Firmy mogą mieć ogromny wpływ na to, by ich pracownicy byli efektywni. Co muszą robić, by tak było? Opowiada Małgorzata Czernecka, ekspert ds. efektywności, autorka pierwszego w Polsce raportu „Praca, moc, energia w polskich firmach”.

Być może po raz pierwszy w naszej historii dochodzimy do punktu, w którym zarządzanie energią pracowników i tworzenie energetycznych, nowoczesnych miejsc pracy, może okazać się jedną z niewielu skutecznych alternatyw, jakie mamy do dyspozycji w świecie bezlitośnie rosnących wymagań, krótkich deadline’ów i niekończących się list zadań. By utrzymać wysoki poziom energii do pracy i odpowiednią efektywność pracodawcy muszą w znacznie szerszym wymiarze sprostać nowej koncepcji zarządzania energią pracowników. Co prawda nie wpłynie to na ilość wykonywanej przez nas pracy, ale pomoże wykonywać tę pracę mądrze – z większą świadomością i w zgodzie z naszą biologią. W przeciwieństwie do maszyn powinniśmy brać tę ostatnią pod uwagę, jeśli zależy nam na kreowaniu nowoczesnych miejsc pracy, w których nie tylko chcemy, ale i możemy pracować efektywnie.

Współczesne zasady pracy mówią nam, że mamy robić coraz więcej i szybciej. Każdego dnia otrzymujemy ogromną ilość danych, które musimy sprawnie i bezbłędnie „obsłużyć”-przeanalizować, podjąć odpowiednie decyzje, przekazać dalej lub wdrożyć. Mamy coraz więcej spraw do załatwienia i coraz silniejsze poczucie, że musimy pracować dłużej, żeby nie zostać „w tyle”. To z kolei rodzi ogromny stres, frustrację i obniża naszą motywację do pracy. By termu zapobiec warto rozważyć zmianę podejścia do obowiązujących obecnie schematów działania i sprawdzić, co pracodawcy mogą zrobić w takich obszarach jak: sen i odpoczywanie, aktywność fizyczna, odżywianie, poczucie szczęścia i celu, aby pracownikom pracowało się lepiej.

W pierwszej kolejności warto zauważyć, że osoby które regularnie uprawiają aktywność fizyczną nie tylko są zdrowsze, ale mają też więcej energii do działania. Firmy powinny zachęcać pracowników do podejmowania aktywności, gdyż przyniesie im to same korzyści. Osoby ćwiczące łatwiej i szybciej przystosowują się do nowych sytuacji oraz cechują się większą odpornością na stres. Są mniej zmęczone i wykonują więcej zadań z większym zaangażowaniem. Dlatego warto zwrócić uwagę na wykorzystywanie przerw w pracy, które mogą być połączone z krótkimi ćwiczeniami. Można zaproponować pracownikom udział w szkoleniach i konsultacjach z lekarzami, ergonomistami, fizjoterapeutami, czy trenerami personalnymi. Ciekawym rozwiązaniem może też być stworzenie tzw. fit room’ów do ćwiczeń lub sal z małą siłownią.

Innym istotnym czynnikiem wpływającym na efektywność pracowników jest odpowiednie odżywianie. Regularne spożywanie posiłków podnosi wydajność osób pracujących aż o 20%, natomiast brak odpowiedniego nawodnienia organizmu ogranicza skuteczność pracy nawet o 30%. Warto więc zwrócić uwagę, by w zakładowej kawiarni czy kantynie można było zakupić zdrowe i zbilansowane posiłki, a w biurze dostępna była woda lub świeżo wyciskane soki. Można także wyeliminować ze spotkań i szkoleń słodkie przekąski i zastąpić je świeżymi i suszonymi owocami, warzywami czy kanapkami z pełnoziarnistego chleba. Warto też w ramach organizowanych w firmie dni zdrowia zaprosić dietetyka, który opowie co i jak jeść, aby mieć stały poziom energii do działania oraz czego unikać, kiedy mamy dużo zadań do zrobienia w ciągu dnia.

Nieodzownym elementem utrzymywania wysokiego poziomu energii jest regeneracja bierna, czyli sen. Ważne jednak, aby trwał od 7 do 9 godzin. Sen krótszy niż 6 godzin tworzy swojego rodzaju dług, który objawia się obniżonym nastrojem, problemami z koncentracja uwagi, większą skłonnością do irytacji oraz wyższym prawdopodobieństwem popełniania błędów. Osoby niewyspane, często budzą się już rano zmęczone, przez co te same zadania realizują aż dwa razy dłużej niż ich wyspani koledzy. Kluczem do sukcesu jest również regeneracja aktywna, czyli robienie sobie regularnych przerw w ciągu dnia. Przerwy mają bowiem wpływ na naszą produktywność, kreatywność, zapewniają wydajność pracy i mniejsze znużenie. Aby przerwa dała nam zastrzyk energii do realizowania kolejnych zadań, musi być przede wszystkim realną przerwą od pracy. Dobrze jest, jeśli w trakcie jej trwania wstaniemy od biurka, przejdziemy się, zjemy coś pożywnego, napijemy się wody i porozmawiamy o czymś innym niż praca. Organizacje mogą w tym skutecznie wspierać swoich pracowników, skracając np. spotkania o 10-15 minut, tak aby osoby mające kilka spotkań jedno po drugim, miały czas na przestawienie się z zadania na zadanie, złapanie chwili oddechu i… bycie punktualnym. Niestety kalendarze dużej liczby pracowników są bardzo obciążone spotkaniami i część z nich nie ma szans na jakąkolwiek przerwę od pracy. Dobrym pomysłem jest również wydzielenie przestrzeni gdzie pracownicy mogą odpocząć, spotkać się w nieformalny sposób, złapać oddech i zregenerować siły.

Na efektywność działania wpływa także zadowolenie. Szczęśliwi pracownicy mają o 10% mniejszą absencję i rotację, a ich wydajność jest o 5% wyższa od mniej szczęśliwych kolegów. Źródłem dobrej energii, a co za tym idzie wysokiej efektywności są relacje z innymi, oparte na współpracy, zaufaniu, wspieraniu i wzajemnej inspiracji. Produktywność pracowników związana jest z poczuciem bycia docenianym i otrzymywaniem pochwał. Dlatego tak istotne jest częste wyrażanie uznania przez szefów swoim podwładnym oraz współpracownikom. Związki międzyludzkie to rytmiczna oscylacja między dawaniem a braniem, mówieniem a słuchaniem, docenianiem drugiej osoby i poczuciem, że jest się równie docenianym. Relacje oparte na współpracy, zaufaniu, wzajemnej inspiracji są źródłem dobrej energii, która może decydować o naszym poczuciu zadowolenia. Instytut Gallupa ustalił, że produktywność pracowników związana jest m. in. z poczuciem bycia docenionym i otrzymania pochwały. Dużą rolę odgrywa tu lider, ale pozytywne informacje zwrotne od naszych współpracowników są równie ważne. W Polsce nie mamy zaszczepionej kultury mówienia miłych rzeczy, dostrzegania wysiłków. Może warto więc zmianę zacząć od siebie i swojej organizacji?

Wysoka produktywność i efektywność, związana jest również z poczuciem sensu tego co robimy oraz świadomości, że małymi krokami przybliżania się do ważnego dla nas celu. Droga zawodowa z widocznym celem, łączące nasze głębsze potrzeby, może stać się ważnym elementem budującym wysoką satysfakcję i zaangażowanie. Osoby, które wiedzą, co jest dla nich ważne, zarówno w życiu zawodowym jak i prywatnym, są skuteczniejsze i szybciej osiągają wyniki. Ważne więc, aby przełożeni byli zainteresowani zarówno obszarem zawodowym jak i prywatnym swoich pracowników i np. włączali do rozmów pytania związane z ważnymi dla nich potrzebami, celami, czy nawet pasjami. Może się bowiem okazać, że te elementy, które są dla pracowników niezwykle istotne, mogą odnaleźć również w pracy zawodowej, realizując zadania, które nie są bezpośrednio związane z ich stanowiskiem pracy. O wiele łatwiej zarządza się swoją energią, uwagą, zadaniami do wykonania jeśli wiemy, co jest dla nas ważne zarówno w pracy, jak i życiu prywatnym. Dzięki znajomości własnych celów wybory stają się prostsze, a ścieżka postępowania wyraźniejsza.

Małgorzata Czernecka – psycholog z kilkunastoletnim stażem, ekspert ds. efektywności i prezes Human Power.