Przeglądasz Internet i z uczuciem zazdrości przemykasz oczami po ofertach firm, które rekrutują pracowników, po postach rekruterów, którzy radośnie obwieszczają na portalach społecznościowych, że poszukują kandydatów do pracy. Zamykasz przeglądarkę, przymykasz oczy, wzdychasz, a po głowie biegają Ci myśli, jak myszy po pustym kościele. Otwierasz Worda. Zwykle w takim momencie towarzyszyło Ci twórcze podniecenie, a teraz patrzysz w pusty plik, jak na początek drogi do klęski.
Nie wiesz, co napisać, jak przygotować ten nieszczęsny plan spotkania, podczas którego masz zakomunikować swoim ludziom, że podjęto bolesne decyzje. Na przykład takie, że większość z nich, konkretne osoby, muszą odejść. Nie jestem w takiej sytuacji jak Ty (szczęściara), więc tym razem, wyjątkowo, pozwól mi sobie pomóc. Przestaw się na pozytywne myślenie (łatwo powiedzieć) i odbiór.
Twoim pracownikom towarzyszy teraz poczucie niepewności, a Ty musisz jakoś ten stan zakończyć. Zatem skup się, bo przygotowałam dla Ciebie kilka inspiracji, które pomogą Ci zapełnić słowami ten pusty plik na ekranie.
Gdzie to zrobić?
Jeśli możesz spotkać się z nimi w firmie, to zrób to tam, ale nie prowadź tego spotkania zza biurka. Lepiej zaproś grupę do sali szkoleniowej, do stołówki. Jedną czy dwie osoby możesz zaprosić do siebie, ale o siadaniu za biurkiem nawet nie myśl.
Jeśli pracujecie zdalnie, to zrobisz to przez Internet. Jak nie korzystasz w kontaktach z zespołem z dedykowanych programów, użyj ZOOM lub FCC.
Możesz być też w sytuacji takiej, że ani jedno, ani drugie, więc pozostaje Ci zaproszenie ludzi do firmy, poprzez mail, list tradycyjny lub telefon. Jeśli spotkanie w firmie nadal nie jest możliwe, to jeśli tylko możesz – zadzwoń do pracownika. Jeśli z różnych względów nie możesz tego zrobić – napisz maila. Jeśli i to nie jest możliwe – napisz i wyślij list.
Kiedy to zrobić?
Zaplanuj to spotkanie z samego rana. Nieważne, czy pracujecie offline czy online. Informując zespół, że ma spotkanie z Tobą np. o 14:30 podsycasz tylko strach i niepewność. Cały dzień nic nie zrobią, bo będą mieli czarne myśli albo wymkną się po L4.
Razem czy z osobna?
Razem, jeśli masz do przekazania informację o: zmniejszeniu wynagrodzeń, skasowaniu premii i innych dodatków, likwidacji benefitów itp. Także gdy cały zespół, bądź kilka osób z zespołu dostaje wypowiedzenie. Z osobna, gdy wypowiedzenie dotyczy jednej lub dwóch osób. W myśl przysłowia „nie czyń drugiemu, co tobie niemiłe”, trzymaj się z daleka od przekazywania złych informacji przez SMS. Możesz go wykorzystać pośrednio, nagrywając np. filmik i SMS-em i wysyłać pracownikowi link.
Jak to zrobić?
Złą wiadomość przekaż na początku spotkania. Dlaczego na początku? Bo w szoku, w strachu, mózg daje człowiekowi sygnał do emocji. Ludzie tracą kontakt z racjonalnym myśleniem. Dlatego nie zwlekaj, nie owijaj w bawełnę, nie wygłaszaj mowy wstępnej. Powiedz im, skąd się to wzięło. Użyj liczb, przytocz kilka konkretów. W krótkich, żołnierskich słowach. Jeśli komunikujesz zwolnienia, możesz posłużyć się sformułowaniem: „wiem, że się boicie, bo dla niektórych z was spełni się za chwilę najgorszy scenariusz”. Wymieniając nazwiska, patrz na każdą z tych osób. Potem powiedz: „możecie się czuć zawiedzeni, bo mieliście nadzieje, że was to nie dotknie”.
Teraz możesz się spodziewać wybuchu emocji. Lepiej, jeśli zostaną wylane na tym spotkaniu, bo inaczej natychmiast rozejdą się po korytarzach albo wirtualnie (jeśli spotkanie było online), albo nastąpi jedno i drugie. I nie będziesz mieć nad tym żadnej kontroli. Podczas początkowego wrzenia emocji, aby nieco uspokoić sytuację, zadaj swoim ludziom pytania. Np. „Co was głównie niepokoi?”, „Jakie są najważniejsze rzeczy, które chcecie wiedzieć?”. Zbierając pytania od nich, zapisuj je albo na flipczarcie, albo w e-pliku. Odpowiadasz dopiero po wyczerpaniu pomysłów na pytania i uwierz, wtedy będą gotowi, żeby Ciebie słuchać. Fala emocji zacznie opadać. Nie musisz odpowiadać po kolei. Jak nie znasz odpowiedzi na jakieś pytanie, powiedz: „Tego nie wiem, ale się dowiem. Muszę się zastanowić / porozmawiać z (…), ale obiecuję odpowiedzieć jak najszybciej”. Albo: „Nie wiem, jak to będzie wyglądało za (…) dni/ tygodnie/miesięcy. Wiem, że teraz zrobiliśmy to w ten sposób, żeby (…)”.
Jeśli nie dostaniesz pytania o przebieg procesu (tego, którego spotkanie dotyczy), to opowiedz, jak to będzie wyglądało. Najlepiej, narysuj go na flipie, a przy spotkaniu online pokaż zrobiony wcześniej rysunek. Nie spiesz się, nie goni Cię teraz żaden deadline. Rób przerwy między jedną myślą, a drugą. Nie dowcipkuj i nie pocieszaj.
Tu masz kilka gotowych przykładów na rozpoczynanie zdań w ostatniej fazie spotkania.
– To, czego teraz wszyscy potrzebujemy, to…
– Zrobimy to tak właśnie, dlatego że…
– Wpłynie to w sposób bezpośredni na…
– Teraz potrzebujecie skupić się na…
– Na was/na pozostałych będzie to miało wpływ w postaci…
Komunikując ludziom cokolwiek, nie dawaj im złudnej nadziei. Oni muszą wiedzieć, że decyzje zostały przemyślane. Że nie są spontaniczne i emocjonalne. Pracownicy mają tendencję do podejmowania walki o zachowanie pozycji, więc z szacunku do nich zadbaj, aby Twój przekaz był jasny i klarowny oraz pokazywał, że decyzja jest ostateczna.
Na sam koniec powiedz zespołowi o swoich emocjach. Wystarczą dwa – trzy zdania. Patrz im w oczy (w kamerę), nie czytaj z notatek czy z ekranu. To musi być szczere.
Została jeszcze kwestia najważniejsza dla tych, których decyzje o zwolnieniach boleśnie dotknęły. Jak im pomóc, jak ich wesprzeć? Możesz zrobić bardzo dużo, korzystając ze sprytnych narzędzi. Jakich? Dowiesz się z lektury części II.
Wsparcie jest podstawą
Czy czasami zastanawiasz się, co Ty możesz zrobić, jak pomóc, jak wesprzeć członków Twojego zespołu, którzy znaleźli się za burtą? Możesz zrobić bardzo dużo, korzystając ze sprytnych tratw ratunkowych.
Jednym z moich – a zakładam, że być może również Twoich – autorytetów w dziedzinie przywództwa jest Winston Churchill. Tak zwany „efekt Churchilla” związany jest z sytuacją przekazywania niepopularnych, złych wiadomości. W grudniu 1941 roku, po ataku na Pearl Harbour, premier Churchill wystosował niezwykle uprzejmy list do ambasadora Japonii. Dziwne, prawda? W odpowiedzi na pytanie, skąd taka uprzejmość w tej sytuacji, odpowiedział: „Jeśli masz kogoś zabić, nic nie kosztuje cię, aby być dla niego miłym”. I warto odczytywać to wprost: ludzie łatwiej akceptują złe wieści, gdy osoba, która je komunikuje, bierze pod uwagę ich uczucia i losy, wykazuje empatię (skruchę?) oraz pozostawia możliwość wyrażenia opinii. Nie jesteśmy przyzwyczajeni do takich sytuacji, prawda? Zwykle posłańcy takich nienajlepszych nowin zachowują się w zupełnie przeciwny sposób: są oficjalni, chłodni, sztywni. Więc nie zachowuj się jak korpo-cyborg. Ty bądź jak Churchill.
Wróćmy zatem do tratwy. Żeby przygotować się do wodowania tej właściwej, trzeba zacząć od opracowania programu outplacementu. Mówiąc po polsku, chodzi o przygotowanie planu zwolnienia monitorowanego, czyli zestawu narzędzi, które pomogą osobie zwalnianej w przejściu przez proces zmiany. Ja wolę nazywać to wspólnym przygotowaniem tratwy do spuszczenia na wodę. Pracownik, któremu pomagasz, przeżywa najróżniejsze emocje i rozterki. A Ty nie jesteś ani ratownikiem morskim czy wysokogórskim, ani też coachem, czy psychologiem. Zapewniam Cię, że nie musisz mieć do tego żadnych specjalnych w/w umiejętności poza tymi, które masz i których użyłbyś/aś, gdyby chodziło o kogoś z Twojej rodziny. Nic specjalnego, poza człowieczeństwem.
Zatem przystąpmy do wyboru tratwy i stylu jej wodowania. Wspólne z pracownikiem (albo z całą grupą, jeśli jest w miarę jednorodna) opracuj strategię poszukiwania nowej pracy. Do wyboru masz tu kilka narzędzi. W zależności od osoby, użyjecie jednego z nich lub kilku jednocześnie.
Pomoc w napisaniu dokumentów aplikacyjnych
Oglądałeś/aś wiele CV, więc masz świadomość, że dzielimy je na te dobrze opracowane i takie, których nie da się czytać bez bólu zębów i przewracania oczami. No to do dzieła! Jak nie wiesz, jak się do tego zabrać – napisz do mnie. Pomogę Ci.
Przygotowanie do rozmowy rekrutacyjnej
Niejeden raz dane Ci było uczestniczyć w rozmowie rekrutacyjnej obok HR-u. Teraz chodzi o to, aby zrobić symulację takiej rozmowy. Zdradź pracownikowi jej kulisy. Myślę, że możesz liczyć na firmowy HR. Jeśli nie możesz, bo macie tylko dwie panie od kadr i płac, albo jak Ci HR odmówi (zawalone są pracą), to także możesz liczyć na wsparcie u mnie.
Stworzenie listy potencjalnych pracodawców
Zastanów się, czy konkurencja nie zatrudnia. Poszukaj też na portalach dedykowanych rekrutacjom. Dowiedz się, czy dany pracownik jest gotów do relokacji do innej miejscowości (dobrze jest znać jego sytuacje rodzinną, zanim wyskoczysz z takim pytaniem). W końcu pokaż mu, jakie portale ma do dyspozycji (poza tymi dwoma nazbyt oczywistymi).
Pomoc w znalezieniu nowej pracy.
A tutaj znajdziesz cały zestaw firm które w tym pomagają: https://www.inicjatywy.info/.
I jeszcze tu: ktozatrudnia.pl traffit.com/pomagamy Awesome People List PL justjoin.it/select recruiting brainfood HRowe Pogotowie.
Wsparcie w przygotowaniu profilu na LinkedIn
Masz profil na LI? Jeśli nie, to załóż takowy dla siebie i zaproś ludzi, których znasz z różnych kontekstów życiowych i zawodowych. Popatrz, jak wyglądają profile osób będących specjalistami w dziedzinie, w której Twój prawie były pracownik może mieć „mocne wejście”. Pomóż mu założyć własny profil lub zróbcie wspólnie lifting jego dotychczasowego profilu. Zwłaszcza dla specjalistów to teraz takie „must have”.
Kontakt z agencjami pracy i headhunterami
Agencje pracy znajdziesz bardzo prosto w wyszukiwarce. Nawiąż kontakt mailowy albo zadzwoń. Jak tego nie zrobisz, to się nie dowiesz, czy poszukują osób o takich kwalifikacjach, jakie mają Twoi (wciąż jeszcze) pracownicy. A teraz headhunterzy. Nie, nie żartuję, bo sprawdziłam osobiście ten sposób poszukiwania pracy. Znajdziesz ich na Linkedin. Przygotuj krótki tekst, w którym opiszesz, kim jesteś i dla kogo szukasz pracy i wyślij go do tych osób przez „Wiadomości”. Zapewniam cię, że zrobisz duże wrażenie i headhunterzy będą chcieli Ci pomóc. Dlaczego? Bo jesteś białym krukiem – rzadko który manager tak bardzo wspiera pracowników, którzy za chwilę znajdą się za burtą.
Identyfikacja mocnych i słabych stron pracownika
Najważniejsze jest tutaj nauczenie byłego (już za chwilę) podwładnego świadomości swoich mocnych stron, kompetencji, a także przekonania, że to jest ten moment na – być może – przekwalifikowanie się. Jak się do tego zabrać? To nie jest gadka – szmatka. Pokaż mu, czym jest SWOT (zakładam, że on nie wie) i poproś, żeby wszystkie ćwiartki wypełnił sam albo z domownikami. Niech Ci potem pokaże, co tam powpisywał, a Ty już dalej będziesz wiedzieć, co z tym robić. Jeśli chcesz to przegadać – napisz do mnie. Robiłam to z ludźmi wielokrotnie i uwierz mi: za każdym razem dokonywaliśmy w tych osobistych notatkach prawdziwych odkryć.
Możliwość szkolenia na koszt firmy
Doszliśmy do trudnego momentu, bo kasa (prawie) pusta? Tak Ci się tylko wydaje. Nie, nie proponuję dwudniowych szkoleń online miękkich czy jednogodzinnych, darmowych propozycji tego typu, których pełno jest teraz w Internecie. Nie po to robisz SWOT-a z pracownikiem, żeby teraz zbyć go nieprzydatną wiedzą, albo taką, której zaledwie liźnie trochę. Zajrzyjcie razem tutaj: https://www.udemy.com/. Do dyspozycji macie ponad sto tysięcy wielogodzinnych, wartościowych kursów online, z których każdy kosztuje tylko kilkadziesiąt złotych. Zakupienie dla pracowników po kilka wybranych pozycji nie zrujnuje finansów firmy, a może być im bardzo pomocne. No i organizacja nie wyjdzie w ich oczach na żarłocznego krwiopijcę.
Rekomendacja na Twoim profilu na Linkedin
Zakładam, że jednak masz tej swój profil na LI oraz sieć znajomych. Co Ci szkodzi zamieszczać co kilka dni po jednej rekomendacji dla każdego z Twoich (jeszcze ciągle Twoich) ludzi? Przecież wiesz, co każdy z nich potrafi. Przypomnij sobie ich ciekawe pomysły. Nie pisz banałów. Kilka słów od siebie wystarczy. Ważne, żeby tam znalazły się informacje o korzyściach, jakie potencjalnemu pracodawcy przyniesie zatrudnienie tego Twojego skarbu. Napisz, dlaczego musisz go oddać. Jeśli CV pracownika jest pełne wartościowych umiejętności, mieści się na jednej kartce i dobrze je opracowaliście graficznie, to możesz je załączyć zamiast grafiki. Ale najlepsze jest samo zdjęcie. Nie takie, na którym on wygląda jak swój własny portret pamięciowy, ale takie wiesz, w akcji. Po prostu „fajne”. Zostaw też swoją rekomendację na jego profilu. Krótko, szczerze. Zakładam, że nie masz kłopotu ze słowem pisanym, ale gdyby… napisz do mnie. W zasadzie nikt nie zabrania używać do tego celu Facebooka czy Messengera ale uważam, że LI najlepiej się sprawdzi.
Rekomendacja pisemna
Dotarliśmy do wyższej szkoły jazdy. Rekomendacje pisemne to zwykle zestaw słodkich banałów. Takie tam bla, bla, bla prosto z taśmy. Nikt ich nie bierze poważnie. Podzielasz tę opinię, więc uważasz, że pisanie rekomendacji to przeżytek i śmiech na sali. Nie, nie, nie. Ty możesz napisać rekomendację, która latami będzie wisiała u pracownika w salonie, oprawiona w ramki (widziałam na własne oczy!). Rekomendację, która będzie powodem do dumy. Taką, która faktycznie pomoże pracownikowi wygrać wyścig o pracę. Pewnie myślisz sobie, że łatwo mi mówić, bo to nie ja będę pisać, tylko Ty. No, nie do końca. Napisz do mnie maila. Jak tego nie zrobisz, nie dowiesz się, czy jestem w stanie pomóc Ci opracować takie teksty.
Dobiegamy do końca
Wspólna praca przy procesie doboru i wodowania tratwy nie zmieni biegu spraw, ale ograniczy negatywne skutki związane z wypowiedzeniem. To dla pracowników ogromna pomoc, wielkie wsparcie. Nie czują się opuszczeni, zaczynają pracować nad sobą, zaczynają dostrzegać różne możliwości: rozwój, przebranżowienie. Czują się zaopiekowani i wiedzą, że ten program indywidualnie dobrany jest przez Ciebie dla nich właśnie. Po to, żeby z pomocą tratwy mogli przemieścić się z jednej firmy do drugiej. Nie wierzysz. A założymy się?
Co Ty możesz z tego mieć?
Wzmacniasz swój autorytet. Zarówno w oczach tych ludzi, z którymi pozostajesz, jak i tych z którymi się rozstajesz. Poza tym karma wraca i nigdy nie wiesz, co jeszcze i kiedy się wydarzy. Nie przewidzisz, czy kiedyś rekomendacje tych ludzi, którym teraz pomagasz, nie przydadzą się Tobie. Zazwyczaj wykazujesz hojność finansową, kiedy widzisz, że ludzie zbierają pieniądze na operacje dla chorych dzieci, dla ofiar kataklizmów itp. Jak się czujesz, gdy naciskasz klawisz Enter, aby przelew poszedł? Wspaniale, prawda? W sumie koszt niewielki, bo to tylko pieniądze. W sytuacji, o której rozmawiamy w tym artykule, możesz ofiarować ludziom dużo więcej niż pieniądze: swoje człowieczeństwo.
Dasz radę. Bądź dobrej myśli, bo po co być złej?
Masz pytania, chcesz przegadać jakiś temat, napisz do mnie. g.marciniak@trenerzydlabiznesu.pl?
Autor: Grażyna Marciniak, Partner Biznesowy HR, HREXTERNAL
