Zgodnie z art. 108 k.p. pracodawca może nałożyć na pracownika jedną z trzech kar: upomnienia, nagany lub karę pieniężną. Katalog kar jest zamknięty, co oznacza, że pracodawca nie może stosować innych, wymyślonych przez siebie kar. Jeżeli przełożony zdecyduje się na karę inną niż te, które przewiduje kodeks, dopusci się wykroczenia przeciwko prawom pracowniczym, za co grozi mu kara grzywny w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł. Dodatkowo trzeba pamiętać o zasadzie, że za jedno przewinienie można nałożyć tylko jedną karę.
Karę upomnienia i nagany można zastosować za: nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy (np. spóźnianie się do pracy, zajmowanie się prywatnymi sprawami w godzinach pracy), przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Karą pieniężną pracodawca może natomiast ukarać pracownika, który nie przestrzegał przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuścił miejsce pracy bez usprawiedliwienia, stawił się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy. Co ważne, kara pieniężna nie może przekroczyć określonej ustawowo wysokości – za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności nie może być większa niż jednodniowe wynagrodzenie pracownika., a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać 1/10 części wynagrodzenia. Art. 108 par. 4 k.p. wskazuje, że środki uzyskane z nałożonych kar pieniężnych mogą być przeznaczone wyłącznie na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Przy stosowaniu kary bierze się pod uwagę w szczególności rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, stopień winy pracownika i jego dotychczasowy stosunek do pracy. Przed podjęciem dykcji o ukaraniu szef ma obowiązek wysłuchania pracownika i zapoznania się z jego wyjaśnieniami oraz argumentami. Warto zauważyć, że pracodawca może, ale nie musi karać pracownika, który dopuścił się przewinienia – jeśli tłumaczenia podwładnego wydadzą mu szczere i wiarygodne, nie ma przeszkód by odstąpić od kary. Jeśli jednak przełożony uzna, że pracownik powinien ponieść konsekwencje niewłaściwego zachowania, musi pamiętać o zachowaniu kilku wymogów formalnych wskazanych w kodeksie pracy.
Kara porządkowa nie może być zastosowana po upływie 2 tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego przez pracodawcę i po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. O zastosowanej karze pracodawca powinien zawiadomić pracownika na piśmie, wskazując rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych i datę dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia. Zawiadomienie o ukaraniu musi zwierać również pouczenie o prawie i terminie wniesienia sprzeciwu. Odpis zawiadomienia o zastosowanej karze porządkowej składa się do akt osobowych pracownika. Zgodnie z art. 113 par. 1 k.p. karę uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Przy czym pracodawca może, z własnej inicjatywy lub na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, uznać karę za niebyłą przed upływem tego terminu.
Pracownikowi, wobec którego zastosowano karę porządkową, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu w terminie 7 dni od dnia zawiadomienia o ukaraniu. Decyzję o uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu pracodawca powinien rozpatrzyć w terminie 14 dni od dnia jego wniesienia. Jeśli szef zdecyduje się odrzuci sprzeciw pracownika, to w terminie 14 dni od dnia zawiadomienia go o tym fakcie, pracownik może wystąpić do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary.
