Firmy, aby realizować cele długoterminowe i osiągać sukces, muszą aktualizować swoje systemy wynagrodzeń lub budować je od podstaw. Poniżej zaprezentowano pięć kroków, które pokazują jak stworzyć system wynagradzania.
Krok 1. Planowanie. W pierwszej kolejności należy zdobyć poparcie kierownictwa w tworzeniu systemu. Następnym krokiem jest uzupełnienie opisów stanowisk wszystkich pracowników w firmie. Nie muszą one być w 100% kompletne, ważne aby zawierały umiejętności, obowiązki i wymagane doświadczenie dla każdego stanowiska. Kolejną czynnością jest rozwinięcie filozofii wynagradzania. Należy również zdecydować w jakim zakresie firma chce być konkurencyjna: czy chce być liderem czy jedynie pozostać na rynku.
Krok 2. Badania benchmarkowe. W pierwszej kolejności należy wybrać odpowiednie źródła danych rynkowych. Mogą one pochodzić od organizacji rządowych lub firm doradczych. Ich zaletą jest szerokie spojrzenie na rynek, ale mogą nie być wystarczająco aktualne lub dopasowane do potrzeb firmy. Kolejnym źródłem są badania internetowe, ich zaletą jest łatwy dostęp i aktualność danych. Dane mogą również pochodzić z badań własnych, które są bardziej szczegółowe, ale też kosztowne. Dobrą praktyką jest posiadanie informacji z dwóch różnych źródeł. Następną czynnością jest wybranie stanowisk do analizy. Najlepiej zacząć od stanowisk występujących w każdej firmie, a później przejść do tych charakterystycznych dla branży jaką reprezentuje organizacja. Należy unikać porównywania stanowisk, które mieszczą się w dwóch lub więcej kategoriach zaszeregowania. Zamiast tego, warto porównać te stanowiska z innymi w organizacji o podobnych wymaganych umiejętnościach, zakresie podejmowania decyzji oraz odpowiedzialności.
Krok 3. Ustalenie kategorii zaszeregowania i zakresów wynagrodzenia. W pierwszej kolejności należy ustalić kategorie zaszeregowania i ich liczbę. To ważne, aby wybrać właściwą liczbę kategorii. Zbyt mała liczba może nie dać możliwości zróżnicowania pracowników ze względu na trudność pracy, a zbyt duża sprawi, że różnice między kategoriami będą nieistotne. Nie ma tu złotego środka, liczbę kategorii trzeba dostosować do wielkości i potrzeb firmy. Więcej niż 25 kategorii może sprawiać trudności w zarządzaniu wynagrodzeniami, a mniej niż 5 spowoduje zbyt szerokie przedziały płac. W każdej kategorii należy wyliczyć punkt środkowy. Pomoże on w ustaleniu maksymalnego i minimalnego wynagrodzenia w danym przedziale. Następnie należy określić szerokość widełek kategorii w oparciu o cele, jakie stawia sobie organizacja. Jeśli firma chce zachęcić pracowników do pozostania na określonych stanowiskach przez dłuższy czas, warto tworzyć szersze kategorie, aby umożliwić awans w ich obrębie. Kolejnym krokiem jest określenie przy pomocy punktu środkowego minimum i maksimum dla każdej kategorii.
Krok 4. Analiza wynagrodzeń. Po ustaleniu zakresów dla każdej kategorii należy upewnić się, że pracownicy faktycznie mieszczą się w ich zakresach. Jeśli okaże się, że są pracownicy, którzy są poniżej lub powyżej wyznaczonych przedziałów, warto zastanowić się, co można zrobić w tej sytuacji. W przypadku osób znajdujących się poniżej minimum, warto rozważyć ich awans, chyba że są uzasadnione powody, dla których powinny pozostać na wskazanych pozycjach. Natomiast w przypadku osób znajdujących się powyżej maksimum możliwe jest wprowadzenie polityki zamrażania płac.
Krok 5. Konsekwencja i regularne aktualizowanie. Po opracowaniu i wprowadzeniu systemu wynagradzania najlepszym sposobem na osiągnięcie sukcesu jest jego regularna aktualizacja. Poza tym, dobrze opracowany system płac jest czymś, co warto pokazać potencjalnym pracownikom oraz konkurencji.
