W ostatnim czasie dużo się mówi w aspekcie rekrutacji, o przekazywaniu kandydatom feedbacku, czyli informacji zwrotnej. Tendencja jest jednoznaczna – należy to robić. Nadal spotyka się firmy czy agencje pracy, które tego nie stosują. Powodów jest kilka: brak czasu osób rekrutujących, brak pomysłów co do treści informacji, czasem także brak empatii. Ale czy kandydaci naprawde są gotowi na otrzymanie feedbacku?

Czy potrafią przyjąć te informacje w poprawny sposób, konstruktywnie?

Obecnie portale z ofertami pracy dają możliwość wysyłania informacji zwrotnej do kandydatów na każdym etapie rekrutacji. Takie wiadomości mozna skonstruowac osobiście i wysyłać je ręcznie lub skorzystać ze standardowych automatycznych maili, proponowanych przez portal. Jest to dobre rozwiązanie i jednocześnie  narzędzie usprawniające pracę rekruterom, co daje większe szanse na uzyskanie jakiejkolwiek informacji zwrotnej przez kandydata.

Problem z transparentnością w stosunku do kandydatów może pojawić się przy masowej rekrutacji lub wielu procesach prowadzonych jednoczesnie przez jednego rekrutera niedysponujacego czasem ani narzedziami do optymalizacji swojej pracy.  W takich przypadkach wysyłka spersonalizowanych maili informujących o wyniku rekrutacji do 100 lub więcej osób może być kłopotliwa lub wręcz niemożliwa.

Po co przekazywać feedback?

Osoby rekrutujące oprócz sytuacji związanych z brakiem czasu i możliwości przekazania feedbacku, boją się reakcji kandydata. I czasem jest to niestety uzasadniona reakcja.

Informacja zwrotna powinna przede wszystkim:

• Uświadamiać kandydatowi jego silne i słabsze kompetencje oraz motywować do pracy nad swoim rozwojem;
• Oszczędzać czas kandydatów, aby mogli podejmować dalsze działania w poszukiwaniu pracy;
• Budować relacje i wskazywać na kontakt,  aby była szansa współpracy w przyszłości;
• Dziękować za udział w rekrutacji i zainteresowanie ofertą/firmą.

Forma informacji zwrotnej

Rekruter powinien wypracować standardową informację zwrotną dla kandydatów, którą może przesyłać na każdym etapie rekrutacji. W wiadomości warto dać szansę na uzyskanie szczegółowych informacji. Komunikaty powinny być przygotowane w oparciu o przyjęte standardy firmowe, kulturę osobistą i zgodnie z prawdą.

Feedback powinien być informacją, którą kandydat może wykorzystać w przyszłości, do rozwoju i znalezienia pracy. Zatem treść powinna wskazywać pozytywne i wartościowe umiejętności oraz te, które można poprawić. Ważna jest szczerość przekazu i najlepiej posługiwanie się konkretami.

Jeśli powodem odrzucenia kandydata jest niedostateczna znajomość języka angielskiego, który jest niezbędny na danym stanowisku, to należy wprost o tym napisać. Jeśli kandydat w porównaniu do innych posiada mniejsze doświadczenie w jakim zakresie – taką informację także warto uświadomić.

Rekrutujący nie powinien pisać o swoich zaobserwowanych zachowaniach kandydata, gdyż jest to subiektywne odczucie.

W rekrutacji można spotkać różne formy przekazywania feedbacku. Jedną z ciekawszych jest np. nagranie filmiku do wszystkich kandydatów, informując o nie zakwalifikowaniu się do kolejnego etapu, wraz z podziękowaniem za zgłoszenie i zaproszeniem do następnych naborów. Takie postępowanie spotyka się z pozytywnym odbiorem grupy docelowej, gdyż rekrutujący wykonał działania, poświęcając swój czas na komunikację z kandydatem.

Odbiór feedbacku

Każdy człowiek jest inny i to co dla jednej osoby okaże się konstruktywnym feedbackiem, inna przyjmie jak krytykę lub swoisty atak na swoją osobę. Rekruterzy czasem spotykają się z “odwrotem” ze strony niezadowolonych kandydatów, np. w postaci maili o treściach niekulturalnych , krytykujących rekrutera lub firmę, wytykając  im błędy czy podważając decyzje. Niektórzy kandydaci cofają także zgodę na przetwarzanie danych, uniemożliwiając kontakt w przypadku przyszłych rekrutacji. Takie zachowanie  wiązać się może z samooceną kandydata i sposobami radzenia sobie ze stresem i krytyką. Warto jednak w takich sytuacjach przemyśleć swoje działania, gdyż mogą wiązać się z konsekwencjami tj. brak możliwości współpracy z takim pracodawcą w przyszłości.

Kandydaci powinni być świadomi, iż nie posiadają wszystkich informacji o firmie, jej kulturze, czy stanowisku na jakie aplikują, na etapie rekrutacji. Według także i tych kryteriów rekrutujący wybiera najlepszą osobę, czyli taką, która spełnia wymagania oferty ale również pasuje do organizacji.

Rekruter kontra kandydat

Warto zwrócić uwagę na transparentność i tworzenie poprawnych komunikatów oraz staranie się utrzymać poprawną komunikację w relacji rekruter-kandydat. Kluczowe jest ogólnie zachowanie profesjonalizmu, zarówno ze strony kandydata jak i rekrutującego, w czasie rekrutacji. Nie wchodźmy w obopólną polemikę i nie palmy mostów za sobą. Nigdy nie wiadomo w jakiej sytuacji kiedyś możemy się spotkać. Kierujmy się kulturą osobistą i budowaniem długofalowych relacji biznesowych.