Pracodawca ma obowiązek uzgodnić ze związkiem zawodowym regulamin premiowania. Nie wystarczy sama konsultacja – zasięgnięcie opinii związku zawodowego. Związek musi zaaprobować przedstawiony przez pracodawcę system premiowania. Zgoda potrzebna jest nie tylko na etapie ustalania regulaminów, ale też w przypadku każdej ich zmiany.
Tyle teorii. W praktyce pojawiają się jednak wątpliwości, co dokładnie ma zostać uzgodnione ze związkiem? Pracodawcy często pytają nas, czy trzeba uzgadniać np. kryteria premiowe? A co jeżeli cele premiowe zmieniają się z kwartału na kwartał lub z roku na rok? Czy to oznacza, że za każdym razem trzeba uzyskać zgodę związku na taką zmianę?
Odpowiedź brzmi: trzeba uzgodnić wszystko to i jednocześnie tylko to, co wchodzi w treść regulaminu premiowania. Tutaj dochodzimy jednak do zasadniczego pytania: co stanowi treść regulaminu premiowania i czy kryteria oraz cele premiowe są elementem jego treści? Od tego będzie zależała odpowiedź na pytanie, czy trzeba je uzgadniać ze związkiem, czy nie.
Kryteria premiowe powinny zostać określone w regulaminie w taki sposób, aby pracownik wiedział, od czego zależy prawo do premii. Przykładowo może to być wielkość sprzedaży produktów lub usług wytwarzanych przez pracodawcę, wypracowanie określonego budżetu etc. I takie kryteria powinny być uzgodnione ze związkiem. Wątpliwość dotyczy natomiast tego, czy uzgodnieniu podlegają konkretne cele, wskaźniki oraz wartości, wyznaczane w ramach kryteriów określonych w regulaminie, które najczęściej są zmienne w czasie? Przykładowo, czy jeśli w grudniu 2016 r. jednym z warunków uzyskania premii jest sprzedaż 100 produktów X, a w styczniu 2017 r. będzie to sprzedaż 120 produktów Y, to zmiana liczby produktów oraz kategorii produktów z X na Y wymaga uzgodnienia ze związkami?
W naszej ocenie, te ostatnie nie wymagają dokonania uzgodnień. Tak daleka ingerencja związków zawodowych w uprawnienia pracodawcy do decydowania o sposobie prowadzenia biznesu byłaby nieuzasadniona. To pracodawca decyduje o kierunku prowadzonej przez siebie działalności oraz o tym, jakie produkty w danym okresie chce promować. Konieczność uzgodnienia ze związkiem tego typu zmian powodowałaby paraliż działalności pracodawcy i uniemożliwiała mu prawidłowe funkcjonowanie. W większości przypadków zmiany w zakresie celów, wskaźników i wartości premiowych są bowiem tak dynamiczne, że uzgodnienia musiałyby trwać niemal permanentnie. Nie taki jest cel przepisu nakazującego uzgadnianie regulacji premiowych ze związkiem. Celem tym jest uzgodnienie ogólnych ram systemu premiowego, takich jak: stanowiska pracy, na których przysługuje premia; kategorie celów premiowych (np. indywidualne, zespołowe, ilościowe, jakościowe, strategiczne); okresy premiowe; mechanizm obliczania premii; warunki wypłaty premii itd. Pracodawca może natomiast samodzielnie ustalać konkretne cele, wskaźniki i wartości na dany okres premiowania. Warunkiem jest, aby mieściły się one w ramach wyznaczonych w regulaminie premiowania.
Podstawy do ustalania celów i wskaźników premiowych samodzielnie przez pracodawcę można by doszukiwać się w art. 83 kodeksu pracy, choć poglądy na ten temat są podzielone. W przepisie tym jest mowa o tzw. normach pracy, stanowiących miernik nakładu pracy, jej wydajności i jakości. godnie z art. 83 par. 4 kodeksu pracy, normy pracy (w tym przypadku byłyby to odpowiednio – cele i wskaźniki premiowe) mogą być zmieniane jednostronnie przez pracodawcę, a o ich zmianie pracownicy powinni być zawiadomieni z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem. Charakter celów i wskaźników premiowych jest zbliżony do norm pracy w rozumieniu tego przepisu, co może uzasadniać jego stosowanie również w przypadku premii.
Źródło: Katarzyna Soboń, aplikantka adwokacka, młodszy prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch
Robert Stępień, radca prawny, starszy prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch
