Aktualnie żyjemy w czasach rewolucji technologicznej. Dotyka ona wszystkich obszarów funkcjonowania firm, w tym również obszaru HR. Coraz bardziej dostępne, lepsze, dające nowe możliwości rozwiązania informatyczne zmieniają sposób pracy działów personalnych. Coraz więcej organizacji zaczyna korzystać z systemów pozwalających na zarządzanie procesami HR, dostrzegając w nich realne korzyści. Pośród wielu z nich, niewątpliwe kluczową korzyścią jaką dostarczają takie narzędzia są automatyczne tworzone raporty i zestawienia, i to zarówno dla osób pracujących w HR, ale także dla menedżerów na każdym szczeblu zarządzania organizacji. To dzięki nim – systemom HRowym, dotychczasowa, często bardzo czasochłonna i żmudna praca wielu specjalistów HR została praktycznie wyeliminowana do zera.
Z pewnością można postawić tezę, że nastąpił duży skok jakościowy w pracy działu personalnych. Z arkuszy papierowych, poprzez arkusz excelowe, dzisiaj korzystamy z narzędzi online usprawniających zarządzanie procesami HR-owymi. Pytanie, który jednak warto zadać to czy proces tej zmiany już się zakończył? W mojej opinii z pewnością nie. To, co dzisiaj znakomita większość systemów HR-owych dostarcza to gotowe zestawienia w formie tabel i wykresów, a także możliwość tworzenia na bazie zgromadzonych w nich danych różnego rodzaju raportów w oparciu o zastosowane filtry. To oczywiście ważna funkcjonalność, bo tak jak wspomniałem wcześniej, tworzenie ich w automatyczny lub pół automatyczny sposób i tak jest dużym ułatwieniem w stosunku do pracy na excelu (badanie HRbiznestrendy zrealizowane w zeszłym roku przez Millword Brown na próbie ponad 300 przedsiębiorstw pokazało, że ponad 61% firm wciąż korzysta z excela do takich celów w Polsce). Bez względu na to jak bardzo wykorzystamy jego funkcjonalność to i tak nie umożliwi nam to zebrania, a także przetworzenia wszystkich danych jednocześnie. Niemniej jednak, pomimo zastosowania nowych narzędzi w formie systemów online to dalej jest tylko raportowanie. Czy wdrożenie systemów HR w organizacji nie daje jednak większych możliwości niż tylko raportowanie danych? Z pewnością tak. W tym momencie powinno się pojawić pojęcie analityki HR. Pojęcie jakże często używane przez HR-owców, które pojawia się aktualnie na większości konferencji HR-owych. Pojęcie jednak, które jest bardzo różnie rozumiane, a patrząc na nie przez pryzmat systemów informatycznych, w bardzo okrojonym zakresie przez nie dostarczana. Wynika to z kilku kluczowych uwarunkowań, które są podstawą do efektywnego wykorzystania analityki HR w organizacji.
Pierwszym z nich to charakterystyka systemów – muszą to być systemy, które pozwalają na zarządzanie wszystkimi procesami HR-owymi w organizacji – jedno, kompleksowe rozwiązanie połączone z innymi systemami wewnętrznymi tj. z systemem kadrowo-płacowym, systemami finansowymi, systemem crmowym lub ERP. Dopiero wtedy możemy mówić o tzw. Big Data HR – czy posiadaniem pełnej wiedzy na temat pracy pracowników w organizacji. Systemy jednoprocesowe, czyli np. do zarządzania rekrutacjami czy też innymi poszczególnymi procesami nigdy nie spełnią tego kryterium, a próba tworzenia systemów wymiany danych pomiędzy nimi praktycznie jest nie możliwa, a jeżeli już – bardzo trudna i kosztowna dla realizacji. Podsumowując, żeby system był dobrym źródłem analityki HR musi pozwalać na zarządzanie obsługiwanymi w organizacji procesami, a także mieć szeroki dostęp do wszystkich potrzebnych danych.
Drugi z nich to kwestia samej definicji analityki HR. Z mojej perspektywy jest to dostarczanie przetworzonych danych, które poprzez połącznie odpowiednich danych ze sobą i pokazanie ich w odpowiedni sposób pozwala na podejmowanie trafnych decyzji personalnych w organizacji. I to właśnie odróżnia analitykę od prostego raportowania. Raportowanie bowiem (tzw. Hindsight) odpowiada na pytanie co się wydarzyło?, a analityka (tzw. insight) odpowiada na pytanie: dlaczego tak się wydarzyło?. Przedstawiając zagadnienie analityki HRowej warto wspomnieć także o kolejnym poziomie jaki z perspektywy odbiorcy danych, czyli menedżerów i działów personalnych jest najważniejszy, a mianowicie o tzw. predykcji danych (Predictive analitycs). To kolejny poziom zaawansowania przetwarzania danych po w/w insighcie, który na bazie zgromadzonych danych historycznych, zebranych potrzeb organizacji, a także jeżeli to możliwe, danych benchmarkowych pozwala na uzyskanie odpowiedzi na pytanie: co się wydarzy?. Z pewnością nikogo nie zaskoczę, gdy napiszę, że większość organizacji nie realizuje analityki na poziomie predykcji danych. Co ciekawe to nawet nie wynika to często z braku wykorzystywania w swojej organizacji odpowiedniego sytemu HR-owego, który by na to pozwalał.
I tutaj pojawia się trzecia, ważna kwestia. Niestety z moich wieloletnich doświadczeń na polskim rynku HR, a także pełnionych funkcji (między innymi jestem członkiem Zarządu Polskiego Stowarzyszenia HRBP) pozwolę sobie wysunąć opinie, że wielu specjalistów/menedżerów HR nie potrafi dzisiaj odpowiedzieć jakiego typu mierniki są im potrzebne, aby analizować obsługiwane w ich organizacji procesy pod kątem efektywności biznesowej. Do tego często nakłada się wyzwanie w postaci kompetencji analitycznych, których poziom nie powala na bardziej zaawansowane przetwarzanie danych.
Mając na uwadze powyższe, cieszę się, że mogę napisać, iż został uruchomiony od 1 kwietnia 2017 r nowatorski projekt, którego efektem ma być stworzenie zawansowanego modułu analitycznego w ramach systemu HRsys. Jest to projekt badawczo rozwojowy, dofinansowany z funduszy unijnych, a ramach którego po raz pierwszy w Polsce zaprosimy do współpracy dyrektorów personalnych kluczowych organizacji, a także przeprowadzimy na szeroką skalę badania, które pozwolą zdefiniować matrycę kluczowych mierników efektywności procesów HRowych w organizacji. Wszystkim firmom, jakie będą chciały wziąć udział w projekcie i udostępnić dane o funkcjonujących procesach HRowych udostępnimy bezpłatnie stworzony moduł analityczny, który pozwoli im porównywać swoje wyniki z innymi podobnymi organizacjami. Głównym produktem projektu ma być wystandaryzowany katalog mierników procesów HR, który pozwoli na efektywną analizę danych w kluczowych obszarach zarządzania pracownikami na najbardziej zaawansowanym poziomie.
Tego typu projekty, a także inne działania promujące nowy sposób postrzegania HR w organizacji powodują, że świadomość w zakresie analityki cały czas się zmienia na lepsze. Ważne jednak, aby już dzisiaj mieć świadomość aktualnych możliwości i kierunków w jakim podąża obecnie wiele organizacji dla których zaawansowana analityka HR to podstawowe narzędzie do budowania przewagi konkurencyjnej nad innymi firmami.
