Jako specjalista ds. zasobów ludzkich posiadasz dwa główne cele. Pierwszym z nich jest znalezienie, przekonanie i pozyskanie najlepszych specjalistów dla Twojej firmy. Drugim jest zagwarantowanie, aby obecni członkowie zespołu byli zadowoleni i usatysfakcjonowani. Twoim zadaniem jest przeprowadzenie odpowiedniego szkolenia i dostarczenie wszelkich informacji, których potrzebują, aby być dobrze przygotowanym do rozpoczęcia pracy.

Z pewnością przyznasz, że w codziennej pracy działu HR pojawia się wiele wyzwań.

Trudności, z którymi muszą mierzyć się pracownicy HR

W dziale HR zawsze pracujesz z innymi ludźmi. Spotkania rozwojowe, rozmowy kwalifikacyjne, sesje szkoleniowe – bierzesz w nich udział każdego dnia.

W dzisiejszym świecie może to stanowić ogromne wyzwanie dla specjalistów HR. Coraz więcej firm operuje globalnie, a w biurach rozsianych po całym świecie często tworzą się wirtualne zespoły, których członkowie pracują z wielu różnych lokalizacji. Główne kanały komunikacyjne używane na co dzień to Skype oraz Slack.

Według badania przeprowadzonego przez XpertHR, w amerykańskiej firmie świadczącej usługi HR ponad 64% HR-owców stwierdziło, że największym wyzwaniem 2019 roku było znalezienie kandydatów najwyższej jakości.

Nic dziwnego, że tak przedstawia się ich tok myślenia. Powszechną praktyką osób pracujących w HR stało się szukanie najlepszych ekspertów poza lokalnym rynkiem pracy. Poszukiwania sięgają innych miast i krajów.

Powodem tego zjawiska jest to, że w wielu branżach wybitni profesjonaliści należą do rzadkości. W związku z tym popyt na nich jest niezwykle wysoki. Jeśli nie możesz znaleźć nowych pracowników na swoim lokalnym rynku, zwiększ obszar poszukiwań. Zacznij swój przeciętny dzień pracy od przejrzenia interesujących profili na platformie LinkedIn i wyślij kilka prywatnych wiadomości do wybranych osób.

Era cyfrowych nomadów

Dążysz do nawiązania kontaktu z użytkownikami, których doświadczenie odpowiada profilowi zawodowemu, który masz wypełnić. Nie obchodzi Cię, gdzie obecnie mieszkają, ponieważ wiesz, że wielu z nich z przyjemnością rozpocznie pracę w nowym miejscu.

Żyjemy przecież w erze cyfrowych nomadów.

Wielu ludzi, w szczególności tych młodych, nie czuje się przywiązanych do miejsca, w którym obecnie mieszkają lub pracują. Nie muszą przejmować się kredytami hipotecznymi i nie posiadają domów lub samochodów. Nie mają żadnych zobowiązań. Zamiast tego mogą pracować wszędzie tam, gdzie mają prąd i WiFi.

Inni są gotowi spakować wszystko do jednej walizki i przenieść się do innego miasta lub kraju, gdzie czeka na nich ekscytująca praca.

W rezultacie specjaliści HR muszą wziąć pod uwagę następujące kwestie:

• konieczność podróżowania do biur firmy w całym kraju lub na świecie,
• koszty podróży i czas, który należy na nie poświęcić,
• zapotrzebowanie na narzędzia do skutecznej komunikacji pomiędzy rozproszonymi zespołami oraz z osobami pracującymi z różnych, często odległych, miejsc.

Istnieje jednak jeszcze jedno wyzwanie, któremu muszą stawić czoła. To millenialsi i ich specyficzny stosunek do pracy.

Millenialsi – osoby najczęściej zmieniające swoje stanowisko pracy

Millenialsi to osoby urodzone w latach 1980 a 1996. Młodsze osoby w tej grupie nie pamiętają czasów przed erą Internetu. Ich życie jest wysoce powiązane ze światem online.

Nawiązując do badania przeprowadzonego w 2018 roku przez Pew Research Centre, millenialsi są największym pokoleniem amerykańskiej siły roboczej. Kolokwialnie można ich nazwać „skoczkami”, ponieważ chętnie „przeskakują” z jednej pracy na drugą.

Stanowi to zarówno szansę, jak i wyzwanie dla specjalistów HR. Szansę, ponieważ z łatwością można przekonać millenialsów do odejścia z obecnej pracy i dołączenia do nowego zespołu. Wyzwanie, ponieważ stosunkowo trudnym zadaniem jest przekonanie ich do opuszczenia obecnej firmy w Twojej organizacji i dołączenia do innej.

Dlatego tak ważne jest, abyś dobrze zadbał o swoich pracowników. Komunikując się z nimi, powinieneś używać narzędzi, z których uwielbiają korzystać – cyfrowych rozwiązań online.

Jak efektywnie wykorzystać webinary w komunikacji HR

Webinary to idealne narzędzie, jeśli szukasz wsparcia w komunikacji HR. Są interaktywne i możesz je przeprowadzać w czasie rzeczywistym. Co więcej, pozwalają Ci na nawiązanie kontaktu z kandydatami, pracownikami lub menedżerami bez konieczności marnowania czasu lub pieniędzy na podróże.

Poniżej znajdziesz przykłady spotkań, które możesz przeprowadzać na platformach webinarowych i skorzystać z dostępnych funkcji.

Zdalne rozmowy kwalifikacyjne

Jak już wcześniej zostało wspomniane, firmy muszą stale poszukiwać wykwalifikowanych specjalistów na całym świecie. Istnieje jednak druga strona medalu. Potencjalni pracownicy również poszukują najlepszych ofert poza swoim lokalnym rynkiem pracy.

Powszechną praktyką jest organizowanie wstępnych spotkań rekrutacyjnych, czyli tzw. zdalnych screeningów. Rekruterzy albo dzwonią do kandydatów, albo zapraszają ich na spotkania online.

W trakcie wstępnych spotkań możesz sprawdzić, czy umiejętności i doświadczenie kandydata odpowiadają profilowi zawodowemu. Możesz poprosić ich o wykonanie zadania rekrutacyjnego już na samym początku lub przeprowadzić krótką prezentację o firmie i zespole, do którego ma dołączyć Twój kandydat.

Jeśli Twoja firma posiada własny produkt, zaprezentuj go kandydatowi podczas rozmowy.

Czy możesz wykonać te wszystkie czynności podczas rozmowy telefonicznej? Niekoniecznie. Poprzez Skype? Możesz spróbować, ale szybko zorientujesz się, że potrzebujesz narzędzi, których nie oferują wyżej wymienione kanały komunikacyjne.

Gdzie szukać takich rozwiązań? Na platformach webinarowych takich jak ClickMeeting. Za pomocą webinarów nie tylko możesz dotrzeć do kandydatów na całym świecie, lecz również zarządzać całym procesem rekrutacji. Jeśli zaprosisz potencjalnych pracowników do zdalnej rozmowy kwalifikacyjnej na platformie webinarowej, możesz przeprowadzić produktywne spotkanie dzięki takim funkcjom jak:

• prezentacja – pozwala Ci na przedstawianie slajdów podczas webinaru,
• udostępnianie pulpitu – przydatna funkcja w szczególności, gdy chcesz udostępnić uczestnikom swój ekran i zaprezentować, jak działa wybrana aplikacja lub oprogramowanie,
• tryb dyskusji – służący do przeprowadzania rozmów w czasie rzeczywistym;
• tablica – pozwalająca na wizualizowanie, pisanie oraz rysowanie elementów, których wytłumaczenie może stanowić kłopot.

Za pomocą powyższych funkcji Twoje spotkanie online będzie angażujące i bardziej autentyczne niż rozmowa telefoniczna lub poprzez Skype.

Szkolenia dla nowych pracowników

Jeśli udało Ci się przekonać kandydata do dołączenia do Twojego zespołu, nadszedł czas, aby upewnić się, że został w pełni wprowadzony do nowego środowiska, zadań oraz obowiązków.

Innymi słowy, czas na szkolenie.

Jeśli jesteś specjalistą HR w firmie, która posiada rozproszone zespoły, operuje na międzynarodowych rynkach, a jej biura znajdują się w wielu lokalizacjach, to szkolenie nowych pracowników może stanowić ogromne wyzwanie.

Może być to wręcz niemożliwe, aby zebrać wszystkich pracowników w głównej siedzibie firmy lub podróżować w dalekie miejsca na spotkania, szczególnie gdy do zespołu dołącza kilka nowych osób w tym samym czasie, lecz w różnych siedzibach.

Seria webinarów szkoleniowych jest idealnym rozwiązaniem w takiej sytuacji. Wybierz dzień i godzinę, a następnie zaproś wszystkie nowe osoby z dowolnych działów Twojej firmy.

Pamiętaj jednak o różnicach wśród stref czasowych i sprawdź, czy wszyscy są dostępni o wyznaczonej godzinie. Krok po kroku przedstaw im środowisko pracy, procedury i przepisy w Twojej firmie. Skorzystaj z takich narzędzi jak:

• tablica – aby nakreślić struktury organizacyjne Twojej firmy,
• prezentacja – aby przedstawić zdjęcia menedżerów, członków zespołu, CEO,
• tryb dyskusji – aby przeprowadzić rozmowy ze „świeżakami”, zupełnie tak jakbyście znajdowali się w tradycyjnym pokoju spotkań,
• sesja Q&A – aby zadawać pytania – a doskonale wiemy, że będzie ich wiele – i natychmiast na nie odpowiadać.

Pamiętaj, aby nagrać każdy webinar, który prowadzisz. Po zakończeniu wydarzenia możesz udostępnić nagranie. Nowi pracownicy będą mogli wrócić do całej serii lub wybranych nagrań, gdy będą musieli odświeżyć wiedzę dotyczącą nowych zasad w firmie. Wystarczy wykorzystać nagranie do stworzenia webinaru na żądanie lub automatycznego.

Szkolenia dla personelu

Regularne sesje szkoleniowe dla personelu stanowią nie mniejsze wyzwanie niż te przeznaczone na standardowe kursy. Dalekie dystanse, rozproszone zespoły, brak czasu na podróże, brak możliwości zebrania wszystkich w tym samym miejscu na szkolenie – to wszystko utrudnia pracę HR-owców, którzy chcą podzielić się wiedzą z pracownikami.

Niektóre szkolenia są obowiązkowe jak np. szkolenia BHP. Pojawiają się także równie ważne tematy, które należy omówić z zespołem, przykładowo, rozwój pracowników czy też udzielanie i otrzymywanie feedbacku.

Nie przejmuj się, że będzie to skomplikowane, aby przeprowadzić szkolenie dla członków zespołu rozsianych po całym świecie lub temat prezentacji jest zbyt złożony, aby omówić go podczas zdalnego spotkania.

Zorganizuj webinar i zaproś pracowników do uczestnictwa. Skorzystaj z omówionych wcześniej funkcji, aby wszystkich zaangażować i zapewnić doskonałe doświadczenie ze szkolenia.

Działania employer branding

Employer branding to niezwykle ważny element w strategii HR w każdej firmie. Pozwala na zaprezentowanie firmy z perspektywy pracowników i zapewnia, że Ci obecni są zadowoleni z warunków i atmosfery pracy.

Webinary to wygodne narzędzie służące do employer branding. Możesz ich użyć, aby:

• zaprezentować aktualnie prowadzone rekrutacje,
• przeprowadzać „dni otwarte” dla potencjalnych pracowników lub trenerów online,
• organizować spotkania online z wybranymi członkami zespołu, aby kandydaci mogli poznać ludzi pracujących w Twojej firmie,
• przeprowadzać regularnie sesje Q&A dla swojego zespołu,
• zapraszać zespół do spotkań online, gdzie zaprezentujesz pracownikom nowe programy świadczeń pracowniczych, wydarzenia sportowe, w których mogą wziąć udział itd.,
• przeprowadzać ankiety dotyczące poziomu satysfakcji pracownika,
• poprawić komunikację wewnętrzną.

Spotkania zdalne z zarządem oraz menedżerami

Poza zapewnieniem efektywnej komunikacji z członkami zespołu musisz być w stałym kontakcie z CEO oraz zarządem. Do Twoich obowiązków może należeć:

• dostarczanie raportów dotyczących działań employer branding,
• omówienie strategii rekrutacyjnej oraz aktualnie prowadzonych rekrutacji,
• dostarczanie danych dotyczących procesu ewaluacyjnego pracowników

Jeśli członkowie zarządu znajdują się w różnych działach Twojej firmy, webinary ponownie mogą okazać się bardzo przydatne. Rozważ przeprowadzanie regularnych spotkań dla wyżej wymienionych osób, przykładowo, w każdy poniedziałek.

Wyślij do nich zaproszenie z platformy webinarowej. Przygotuj agendę i upewnij się, że jest dostępna w poczekalni przed rozpoczęciem spotkania.

Nie zapomnij o takiej funkcji jak custom branding, aby upewnić się, że wygląd pokoju webinarowego jest odzwierciedleniem Twojej marki. Twoja publiczność z pewnością to zauważy i doceni Twoje starania.

Nie obawiaj się wyzwań czekających na Ciebie w dziale HR – skorzystaj z webinarów, aby osiągnąć swój cel!

Sprawna komunikacja pomiędzy rozproszonymi działami oraz poszukiwania najlepszych profesjonalistów spoza lokalnego rynku – nie martw się, że nie będziesz w stanie sprostać tym wyzwaniom.

Potrzebujesz wsparcia w codziennych zadaniach? Zobacz, jak możemy Ci pomóc.