Samobójcze gole i wzajemne pretensje nie przynoszą chluby w sporcie. A czym kończy się brak zespołowości w biznesie? W Avenga nie chcieliśmy tego sprawdzać. Pierwsze sygnały o wrażeniu anonimowości współpracowników i głodzie integracji w warunkach pandemii zamieniliśmy w spotkania wszystkich ze wszystkimi.

W rzeczywistości raz na trzy miesiące w ramach cyklu „Let Us Know” wszyscy spotykają się online z pracownikami jednego z firmowych działów. Podczas około półtoragodzinnej prezentacji odpowiadają oni na pytania zadane wcześniej przez pozostałych pracowników. Pogrupowanie pytań i nadanie odpowiedziom formy przemyślanej prezentacji – często ubarwionej anegdotami, gifami i memami – sprawia, że nigdy nie jest nudno. Spotkania są okazją do przypominania zasad i reguł obowiązujących w firmie, a jednocześnie wzajemnego poznawania się ludzi w półformalnej atmosferze.

Gramy do jednej bramki

Dzięki spotkaniom wszyscy uczestnicy wiedzą, co najbardziej frustruje finanse, z jakimi wyzwaniami mierzy się rekrutacja i co w czasie wolnym lubią robić pracownicy kadr. Nie brakuje też pytań o narzędzia i warsztat pracy, strukturę działów, podział obowiązków, czy kulisy pracy z klientami. Pracownicy poznają więc firmę od środka. Rozproszeni po biurach w sześciu miastach, zatrudnieni w rosnącej i dynamicznie reagującej na potrzeby klientów firmie IT dostają czas, w którym przypominają sobie, że są jednym organizmem. Tworzą jedną drużynę.

Pytania nie są „cenzurowane” – można spytać o wszystko. Prelegenci mają włączone kamery. W przypadku działów, liczących do 10 osób w roli prelegentów występują wszyscy członkowie zespołu, większe działy delegują swoich reprezentantów. Na spotkanie zapraszana jest cała firma – ponad 170 osób.

Za kulisami spotkań

Zgodnie z duchem Avenga wszystko, co dotyczy spotkań, dzieje się w chmurze. Prelegenci przygotowują prezentację w Google Presentation. Podczas spotkania na żywo na Google Meet wcielają się w rolę prowadzących, uzupełniając prezentację swoimi wypowiedziami. Platformą do zadawania pytań jest Slido.
Za zorganizowanie całego cyklu odpowiada międzydziałowy, 4-osobowy zespół koordynujący. To on w razie potrzeby pomaga działom w wyborze prelegentów, udostępnia szablon prezentacji, pilnuje harmonogramu przygotowań i zajmuje się komunikacją wydarzenia wewnątrz firmy. W jego skład wchodzą osoby, które już wcześniej wykazały się kreatywnością w działaniach wewnątrz firmy oraz chęcią do wprowadzania usprawnień i innowacji. Wszyscy są równi, dlatego główni odpowiedzialni zmieniają się wraz z kolejnymi odsłonami projektu.

Od rozpoczęcia przygotowań do spotkania upływa zwykle około 5 tygodni. Wybrani prelegenci najpierw poznają zadanie i założenia spotkania, ustalają jego termin. Na 3 tygodnie przed spotkaniem rozpoczyna się jego promocja w firmie: zapowiedź prezentacji kolejnego działu, przedstawienie prezenterów i linku do zadawania pytań na Slido. Pytania są zbierane przez tydzień, a następnie przekazywane do prelegentów pogrupowane na 4 tematy: rutyna w pracy, wyzwania w pracy, profil idealnego pracownika działu, anegdoty z życia działu. Ostateczna wersja prezentacji wraz z pytaniami konkursowymi powstaje na tydzień przed spotkaniem.

Efekty oparte na danych

Projekt ruszył w grudniu 2020 roku. Dotychczas odbyło się 5 spotkań, na których zaprezentowały się działy: sprzedaży, finansów, rekrutacji, płac i administracji. Zainteresowanie projektem mierzyliśmy liczbą pytań zadanych prelegentom. Zakładaliśmy, że każdorazowo będzie to 25-30 pytań. W praktyce sprzedaż dostała 37 pytań, finanse – 22, rekrutacja – 45, a płace – 31. Zakładaliśmy też, że w spotkaniach weźmie udział około połowy pracowników zatrudnionych w firmie. I nie zawiedliśmy się, bo zalogowanych uczestników mieliśmy od 48 do 57%. Podczas ostatnich dwóch spotkań przeprowadziliśmy też na koniec quiz sprawdzający zapamiętywalność przekazanych informacji, w którym wzięło udział około dwóch trzecich zalogowanych osób. Zwycięzcy quizu otrzymali symboliczne, ale spersonalizowane upominki. Po prezentacji, która odbywa się w godzinach pracy, uczestnicy dzielą się swoimi opiniami w ankiecie ewaluacyjnej. Odbiór jest więcej niż pozytywny.
Realnym efektem przeprowadzonych spotkań było wzajemne lepsze poznanie – począwszy od imion, twarzy, roli w zespole, dziale, firmie po bardziej złożone kwestie, jak codzienne obowiązki na danym stanowisku, wyzwania, które niesie wykonywanie danej pracy i jej znaczenie dla firmy. Łatwiej jest później współpracować z szacunkiem dla swojego czasu i pełnionych obowiązków.

Spotkania „Let Us Know” to jedna z wielu aktywności integrujących pracowników Avenga. W wewnętrznych badaniach opinii pracowników i rozmowach często słyszymy, że jesteśmy firmą otwartą, z dobrą atmosferą i przyjazną komunikacją. Mamy więc powody, by sądzić, że czasami banalne i proste działania sprawiają, że tworzy się coś, co innym jest trudno podrobić.

Izabela Galus
Talent and HR Manager w Avenga IT Professionals