Międzynarodowa organizacja doradztwa biznesowego Turnaround Management Association w jednej ze swoich publikacji (Management Body of Knowledge) zbadała jakie są najczęstsze przyczyny upadku przedsiębiorstw. Wyniki badania wyraźnie pokazują, że głównymi przyczynami bankructw są problemy wewnątrz organizacji. Największym problemem wewnętrznym okazały się błędy w zarządzaniu, które stanowią aż 24% wszystkich przyczyn. Pełny wykres z tego badania wygląda następująco:
Dobrym przykładem
Pojawia się więc pytanie – na jakie aspekty należy zwrócić uwagę, aby nie popełnić nagminnych błędów i nie doprowadzić do upadku swojej firmy? Poniżej przedstawiamy 3 najważniejsze elementy skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem:
Analiza Big Data wewnątrz firmy – dobrze wykorzystane informacje
O tym jak ważna jest analiza danych wewnątrz organizacji mówił już jeden z najsłynniejszych przedsiębiorców na świecie – Bill Gates: „Biznes każdej firmy zaczyna się i kończy na dogłębnej analizie liczb. Niezależnie od tego, czym dana firma się zajmuje, jeżeli nie umie wyciągnąć wniosków z faktów dotyczących własnej działalności i podejmuje decyzje oparte na powierzchownych informacjach lub intuicji, w ostatecznym rozrachunku zapłaci za to wysoką cenę.”
Liczby, o których wspomina Gates w swojej wypowiedzi, to między innymi dane, które są gromadzone i przechowywane w firmach przez wiele lat- kiedyś analogowo, a teraz cyfrowo przy użyciu systemów IT obsługujących procesy HRowe. Systemy HR przechowują olbrzymie ilości danych różnego rodzaju. Poza informacjami na temat pracowników spółki, w systemach dostępne są także dane, które umożliwiają analizę kluczowych procesów w przedsiębiorstwie(np. rezerw urlopowych). Na podstawie wyników takich analiz podejmowane są ważne decyzje dotyczące zarządzania spółką. W każdym dobrze zarządzanym przedsiębiorstwie powinny być systematycznie wykonywane następujące analizy:
- Analiza kompetencji pracowników – Działy HR, na podstawie analizy kompetencji pracowników mogą efektywnie planować obsadę poszczególnych stanowisk w organizacji oraz procesy szkoleniowe pracowników. Nowoczesne systemy HR pozwalają także badać czy wiedza pozyskana na kursach wpływa na poprawę jakości pracy osób, które w nich uczestniczyły. Z kolei analiza kompetencji w połączeniu z analizą sprzedaży(np. wyodrębnienie produktu, który sprzedaje się najsłabiej) może łatwo pokazać gdzie szkolenia są najbardziej potrzebne.
- Analiza czynników motywacyjnych – Na podstawie badania efektywności programów motywacyjnych zarząd może podjąć decyzję o wzmocnieniu elementów które, jak wynika z analizy, podnoszą efektywność pracowników lub zlikwidować motywatory, które tej efektywności nie podnoszą. Dobrym przykładem analizy czynników motywacyjnych jest raport całkowitych korzyści pracownika, który pokazuje nie tylko kadrze zarządzającej, ale również pracownikowi jakie dodatkowe korzyści otrzymuje z pracy w danej organizacji.
- Analiza fluktuacji i zarządzanie sukcesją – Nowoczesne systemy informatyczne, takie jak np. Teta HR autorstwa Unit4 Polska, pozwalają zderzać ze sobą informacje na temat podwyżek, zmian stanowisk, zmian stawek zaszeregowania, polityki premiowej z informacjami na temat poziomu odejść i zatrudnienia pracowników w organizacji. Dane te można analizować na przełomie wielu lat dzięki czemu dział HR jest w stanie dokładnie przenalizować proces fluktuacji i zapobiec ewentualnym problemom związanym z niedoborem pracowników na ważnych stanowiskach
Problemem, z jakim mierzy się nadal wiele dużych organizacji jest gromadzenie danych w kilku (zazwyczaj 3-5) systemach HR. W takiej sytuacji bardzo trudne jest zebranie wszystkich potrzebnych informacji w jednym miejscu w celu dalszej analizy (często dział HR musi to robić ręcznie, co zajmuje mnóstwo czasu). „Firmy, które znajdują się w takiej sytuacji powinny pomyśleć o jak najszybszej wymianie swojego systemu IT na taki, który będzie w stanie pomieścić dane z wielu spółek w jednej bazie, ustandaryzować je i umożliwić ich dokładną analizę. Brak wdrożenia takich rozwiązań może spowodować problemy z analizą danych, co w efekcie prowadzi do poważnych błędów w zarządzaniu.” – mówi Krzysztof Sołowski, HR Senior Presales Consultant w Unit4 Polska, firmie, która jest właścicielem oprogramowania dla biznesu marki Teta. Tworzenie ustandaryzowanej bazy Big Data i zarządzanie nią w systemie HR to proces skomplikowany i czasochłonny, dlatego wiele organizacji nie decyduje się na migrację wszystkich baz i przenosi do nowego systemu HR jedynie dane z ostatnich lat, które są obowiązkowe w celu wyliczenia np. podstaw zasiłkowych dla pracowników. Takie podejście może spowodować problemy w zarządzaniu obsługą pracownika. Przeniesienie danych to jeden z najważniejszych etapów wdrożenia nowego systemu i ważne jest, aby został zrealizowany bardzo dokładnie, ponieważ nawet z najlepszym modułem raportowym firma nie będzie wstanie wykonać dokładnych analiz jeżeli nie będzie miała do dyspozycji odpowiednich danych.
Zarządzanie HR i IT jak core biznesem
W ostatnich latach zdecydowanie wzrósł prestiż działów personalnych oraz ich strategiczna rola w przedsiębiorstwach. Zadania działu HR to już zdecydowanie coś więcej niż tylko wyliczanie wynagrodzeń. HRowcy coraz częściej ściśle współpracują z zarządem, często zasilając jego szeregi. Osoby na stanowiskach HR Business Partnerów pomagają w planowaniu strategii przedsiębiorstwa, której celem jest poprawa efektywności organizacji poprzez dobre zarządzanie potrzebami i celami pracowników. Takie podejście sprawia, że od działów HR wymaga się dostarczenia usług na odpowiednio wysokim poziomie, tak samo jak od dostawców zewnętrznych. „Działy HR należy już traktować jak osobną jednostkę biznesową i rozliczać ją z realnych efektów pracy”- zauważa Grzegorz Filipowicz, prezes Polskiego Stowarzyszenia HR Business Partner. I ta praktyka zaczyna już wchodzić w życie w dużych firmach. Działy HR coraz częściej są traktowane i rozliczone jak zewnętrzny usługodawca – są czymś na kształt spółek wewnątrz organizacji, które są rozliczone głównie ze względu na efektywność realizowanej przez nie polityki personalnej (np. zarządzanie różnorodnością pracowników, zapewnienie odpowiedniej obsady, zapewnienie najlepszych warunków do realizowania celów spółki).
Samo naliczanie wynagrodzeń coraz częściej jest zlecane na zewnątrz spółki. Nawet instytucje finansowe takie jak banki, decydują się na outsourcing tego typu usług. Outsourcing naliczania wynagrodzeń coraz częściej pojawia się także w ofercie dostawców oprogramowania dla biznesu. „Niezwykle ważna jest błyskawiczna komunikacja i wymiana danych pomiędzy dostawcą, a klientem. Rozwiązaniem jest, aby klient miał dostęp do systemu na którym dostawca dostarcza usługę Payroll BPO.” – mówi Krzysztof Sołowski, z Unit4 Polska. „Takie rozwiązanie odciąża dział HR z samego technicznego aspektu naliczania wynagrodzeń, a firma ma nadal pełną kontrolę nad tym procesem, poprzez dostęp do specjalnego panelu w swoim systemie HR, gdzie znajdują się wszystkie rozliczone listy płac. Na tej podstawie dział HR może wygenerować raporty wynagrodzeń w czasie rzeczywistym” – dodaje Krzysztof Sołowski.
Zarządzanie procesami IT w organizacji też weszło na nowy poziom. Coraz więcej organizacji decyduje się na zakup oprogramowania w systemie Software-as-a-Service. Takie podejście pozwala zredukować koszty związane z zakupem licencji, serwera, bazy danych. Firmy kupują usługę, za którą płacą miesięczny abonament i w ramach tego abonamentu korzystają dowolnie z pełnej funkcjonalności systemu.
Regularny Feedback
O tym, że oceny okresowe bardziej demotywują pracowników niż zachęcają do poprawy swojej efektywności wiadomo nie od dziś. Tę tezę potwierdzają na przykład wyniki ostatniego badania, przeprowadzonego przez firmę Adobe na grupie ponad 1,5 tysiąca swoich pracowników. Aż 2/3 badanych twierdzi, że oceny pracownicze w tej formie nie spełniają swojej funkcji i są nieefektywne.
Zmotywowani pracownicy, którzy konsekwentnie realizują wyznaczone im cele, to fundament dobrze działającego przedsiębiorstwa. Pojawia się więc pytanie – jak ten fundament zbudować? Odpowiedzią jest nowy trend w branży HR – constant feedback. To całkiem nowe podejście do zarządzania efektywnością pracownika, które opiera się na częstych i systematycznych spotkaniach pracownika z menadżerem. Podczas takich spotkań przełożeni mogą na bieżąco stawiać przed pracownikami cele do realizacji, a także dowiadywać się jakie aspekty – również związane z możliwością rozwoju osobistego – są dla nich ważne. Dzięki constant feedback menedżerowie mogą obserwować zaangażowanie pracowników w wykonywaną pracę oraz sprawdzać czy ich przełożeni w prawidłowy sposób realizują strategię firmy.
