Od prawidłowego przebiegu informacji zależy wiele składowych funkcjonowania przedsiębiorstwa. To też jeden z tych elementów, który nie jest zależny wyłącznie od sztywnych wytycznych i schematów, ale również od wzajemnej współpracy poszczególnych grup i zespołów.

Zobrazuj to sobie w maksymalnie indywidualny sposób. Czy interesuje cię zakres wiedzy odnoszący się wyłącznie do twojego zespołu, czy jednak chciałbyś wiedzieć o postępach prac innych działów? Możemy założyć, że wybór drugiej opcji ma w sobie o wiele więcej zalet. Nawet tych, które powstają w pełni naturalnie. Mając świadomość decyzji podejmowanych w firmie na przeróżnych szczeblach, pracownicy mają poczucie, że stanowią integralną całość i tym samym mocniej się z nią utożsamiają. To też może ułatwić zrozumienie pewnych procesów w instytucji, a także znacznie usprawnić kontakt działowy. Nie jest to jednak tożsame z tym, że trzeba zarzucać pracowników niezliczoną liczbą wiadomości i komunikatów. O wiele lepiej jest słuchać ich potrzeb, aby dobrze wyważyć, które z nich są pożądane i rzeczywiście potrzebne.

– Na podstawie przeprowadzonych badań, wiadomo że nadmiar informacji przekazywanej w firmie kanałami oficjalnymi, niekoniecznie prowadzi do niezadowolenia pracowników. Natomiast na podstawie tych samych badań, niedobór informacji zawsze prowadzi do frustracji i zwiększa poziom niezadowolenia pracowników – tłumaczy Krzysztof Kowalski, praktyk biznesu i trener LSJ HR Group.

Większość działań można streścić do trzech podstawowych maksym: rozmawiaj i pytaj, weryfikuj przekazywaną treść, a także informuj o potencjalnie ważnych dla przedsiębiorstwa kwestiach. Co to w zasadzie oznacza? Ważnymi informacjami z punktu widzenia pracobiorców mogą być zmiany organizacyjne, nowe zatrudnienia i zwolnienia, zlikwidowane i utworzone działy, a także sukcesy i potknięcia firmy. Bez wątpienia lepiej wpłynie na morale zespołu, jeśli dowie się o nich od stałego, wyznaczonego do tego źródła, zamiast zupełnie przypadkiem lub od osób trzecich.

– Warto dodać, że niezależnie od kanałów oficjalnych, zawsze w firmie działają kanały nieoficjalne. One też są ważne i potrzebne. Służą między innymi do komunikowania spraw osobistych czy szczególnie skomplikowanych. Pamiętajmy również o tym, że komunikacja w firmie przebiega w trzech kierunkach tj. z góry na dół, z dołu do góry oraz poziomo. To jest ważne, aby umożliwić funkcjonowanie wszystkich kanałów i wszystkich kierunków – uzupełnił Krzysztof Kowalski.

Treść twojego komunikatu musi być jasna i klarowna. Zarówno pod względem gramatycznym, jak i logicznym. Gruntownie ją przeanalizuj przed przekazaniem pracownikom, aby mieć pewność, że wiadomość będzie zrozumiała dla wszystkich. Pamiętaj, że nieprawidłowo odebrana treść może spotęgować destabilizację i niezrozumienie w zespole, a co za tym idzie wywołać organizacyjny chaos. Zadbaj także o to, aby wiadomość była maksymalnie skondensowana. W pracy nie ma czasu na czytanie długich i zawiłych monologów. Ścieżka przekazywania komunikatu powinna też być jak najkrótsza. Najlepszym na to sposobem jest wyznaczenie jednej osoby, która byłaby odpowiedzialna za przekaz informacyjny w firmie.

– Komunikat przekazywany jest zawsze w trzech krokach. Najpierw powstaje w głowie nadawcy komunikatu, później jest kodowany i przekazywany przez wybrany kanał komunikacyjny, a na końcu jest dekodowany przez odbiorcę. To pokazuje, że komunikacja jest sztuką. To, że osiągnęliśmy wyżyny tej sztuki możemy stwierdzić, gdy nasze komunikaty są odbierane zgodnie z naszymi intencjami. Inaczej mówiąc, gdy to, co powstało w naszej głowie, zostało odkodowane przez naszego odbiorcę – uważa Krzysztof Kowalski.

Nie zapominaj o drobiazgach, które mogą mieć pozytywny wpływ na grupę. Nagradzaj i doceniaj pracowników, którzy potrafią kompleksowo zdiagnozować problemy firmy i tym samym pozytywnie wpłynąć na poprawienie komfortu pracy. Choćby drobne sukcesy, które stają się zauważane przez pracodawcę, to dawka odświeżającej energii i motywacji do dalszych starań.

Twoim zadaniem jest stworzenie poczucia w firmie, że zależy ci na każdym głosie zaangażowanych i oddanych firmie osób. Ich kreatywność, pomysłowość i potencjał mogą stać się dla ciebie źródłem cennych porad i idących za tym możliwości. Podobnie w przypadku stosowania polityki otwartych drzwi do twojego gabinetu. Powinieneś wiedzieć o rozterkach i problemach zespołu, aby odpowiednio szybko reagować i w konsekwencji zabijać trudności w zarodku. Pamiętaj, że czasem wystarczy tylko wyjaśnić wątpliwości, aby rozładować kumulujące napięcie.

– Umiejętność komunikowania się to również umiejętność słuchania. Dodam, aktywnego słuchania, do którego można zaliczyć umiejętność parafrazowania, werbalizowania czy sklaryfikowania. Mając te umiejętności, możemy pomóc osobom, z którymi się komunikujemy. Warto zdobywać te wszystkie umiejętności. To one mogą zdecydować o możliwości prowadzenia dialogu – dodał Krzysztof Kowalski.

Problemy komunikacyjne można porównać do zabawy w głuchy telefon, kiedy na pewnym etapie dochodzi do wypaczenia, co sprawia, że do końcowego adresata docierają strzępy ważnych informacji. Komunikacja jest tożsama z porządkiem. Klasyfikuje działania, minimalizuje ryzyko opóźnień w realizacji zadań, narastania konfliktów, a także występowania poczucia osamotnienia. Obawiasz się, że sztywne komunikaty mailowe nie są najlepszym rozwiązaniem albo chciałbyś, aby nie był to jedyny środek komunikacji? Rozważ opcję utworzenia spersonalizowanych, zamkniętych grup w mediach społecznościowych. To sprzyja mniej formalnemu charakterowi komunikacji, ale też daje możliwości zdobycia natychmiastowej odpowiedzi na prowadzone zapotrzebowania lub działania.

– Nie zapominajmy o komunikacji bezpośredniej. Wciąż jest ona potrzebna i tylko pozornie możemy się bez niej obejść. W dzisiejszych firmach często jest niemożliwe spotkanie się „twarzą w twarz”. Firmy mają wiele lokalizacji, a tempo działań jest ogromne. Na szczęście towarzyszy nam również rozwój technologiczny i możemy korzystać z telefonów i videokonferencji, dzięki czemu możemy słyszeć i widzieć naszego rozmówce. Widzieć jego mowę ciała i słyszeć jego sposób mówienia, a wiec to, co uzupełnia znaczenie samych słów. 60% całej komunikacji to komunikacja niewerbalna – mówi Krzysztof Kowalski.

Trudności mogą wynikać nawet z sukcesu firmy. Szczególnie wtedy, kiedy z małego przedsiębiorstwa kreuje się duża, dynamiczna organizacja. Błąd polega na braku otwartości na zmiany. To ta sytuacja, kiedy napędzani dobrymi wynikami sprzedażowymi przestajemy się rozwijać w innych zakresach – choćby mentalnym. Nie trzeba nic ulepszać, bo w danym momencie firma cieszy się zadowalającym zainteresowaniem konsumentów? Może się to szybko zmienić, jeśli pominiemy dbałość o relacyjność komunikacyjną w teamie. Podobny efekt można osiągnąć w przypadku postawienia na jednostronną komunikację, gdzie każde słowo i decyzja przełożonego są ostateczne, a wpływ pozostałych pracowników jest niemalże zerowy.

Nie bez znaczenia przy podsumowaniu efektów dobrej komunikacji w firmie jest to, że w ten sposób można zaoszczędzić na kampaniach wizerunkowych. Zadowolony pracownik, a także kontrahenci firmy usatysfakcjonowani przepływem informacyjnym, będą dzielić się tym na zewnątrz, dbając tym samym o budowanie pozytywnej marki firmy. Kolejnym plusem jest naturalne zmniejszenie rotacji, a więc kolejna oszczędność – zarówno finansów, jak i czasu.

Nie zaniedbuj tej płaszczyzny w firmie. Twój sukces to składowa wielu elementów, które niejednokrotnie kreują kolejne skutki – pozytywne lub negatywne. Właściwa komunikacja to krok w stronę realizacji satysfakcji biznesowej.

Autor: Paweł Drąg, LSJ HR Group