Rozwój nowoczesnych technologii, a co za tym idzie coraz częstsze wykorzystywanie urządzeń mobilnych i rozwiązań chmurowych, zmienia procesy biznesowe oraz sposób organizacji pracy. Jak wynika z raportu Global Human Capital Trends 2016, zrealizowanego przez firmę Deloitte, 74 proc. liderów biznesu i HR uznało cyfryzację działu personalnego za ważny lub bardzo ważny kierunek rozwoju firmy. Z kolei według badań przeprowadzonych przez IDC [1], tylko 26 proc. polskich firm uwzględnia cyfrową transformację w swoich strategiach. Zapowiadane na 2017 rok nowe regulacje prawne powinny przyspieszyć cyfryzację procesów kadrowo-administracyjnych.
Od kliku lat utrzymuje się trend związany z optymalizacją i automatyzacją procesów administracyjnych w firmach. Sposobem na uproszczenie dotychczasowej pracy działów personalnych oraz złożonych i czasochłonnych procesów jest ich digitalizacja. Przejście z tradycyjnej papierowej formy zarządzania dokumentacją pracowniczą na cyfrową powoduje redukcję czasu, kosztów, jak również poprawia efektywność pracy całego działu HR. W tym kontekście wiele do zaoferowania mają technologie, a zwłaszcza proste, funkcjonalne narzędzia, które pozwalają zdigitalizować realizację procesów takich jak: obieg wniosków urlopowych, przekazywanie pracownikowi pasków płacowych, formularzy RMUA, czy corocznych deklaracji podatkowych. Takie rozwiązania znacząco podnoszą efektywność pracy działów personalnych oraz przyspieszają wykonywanie żmudnych i czasochłonnych czynności kadrowo-administracyjnych.
Za koniecznością cyfryzacji procesów kadrowo-administracyjnych przemawia także zapowiadana na rok 2017 zmiana przepisów prawnych. Zgodnie z przygotowanym przez Ministerstwo Rozwoju projektem ustawy, już wkrótce pracodawcy mogą zostać zwolnieni z konieczności prowadzenia dokumentacji pracowniczej w wersji papierowej. Nowe regulacje zakładają, że dokumenty takie jak: umowy o pracę, wypowiedzenia stosunku pracy, świadectwa pracy będą mogły funkcjonować w elektronicznej postaci. Umożliwi to firmom pełną digitalizację akt osobowych. W projekcie ustawy, która ma wejść w życie w połowie 2017 roku zawarto również zapis o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat. Pracodawca, który będzie tworzył dokumenty w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych w formie elektronicznej, będzie musiał dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Realizację tych zaleceń umożliwią elektroniczne teczki osobowe, które pozwalają tworzyć i przechowywać elektroniczne kopie dokumentów pracowniczych, a także przeszukiwać cyfrową wersję archiwum. Zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w eTeczce, która może funkcjonować bezpośrednio w systemie kadrowym, co z kolei oznacza prosty i szybki dostęp do niezbędnych danych. Teczki osobowe to nie jedyny obszar, który można zdigitalizować. Dzięki rozwiązaniu do elektronicznego generowania dokumentów, którego przykładem jest Document Generator, można uprościć i ułatwić także proces przygotowywania dokumentów kadrowo-płacowych. Znacznym uproszczeniem pracy działu kadr jest również cyfryzacja procesu przekazywania pracownikom pasków płacowych, rocznych deklaracji podatkowych PIT czy formularzy RMUA (IMIR). Wygenerowane automatycznie w systemie kadrowym dokumenty zostają opatrzone podpisem elektronicznym i w formie pliku PDF za pomocą rozwiązania ePaski wysyłane są do każdego pracownika na wskazany przez niego adres e-mail.
Co digitalizacja czynności kadrowo-administracyjnych oznacza dla firm? Nic innego jak łatwy i szybki dostęp do danych, oszczędność czasu, kosztów oraz wzrost efektywności i wydajności działu HR. W parze z digitalizacją dokumentów pracowniczych idzie także konieczność implementacji odpowiedniego systemu informatycznego do zarządzania kapitałem ludzkim, takim jak na przykład SAP HCM (Human Capital Management). Choć proponowane zmiany prawne są dopiero na etapie konsultacji i opiniowania, to warto już dziś podjąć pewne czynności i przygotować się do ich wejścia w życie. Tym bardziej, że wdrożenie rozwiązania informatycznego wspierającego zarządzanie kapitałem ludzkim czy uzupełnienie już funkcjonującego systemu o ww. dodatkowe narzędzia i produkty, nie jest procesem wymagającym znacznych nakładów czasu i kosztu. Zwykle implementacja systemu trwa klika miesięcy, w zależności od zasobów i możliwości firmy. Dlatego też, warto ją rozważyć póki jeszcze jest na to czas.
Korzyści wynikające z digitalizacji dokumentów pracowniczych odczują nie tylko pracownicy działu HR, ale wszyscy zatrudnieni. Nowoczesne rozwiązania informatyczne umożliwiają im samodzielny dostęp do danych i wykonywanie wybranych czynności w formie samoobsługi (np. sprawdzenie zawartości własnej elektronicznej teczki osobowej czy otrzymywanie na wskazany adres e-mail pasków płacowych lub deklaracji PIT), odciążając tym samym dział HR. Działania te mogą być realizowane zarówno na komputerze, jak i za pomocą urządzeń mobilnych.
W cyfrowej transformacji działu personalnego należy upatrywać przede wszystkim szeregu korzyści, jakie z tego trendu wynikają. Dzięki redukcji kosztów, a także uproszczeniu wielu procesów i poprawie efektywności pracy, działy HR będą mogły poświęcać więcej czasu na strategiczne wsparcie biznesu.
[1] Badanie IDC na zlecenie firmy Oracle.
<b>Autor: Ireneusz Hołowacz</b> – Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A., firmy dostarczającej produkty i usługi w obszarze rozwiązań SAP HCM i SAP SuccessFactors. Ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami.
