Badania pokazują, że w czasie pandemii poświęcamy więcej czasu na pracę. Również przeciętny rozkład dnia pracy w 2020 roku znacznie się zmienił, podobnie jak spotkania pracownicze, w których znacznie częściej uczestniczymy. Zazwyczaj są one krótsze i oczywiście inne, ponieważ odbywają się online, a to najprawdopodobniej nie zmieni się w najbliższej przyszłości.

W poniższym artykule zwrócimy uwagę na znaczenie spotkań online z wirtualnym zespołem i jak je poprowadzić w sposób sprzyjający komunikacji.

Wzrost pracy zdalnej w ostatnich latach jest starszy niż pandemia

Google wymienia coraz większą liczbę badań i statystyk dotyczących modelu pracy zdalnej. Szybkie przejrzenie danych powie Ci, że:

• W 2020 roku – zanim na dobre rozpoczęła się pandemia – w Stanach Zjednoczonych zdalnie pracowało aż 7 milionów osób, co stanowi 3,4% całej populacji USA.
• Liczba osób pracujących zdalnie wzrosła o 44% w ciągu ostatnich pięciu lat.
• Elastyczne podejście do czasu oraz lokalizacji pracy są konsekwentnie uważane za najskuteczniejsze, niepieniężne sposoby zwiększenia retencji pracowników oraz równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym.
• Badania od Gallup pokazują, że optymalne zaangażowanie ma miejsce wtedy, gdy zespół pracuje poza miejscem pracy trzy do czterech dni w ciągu pięciodniowego tygodnia pracy.

Lista jest naprawdę długa i prowadzi nas do jednego, kluczowego pytania oraz obaw odczuwanych przez wielu pracowników i menedżerów zespołów. Co dzieje się z wydajnością, gdy Twój zespół pracuje przez większość czasu z domu?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, powołajmy się raz jeszcze na wyniki badań. Wbrew popularnym stereotypom statystyki pokazują, że:

• Pracownicy zdalni mogą być o nawet 25% bardziej produktywni.
• 85% przedsiębiorstw twierdzi, że umożliwienie elastycznych miejsc pracy przyczyniło się do ogólnej poprawy produktywności ich firm.
• Osoby, które pracują zdalnie co najmniej raz w miesiącu, są o 24% bardziej zadowolone i produktywne.

Dlaczego więc martwimy się o produktywność?

Oprócz stereotypów i uprzedzeń istnieje prawdziwy, namacalny problem. Cytowane wyżej badania w większości odnoszą się do czasów sprzed wybuchu pandemii COVID-19, które dziś możemy nazwać „idealnym” światem dla zdalnego pracownika. Przy okazji dotyczą również i świata, w którym obecnie nie żyjemy.

Rzeczywistość pracy w 2020 roku (i prawdopodobnie również później)

Powiedzieć, że praca zdalna jest idealnym rozwiązaniem dla każdego to zdecydowana przesada. Jesteśmy bowiem obecnie dalecy od idealnych warunków do jej wykonywania.

Większa produktywność, skupienie oraz zaangażowanie, widoczne w wynikach niezliczonych badań, prawdopodobnie nie biorą pod uwagę realiów, w jakich się znaleźliśmy. Przymusowe lockdowny czy zamknięte szkoły wymusiły przemianę dwupokojowych mieszkań w miejsca pracy dla co najmniej dwóch dorosłych ORAZ instytucje edukacyjne dla dzieci i nastolatków.

Musieliśmy opracować nasze harmonogramy na nowo tak, aby każdy członek rodziny miał szansę wykazać się efektywnością – a to nie jest łatwe do zrobienia. Wszystko to sprawia, że upragniona przez nas elastyczność staje się teraz zupełnie nieelastyczna.

W ostatnich, przeprowadzonych przez nas badaniach udowodniliśmy, że 49% ankietowanych nie miało odpowiednich warunków do pracy zdalnej albo nadal zmierza się z takimi problemami. Podczas gdy 59% osób jest zadowolonych z możliwości pracy z domu, 23% tęskni za biurową rzeczywistością.

Mamy tutaj do czynienia z kilkoma problemami.

Jesteśmy rozkojarzeni

75% osób pracujących z domu przed pandemią, korzystało z tej opcji, ponieważ napotykali tam mniej rozpraszaczy.

Jednak jest to dokładne przeciwieństwo tego, z czym boryka się dziś wielu z nas, jak rodzice wychowujący dzieci w domu, próbujący skupić się na przenoszeniu zadań z „w toku” na „wykonane” na wirtualnej tablicy Kanban. Przy okazji muszą również nadążać z odczytaniem ciągłych powiadomień ze skrzynki pocztowej lub komunikatorów. Nie jest to środowisko sprzyjające efektywnej pracy, lecz bardzo rozpraszające naszą uwagę.

Jest to szczególnie istotne dla nowych pracowników, którzy – według raportu Slack’a – najbardziej zmagają się z efektywną pracą i komunikacją w nowych miejscach pracy.

Jesteśmy samotni

Bez pracy ramię w ramię z innymi i bez spotkań na krótkie pogaduszki w biurze, często trudniej jest zainicjować rozmowy i łatwiej czuć się odosobnionym.

Szczególnie jeśli jesteś przyzwyczajony do pracy w biurze, może być Ci trudno poczuć się częścią zespołu. Wzrost w korzystaniu z platform do wideokonferencji może faktycznie świadczyć o chęci prowadzenia spotkań twarzą w twarz.

Trudniej jest współpracować i uczyć się od innych

Ciekawostką jest to, że jesteśmy bardziej skłonni do poprawy wydajności w zakresie poszczególnych zadań, gdy pracujemy zdalnie, ale odwrotnie jest w przypadku zadań wymagających współpracy zespołowej.

Poza tym, badanie przedstawione powyżej, pokazuje, że pracownicy czujący się bardziej związani z zespołem, mają większe szanse na poprawę wydajności w zakresie wspólnych zadań, niż ci, którzy czują się odizolowani.

Ciężko jest dostrzec szerszą perspektywę

Pomiędzy pomaganiem dzieciom w szkolnych zadaniach a wykreślaniem obowiązków z listy rzeczy do zrobienia w domu lub w pracy danego dnia, nie ma zbyt wiele czasu na to, aby spojrzeć na wszystko z góry.

Menedżerowie i kadra zarządzająca mogą napotykać trudności z planowaniem, opracowaniem strategii, myśleniem o przyszłych celach lub sposobach pomiaru wyników. Po prostu robimy wszystko, co w naszej mocy, aby osiągnąć chociaż to, co zaplanowaliśmy sobie na dany dzień.

I wszystkie powyższe, to powody, aby spotykać się online ze swoim zespołem.

Jak spotkania online z zespołem mogą Ci pomóc

Musimy wchodzić w interakcję twarzą w twarz, przynajmniej od czasu do czasu, aby zachować poczucie więzi i przynależności (co, jak wykazano w powyższych wynikach badań, może mieć bezpośredni wpływ na produktywność).

Haczyk jednak jest taki sam jak ze spotkaniami na żywo. Im więcej się spotykamy, tym mniej mamy czasu na wykonywanie naszej pracy. Tak więc ważne jest, aby jak najlepiej korzystać ze spotkań i dokładnie je planować, aby nie stały się one dla nas obciążeniem.

Poniżej znajduje się kilka przykładów na to, jak możesz efektywnie przeprowadzić spotkania poprzez połączenie narzędzi do wideokonferencji, takich jak ClickMeeting, z innymi narzędziami do współpracy i oprogramowaniem do zarządzania projektem.

Cotygodniowe/Codzienne spotkania statusowe/posiedzenia

Jeśli Twój zespół pracuje z wykorzystaniem metod agile, będą one oczywistą częścią Twojego tygodnia pracy. Nawet jeśli nie korzystasz ze Scruma w swoich projektach, dobrym pomysłem jest regularne spotykanie się, upewnienie się, że wszyscy wiedzą, co dzieje się w zespole, znają ogólny zarys nadchodzących projektów oraz są świadomi tego, nad czym pracują inni członkowie zespołu.

Znajdź sposoby na uniknięcie przekształcania spotkania statusowego na niekończącą się konferencję opisującą zadania, za którymi trudno nadążyć. Pamiętaj, że trudniej jest się skupić, gdy jesteś przed ekranem swojego komputera niż w sytuacji, gdy jest to osobiste spotkanie. Przygotuj więc szczegółowy plan wydarzenia i kontroluj czas przeznaczony na każdego członka zespołu.

Za pomocą dostępnych dzisiaj narzędzi, zadziwiająco łatwo można poczuć się jak na spotkaniu twarzą w twarz. Korzystaj z narzędzi do współpracy online, takich jak wirtualne tablice Kanban lub oprogramowania do zarządzania zadaniami, i udostępniaj je na pulpicie, aby zobrazować, nad czym obecnie pracujesz. Członkowie zespołu mogą dzielić się plikami, przykładowo, za pomocą opcji Prezentacji, lub ekranem, aby pokazać swoje postępy.

Upewnij się, że każdy w zespole jest za coś odpowiedzialny, a każde zadanie ma przypisanego swojego właściciela. Może być to szczególnie istotne przy pracy online.

Burze mózgów

Brak możliwości wymiany pomysłów ze współpracownikami może stanowić przeszkodę dla kreatywności. Organizowanie sesji burzy mózgów to dobry sposób na pozyskiwanie nowych pomysłów i wypracowanie twórczych konceptów dla kampanii lub wprowadzania nowych produktów na rynek.

Korzystaj z interaktywnej tablicy, aby zapisywać pomysły i zachować je na później. Pamiętaj o kluczowych zasadach sesji burzy mózgów – na tym etapie nie ma żadnych „złych” pomysłów. Im więcej ich powstanie podczas takiej sesji, tym lepiej. Wybierzesz później najlepsze i na nich oprzesz swoje dalsze działania.

Istnieje również wiele narzędzi do współpracy online w chmurze, których możesz używać podczas sesji burzy mózgów. Niektóre z nich znajdziesz w tym artykule.

Warsztaty strategiczne

Bez względu na to, czy przygotowujesz strategię marketingową na 2021 rok, przygotowujesz wypuszczenie nowego produktu czy funkcji na rynek lub opracowujesz mapę customer journey, warsztaty z odpowiednimi osobami w zespole stanowią ważny krok w tym procesie.

Mimo wszystko spotkania online mają swoje ograniczenia. Warsztaty często wymagają korzystania z fizycznych przedmiotów jak kartki, pisanie na tablicy lub praca w mniejszych grupach nad konkretnymi elementami. Na szczęście, większość z tych opcji jest teraz możliwa również w oprogramowaniu do wideokonferencji i opcji udostępniania ekranu.

A to prowadzi nas do najnowszej funkcji na platformie ClickMeeting, którą z radością się dzielimy – podpoje:

• Każde spotkanie online możesz podzielić na 20 podpokoi.

Każdy podpokój może pomieścić 25 osób, które się widzą, słyszą, pracują wspólnie nad zadaniami oraz wymieniają pomysłami.

Przywitanie możesz przeprowadzić w głównym pokoju, a następnie przypisać uczestników do indywidualnych podpokoi, gdzie mogą pracować nad zadaniami w mniejszych grupach. Pod koniec wróć do głównego pokoju, aby podzielić się spostrzeżeniami i wnioskami.

Spotkania 1:1 z członkami zespołu

Jeśli zarządzasz zespołem, niezwykle istotny jest kontakt z każdym jego członkiem. Nie ograniczaj się do monitorowania zadań w narzędziach do zarządzania projektem, ale zarezerwuj trochę czasu na szczerą rozmowę.

Daj znać pracownikom, co na nich czeka, pogratuluj sukcesów i mów o rzeczach wymagających poprawy. To ważne, aby szczególnie teraz monitorować ich samopoczucie. Czy potrzebują czegoś, co pozwoli im dokończyć pracę (i co to jest)? Czy dobrze znoszą obłożenie zadaniami, biorąc pod uwagę, że ich partner lub dzieci również są w domu?

Badania pokazują, że pracownicy zdalni doceniają pomoc niesioną przez menedżera. Łatwiej czuć się odpowiedzialnym i zaangażowanym, gdy jest się świadomym pełnego wsparcia swojego przełożonego.

Sesje wymiany wiedzy

Organizuj szkolenia online lub wspólne lunche, aby istotna wiedza dotarła do wszystkich. Może być to wyzwaniem, gdy pracownicy nie mają do siebie natychmiastowego dostępu.

Mogą być to zorganizowane poprzez sesje szkoleniowe, webinary lub warsztaty z udostępnianą prezentacją albo bardziej nieformalne spotkania skoncentrowane wokół tematów, podczas których uczestnicy chętnie wymieniają się doświadczeniami.

Niezależnie od formatu, nie pomijaj takich spotkań, szczególnie jeśli organizowałeś je również wcześniej, gdy każdy znajdował się w biurze.

Zaplanowane „spotkania przy kawie”/spotkanie towarzyskie w Internecie

Ponieważ Twój zespół nie może spotkać się na kawę lub pizzę w biurowej stołówce, poświęć trochę czasu na spotkania towarzyskie i budowanie zespołu w formie online. Umów się na wspólny lunch, przykładowo, raz w tygodniu lub dwa razy w miesiącu. Możliwość rozmawiania ze sobą bez ograniczeń związanych z formalnym spotkaniem pomoże wzmocnić więzi w zespole i złagodzić pewne napięcia.

Nie spotykaj się jednak zbyt często. Ludzie, szczególnie teraz, potrzebują przerw od ekranów. Zamiast więc dopisywać do swojej listy spotkań online kolejne konferencje i sesje, zdecyduj się na nieformalne spotkanie raz na jakiś czas. Daj pracownikom swobodę przebywania i rozmawiania o wszystkim, ale nie zmuszaj ich do niczego.

Podsumowując…

Spotkania online są niezbędne do utrzymania ducha zespołu oraz budowania i kontaktów – tak długo, jak jest to możliwe w ramach możliwości Twoich współpracowników. Tak więc, planując swój tydzień, nie zapomnij zarezerwować miejsca na inne działania i ich realizację.

Należy wziąć również pod uwagę fakt, że praca zdalna oznacza dłuższe godziny pracy dla wielu pracowników, więc ważne jest, aby planować i prowadzić spotkania mądrze. W przeciwnym razie wszyscy nieuchronnie narażamy się, prędzej czy później, na spadek wydajności.

Masz własne, sprawdzone wskazówki, jak prowadzić produktywnie spotkania zespołu online? Podziel się nimi w komentarzach!