ten sam dokument w różne dni. Pracownik widzi orzeczenie na IKP od razu, kadry dopiero wtedy, gdy przyjdzie kanałem z umowy. Termin dla pracodawcy liczy się od dnia, w którym orzeczenie do niego dotarło, i dlatego data wpływu jest w rejestrze osobną kolumną. Gdy któraś strona się odwołuje, przy pracowniku warto zaznaczyć „odwołanie w toku” i wpisać datę następnego badania dopiero z orzeczenia ostatecznego.

Typowe błędy po 18 października

Pierwszy błąd to czekanie, aż pracownik przyniesie orzeczenie, jak przy papierze. Przy e-orzeczeniu nic do kadr samo nie przyjdzie, jeśli umowa z placówką tego nie przewiduje. Drugi to wyliczanie daty następnego badania z przyzwyczajenia.

Przykład: pracownica przechodzi badanie okresowe 21 października 2026 r. Lekarz, korzystając z § 2 ust. 2, wyznacza następne badanie na 21 października 2027 r. Kadry dostają orzeczenie mailem z placówki 22 października, ale osoba prowadząca rejestr wpisuje termin o kilka lat późniejszy, tak jak przy poprzednim orzeczeniu. Od października 2027 r. pracownica pracowałaby bez aktualnego orzeczenia, a rejestr pokazywałby, że wszystko jest w porządku.

Trzeci błąd to brak daty wpływu – bez niej po kilku dniach nie wiadomo, czy firma może jeszcze złożyć odwołanie. Czwarty to skierowanie na badanie kontrolne wystawiane dopiero w dniu powrotu pracownika po długim zwolnieniu, kiedy wolnego terminu w placówce może nie być od ręki. Piąty to traktowanie zrzutu ekranu z telefonu jako jedynego źródła daty, choć pełne orzeczenie powinno przyjść od placówki.

– Najłatwiej jest przeoczyć badanie kontrolne po długim zwolnieniu, bo jego termin nie wynika z żadnego dokumentu medycznego, tylko z kalendarza nieobecności – tłumaczy Jan Nawrot, ekspert rozwijający system do kontroli dokumentów i terminów wypadków Atestero i dodaje: – Po 18 października orzeczenie nie trafi już do kadr w ręku pracownika, więc jeśli umowa z placówką nie mówi, kiedy ma dotrzeć, brak dokumentu łatwo przegapić. Zacząłbym od jednego rejestru, w którym data następnego badania okresowego i data powrotu z L4 stoją obok siebie.

________________________________________________________________________

Autor: Jan Nawrot, współzałożyciel Atestero, systemu do kontroli dokumentów i gotowości pracowników podwykonawców na budowie.

Źródła

• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 456), https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/456/ogl. Wykorzystane: § 1 (nowe § 3 ust. 4a pkt 7, 12, 15; ust. 4d, 4e, 4g, 4h; zmiany w § 5), § 2, § 4.
• Rozporządzenie Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2023 r. poz. 607, https://eli.gov.pl/eli/DU/2023/607/ogl. Wykorzystane: § 2 ust. 1 i 2, § 5.
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, tekst jednolity Dz.U. z 2026 r. poz. 1245, https://eli.gov.pl/eli/DU/2026/1245/ogl. Wykorzystane: art. 229 § 1 pkt 2, § 2, § 3, § 4, § 4a.
• Centrum e-Zdrowia, „Nowe zasady wystawiania orzeczeń medycyny pracy” (17.04.2026), https://cez.gov.pl/pl/page/o-nas/aktualnosci/nowe-zasady-wystawiania-orzeczen-medycyny-pracy
• pacjent.gov.pl, „Orzeczenia medycyny pracy na IKP” (23.07.2026), https://pacjent.gov.pl/aktualnosc/orzeczenia-medycyny-pracy-na-ikp
• ezdrowie.gov.pl, „Nowe dokumenty elektroniczne: orzeczenia i zalecenia medycyny pracy”, https://ezdrowie.gov.pl/portal/artykul/nowe-dokumenty-elektroniczne-orzeczenia-i-zalecenia-medycyny-pracy