Z racji wykonywanego zawodu i funkcji, jaką dotychczas pełniłam w organizacjach, uczestnictwo w rozmowach rozstaniowych z pracownikami stanowiło moją codzienność – byłam tą osobą, która wspólnie z bezpośrednim przełożonym prowadziła spotkanie kończące współpracę.

Przez te kilkanaście lat towarzyszenia managerom nigdy nie zdarzyło się, aby którykolwiek z nich powiedział „Jest ok, mam się bardzo dobrze. Nie odczuwam niepokoju”. Zazwyczaj na pytanie „Jak Twoje samopoczucie przed spotkaniem rozstaniowym?” słyszałam odpowiedzi „Zróbmy to jak najszybciej”, „Stresuję się”, „Nie jest mi łatwo o tym mówić”. Niekiedy pytano mnie „A czy możemy się umówić, że to Ty jako przedstawiciel HR przekażesz pracownikowi tę informację? Ja oczywiście potwierdzę, że się z Tobą zgadzam”. To jedynie utwierdzało mnie w przekonaniu, że samo spotkanie kończące współpracę jest trudne nie tylko dla osoby, która odchodzi, ale również dla tego, który taką decyzję podjął i teraz musi ją zakomunikować.

W związku z tym, aby złagodzić dyskomfort managera i wesprzeć go na tyle, na ile jestem w stanie, przygotowałam skrypt rozmowy rozstaniowej składającej się z 5 kroków, będących drogowskazem dla przełożonego. Podążanie zgodnie z nimi powodowało, że spotkanie miało przejrzystą agendę, a w trudnych sytuacjach pozwalało na konsekwentne trzymanie się założonego planu. Zależało mi na tym, aby managerowie komunikujący decyzję o zakończeniu z pracownikiem współpracy z jednej strony zadbali o skuteczność rozwiązania umowy (a więc poinformowali o tym fakcie oraz warunkach, na jakich to rozwiązanie następuje), z drugiej zaś pamiętali o przeprowadzeniu spotkania w sposób nie zaburzający poczucia wartości pracownika, a więc odwoływali się do jego zachowań, a nie do cech jako człowieka.

Zanim przejdziesz do lektury kolejnych kroków spotkania rozstaniowego, chcę zwrócić Twoją uwagę na kilka kwestii:

• rekomenduję, aby podczas spotkania tego typu pracodawcę reprezentował nie tylko bezpośredni przełożony zwalnianego pracownika, ale również przedstawiciel działu HR. Wiele pytań, które potencjalnie może zadać pracownik odnosi się do przepisów prawa pracy (np. wymiar urlopu, długość okresu wypowiedzenia, możliwość zamiany wypowiedzenia umowy o pracę na rozwiązanie umowy za porozumieniem, odwołanie się od decyzji pracodawcy w sądzie pracy), dobrze więc wesprzeć managera praktyczną widzą w tym obszarze. Dodatkowo pracownik HR pełni również rolę świadka, który w razie rozprawy w sądzie pracy jest w stanie potwierdzić po pierwsze fakt odbycia takiego spotkania, jak i jego przebieg.
• decyzję o zakończeniu współpracy zawsze komunikuje bezpośredni przełożony. Tak, dobrze widzisz – bezpośredni przełożony, a nie szef wyższego szczebla lub HR. Dlaczego? Choćby dlatego, aby nie osłabiać autorytetu przełożonego oraz zachęcać do brania na siebie odpowiedzialności za podejmowane decyzje. W samym zwalnianiu najtrudniejsza jest nie tyle sama decyzja, ile jej zakomunikowanie. A jedną z najważniejszych kompetencji lidera jest umiejętność prowadzenia odważnych rozmów z pracownikami.

Jak zatem może przebiegać rozmowa rozstaniowa? Oto 5 prostych kroków.

KROK 1

Od samego początku spotkanie prowadzi bezpośredni przełożony. Pracownik HR jest również obecny, choć jego rolą jest w tym momencie jedynie towarzyszenie managerowi. Szef na wstępie wita pracownika, informuje, jaki jest cel spotkania i wyjaśnia obecność osoby, która mu towarzyszy:

Witold, dziękuję, że znalazłeś dla mnie czas. Zaprosiłem Cię na spotkanie, ponieważ podjąłem decyzję o zakończeniu z Tobą współpracy. Jest ze mną Iwona z Działu HR, ponieważ chciałbym, aby towarzyszył nam ktoś, kto pozwoli nam zachować obiektywizm podczas naszego spotkania.

Komentarz: jak widzisz, informacja o zakończeniu współpracy pojawia się już w zasadzie w drugim zdaniu. Jestem zwolennikiem tego, aby nie zwlekać z tym zbyt długo, bo im dalej w las, tym trudniej o tym powiedzieć. Warto unikać sformułowań typu „Zaprosiłem Cię na spotkanie, aby podsumować współpracę z Tobą” lub „Spotykamy się, ponieważ chciałbym wyjaśnić z Tobą tę ostatnią nieprzyjemną sytuację z klientem”. Takie rozpoczęcie sugeruje, że będziemy rozmawiać albo o pozytywach, albo obszarach rozwojowych z perspektywą zakończenia spotkania planem naprawczym dla pracownika. A przecież my wiemy, że tak się nie stanie. Robienie drugiej osobie nadziei to najgorsze, co może ją spotkać podczas takiej rozmowy. Zwróć również uwagę na użycie słów „podjąłem decyzję” zamiast „podjęto decyzję” (kto ją podjął?), „zadecydowaliśmy, że…” (kto konkretnie?) czy „decyzją firmy zwalniam Cię” (brzmi, jakby firma to był jakiś niedookreślony twór). Skoro to przełożony zadecydował o zakończeniu z pracownikiem współpracy, powinien odważnie poinformować go o tym fakcie, biorąc na siebie wszelkie tego konsekwencje.

KROK 2

Szef wyjaśnia pracownikowi powody swojej decyzji, koniecznie odwołując się do zachowań pracownika:

Zależy mi na tym, abyś poznał powody mojej decyzji. Około trzy miesięce temu zacząłem zauważać, że jakość Twojej pracy spada. Otrzymywałem coraz więcej informacji zwrotnych od klientów na temat tego, że rozmowy telefoniczne, które z nimi prowadzisz nie spełniają naszych standardów. Mam tu na myśli przede wszystkim sposób, w jaki udzielałeś im odpowiedzi na pytania oraz zachowanie podczas rozmów z wyjątkowo trudnymi klientami. Odbyłem również z Tobą trzykrotnie rozmowę, podczas której poinformowałem Cię, że nie akceptuję takiej sytuacji i umówiliśmy się na konkretne działania, które zadeklarowałeś się podjąć. Standard, według którego pracujemy, ma dla mnie ogromne znaczenie, a Ty pomimo otrzymywanych ode mnie uwag nie zmieniłeś swojego zachowania. Stąd moja decyzja, aby zakończyć z Tobą współpracę.

Komentarz: ważne, aby uzasadnienie decyzji było na tyle szczegółowe, aby pracownik nie miał wątpliwości, z jakiego powodu otrzymuje wypowiedzenie. Używanie jedynie „nie jestem zadowolony ze współpracy z Tobą” niewiele wyjaśnia i w naturalny sposób zachęca do zadawania pytań precyzujących, co to oznacza. To samo tyczy się też „Twoje zaangażowanie ostatnio spadło”. Pierwsze pytanie, jaki mi ciśnie się na usta brzmi: „A co konkretnie w moim zaangażowaniu jest nie tak?”. Zresztą nie raz byłam świadkiem, gdy pracownik był szczerze zainteresowany pogłębieniem tego tematu, a skonfundowany przełożony nie wiedział, co powiedzieć. Pamiętaj – na każde zaangażowanie składa się zestaw konkretnych zachowań i chcąc odwołać się do tego argumentu, przygotuj jego konkretne uzasadnienie. Dobrze jest się też odnieść do precyzyjnych danych, mówiąc „Rozmawialiśmy na ten temat czterokrotnie podczas spotkań indywidualnych” zamiast ogólnego „Wielokrotnie mówiłem Ci, że…”.

KROK 3

Szef zapoznaje pracownika z warunkami, na jakich umowa zostanie rozwiązana:

Mam dla Ciebie przygotowane dokumenty rozwiązujące umowę, oto one (przekaż jedną kopię wypowiedzenia pracownikowi, drugą połóż przed sobą – za chwilę będziesz się odwoływać do treści wypowiedzenia). Oto warunki, na jakich umowa zostanie rozwiązana … (omów najważniejsze punkty wypowiedzenia takie jak:

• sposób rozwiązania umowy – za wypowiedzeniem lub za porozumieniem stron
• data, z jaką umowa ulega rozwiązaniu
• powód rozwiązania umowy zapisany w wypowiedzeniu (dotyczy umów na czas nieokreślony)
• liczba pozostałych pracownikowi dni urlopowych oraz sposób ich wykorzystania
• sposób rozliczenia się z narzędzi pracy oraz data, do kiedy ma to nastąpić
• prawo do odwołania się od decyzji pracodawcy)

Zapoznaj się proszę z treścią dokumentu, a jeśli masz pytania, to jestem do Twojej dyspozycji. Proszę Cię również o podpisanie obydwu kopii dokumentu.

Komentarz: to zazwyczaj moment, w którym pojawiają się pytania dotyczące przepisów prawa pracy, dlatego tę część może poprowadzić pracownik HR.

KROK 4

Szef informuje pracownika, kiedy zamierza zakomunikować swoją decyzję zespołowi:

Czy masz pytania w związku z moją decyzją? (daj pracownikowi czas na zastanowienie się i zadanie pytań).

Ponieważ nie informowałem jeszcze zespołu o mojej decyzji, chciałbym to zrobić zaraz po naszym spotkaniu. Jeśli potrzebujesz w tym czasie chwili dla siebie, to oczywiście możesz skorzystać z tej możliwości.

Komentarz: uwaga na pytania typu „Czy to ostateczna decyzja?” lub „Co musiałbym zrobić, aby Twoja decyzja uległa zmianie?”. Rozmowa rozstaniowa to nie jest czas na negocjacje. Decyzja została podjęta i jest nieodwołalna.

KROK 5

Pożegnanie pracownika:

Witold, dziękuję Ci za dotychczasową współpracę i życzę wszystkiego dobrego.

Komentarz: zdecydowanie unikaj tzw. pozornych pocieszaczy, o które nietrudno na koniec tego typu rozmowy. Mam na myśli: „jestem przekonany, że sobie poradzisz na rynku pracy”, „jesteś bardzo dobrym pracownikiem i myślę, że to nie było po prostu miejsce dla Ciebie”. Nie wnoszą one nic do rozmowy i są ostatnią rzeczą, jaką zwalniany pracownik chce usłyszeć.

Jak widzisz, struktura rozmowy jest nieskomplikowana. Co ważne, tak poprowadzone spotkanie zabezpiecza interesy obydwu stron – pracodawcy, dbając o skuteczne wręczenie wypowiedzenia oraz pracownika – uzasadniając mu powody decyzji poprzez odwołanie się do konkretnych zachowań. Stare przysłowie mówi, że praktyka czyni mistrza. W tej jednak sytuacji, chciałabym Ci życzyć jak najmniej okazji do prowadzenia tego typu spotkań.