Nowe prawo ułatwi firmom cyfryzację?

Nowe prawo ułatwi firmom cyfryzację?

Jak informuje Ministerstwo Rozwoju, autor projektu, ta ustawa jest jedną z kilku, które zagwarantują głęboką nowelizację kodeksu pracy poprzez informatyzację tworzenia i obiegu dokumentacji związanej z nawiązaniem, przebiegiem i ustaniem stosunku pracy. W dobie digitalizacji stan prawny obiegu dokumentów w firmach jest w Polsce dość problematyczny, można stwierdzić, że anachroniczny. Pracodawcy tworzący elektroniczne wersje dokumentów mogą je traktować tylko jako wersję pomocniczą (aktualne stanowisko Głównego Inspektora Pracy z dnia 9 kwietnia 2010).

Zmiany na lepsze

Jakie zmiany przewiduje ustawa? Obowiązkowy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej i dokumentacji płacowej zostanie skrócony do 10 lat (dla pracowników zatrudnionych po wejściu w życie ustawy). Ograniczy to m.in. zbędne koszty gromadzenia starych dokumentów i zagwarantuje pracownikom stały dostęp do dokumentów przechowywanych u pracodawcy (bałagan w archiwum często to uniemożliwia). W projekcie założeń wskazano, że długotrwałe przechowywanie papierowych akt osobowych pracowników generuje koszt ok. 130 mln zł rocznie. Pracownik będzie miał dostęp do akt elektronicznych, a na jego żądanie pracodawca będzie zobowiązany wydać mu wydruk lub elektroniczną kopię całości lub części dokumentacji. Przekazanie dokumentów będzie odbywało się sprawniej, a dokumentacja bezpieczniejsza – nie ulegnie zniszczeniu.

Dlaczego obecnie dokumentacja przechowywana jest w firmie tak długo? Jednym z powodów jest fakt, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych pobiera dane od pracodawców i wykorzystuje je do przyznawania rent i emerytur. Ten system jednak zawodzi: ubezpieczony nie zawsze może potwierdzić okres zatrudnienia i wysokość osiąganego wynagrodzenia ze względu na brak dokumentacji pracowniczej, wynikający np. z likwidacji zakładu pracy. Dlatego właśnie projekt ustawy przewiduje zwiększenie zakresu danych takich jak składki i wynagrodzenia, przekazywanych przez pracodawcę do ZUS automatycznie, za pomocą miesięcznych raportów.

Kolejna zmiana jest potrzebna ze względu na niewielkie wykorzystanie przez pracowników kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po wejściu w życie zmian pracodawca będzie mógł tworzyć dokumenty w postaci papierowej, następnie dokonać ich digitalizacji, uwierzytelnić je kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przechowywać na informatycznym nośniku informacji.

Co istotne – dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika w formie elektronicznej, bez względu na sposób ich powstania, będą równoważne z postacią papierową. Dla bezpieczeństwa i integralności dokumenty elektroniczne będą zawierały metadane ułatwiające ich należyte przechowywanie i udostępnianie oraz sprawne przekazanie dokumentacji do podmiotu świadczącego profesjonalne usługi przechowywania danych.

– Już teraz należy przyjąć, iż biura rachunkowe lub wewnętrzne działy HR będą mogły np. stworzyć aplikację umożliwiającą każdemu pracownikowi dostęp on-line do swojej dokumentacji, możliwość bieżącego zapoznawania się z jej treścią, kontrolę np. pozostałych do wykorzystania dni urlopu wypoczynkowego itp. – w razie potrzeby pracownik zawsze będzie mógł otrzymać stosowny wydruk z dokumentacji (z oświadczeniem o prawdziwości), a tym samym łatwo i szybko uzyskać potrzebny dokument. Istnieje zatem duża szansa, iż planowana nowelizacja ułatwi obu stronom stosunku pracy realizację i ochronę ich prawmówi Andrzej Krysta, radca prawny.

Digitalizacja po polsku

Wśród polskich firm są zarówno podmioty, które dopiero stawiają pierwsze kroki w digitalizacji, wdrażając np. systemy ERP (Enterprise Resource Planning), jak i takie, które już od kilku lat swobodnie korzystają z rozwiązań służących do automatyzacji procesów biznesowych i ich bieżącej adaptacji, zgodnie z rytmem zmian zachodzących zarówno wewnątrz organizacji, jak i w jej otoczeniu. Innowacyjną alternatywą dla wspomnianych aplikacji „szytych na miarę” dla danej firmy są systemy klasy BPM/RAD (Business Process Management/Rapid Application Development), które dają możliwość szybkiego dostarczania kompletnych i zestandaryzowanych aplikacji biznesowych – bez kodowania. Zarówno dla pierwszych jak i drugich, nowe prawo powinno być dużym ułatwieniem. Jak zauważa Łukasz Wróbel, wiceprezes firmy WEBCON, dostarczającej rozwiązania BMP/RAD, należy pamiętać, że digitalizacja to coś więcej niż przejście z rozwiązań  analogowych na cyfrowe:

Digitalizacja to zmiana sposobu funkcjonowania całej firmy i myślenia o zarządzaniu nią. Po pierwsze, systemy BPM zapewniają szeroko rozumianą optymalizację, nie tylko w kwestii kosztów – pozwalają wyeliminować mnóstwo niepotrzebnych, a nawet potencjalnie szkodliwych czynności, które nawarstwiły się przez lata i są wykonywane bezrefleksyjnie lub wręcz niechętnie przez pracowników. Oczyszczenie procesów firmy i ich uproszczenie przekłada się nie tylko na mniejsze wydatki, ale również zwiększenie satysfakcji pracowników z wykonywanej prac – tłumaczy Łukasz Wróbel i dodaje: Dlatego właśnie firmy, które z takich systemów już korzystają, z niecierpliwością czekają na zmiany w przepisach, chcąc np. wprowadzić w 100% zdigitalizowaną teczkę pracowniczą. Dla liderów cyfrowej transformacji w Polsce obecne prawo jest tak naprawdę ostatnim bastionem niepotrzebnej papierologii w działach HR.

Wyniki badania WEBCON przeprowadzonego w maju 2017 r. wśród klientów pokazują, że dla kadry zarządzającej priorytetem jest  – obok sprzedaży – właśnie digitalizacja obszaru kadr i HR (39% ankietowanych). Ten wynik wskazuje, że w dobie stopniowej cyfryzacji dotykającej właściwie każdej z branż, organizacje dostrzegają konieczność dbania o swój najważniejszy kapitał, czyli pracowników. Natychmiastową korzyścią dla obu stron jest oczywiście zautomatyzowanie prostych, powtarzalnych czynności, a przez to uwolnienie czasu i kompetencji pracowników do wykonywania zadań bardziej kreatywnych. Jednak dostarczenie pracownikom nowoczesnych systemów to nie wszystko. Nie bez znaczenia jest też równy i łatwy dostęp do informacji, sprawiedliwy i uporządkowany udział w procesach decyzyjnych czy sprawna i szybka obsługa ze strony działu HR.

Ministerstwo Rozwoju chce, aby nowe zasady  przechowywania dokumentów obowiązywały już od stycznia 2018 roku. Będą jednak obowiązywały tylko pracowników zatrudnionych po tej dacie.

 

PRZECZYTAJ RÓWNIEŻ

NEWSLETTER

Bądź na bieżąco
z newsami
ze świata HR

OSTATNIO DODANE
SOCIAL HR CORNER