Marzenie ściętej głowy – wydłużyć dobę, aby mieć więcej czasu na zrobienie wszystkiego. A szczególnie tych rzeczy, które każdego dnia wpisujemy do kalendarza, ale z jakiegoś powodu nie udaje się ich zrealizować i przepisujemy je na listę zadań do zrobienia kolejnego dnia. Bo gdyby tylko było więcej czasu to na pewno bym je odhaczyła. Tylko czy aby na pewno?

Z pojęciem efektywności osobistej zetknęłam się kilka lat temu, kiedy to pochłonięta zatrważającą ilością zadań i projektów próbowałam zrobić wszystko najlepiej jak potrafię i w terminie, ale nijak udawało mi się to osiągnąć. Zawsze było coś, co na koniec dnia zostawało, a ja kończyłam z poczuciem niedoczasu oraz frustracji, że po raz kolejny muszę zabrać pracę do domu. I wtedy to zaczęłam się interesować pojęciem zarządzania sobą w czasie, choć ja wolę nazywać tę umiejętność efektywnością osobistą, bo po pierwsze to coś, z czego korzystam na gruncie zawodowym, jak i prywatnym, a po drugie to zbiór konkretnych technik, które właściwie wykorzystane pozwalają pracować mądrzej, a nie ciężej. Przed Tobą kilka wskazówek, które pomogą Ci uporać się z syndromem tzw. biegania z pustą taczką.

Rozpraw się z mitami na temat czasu

Ja zaczęłam od chyba najbardziej popularnej wymówki w korporacyjnym świecie, a mianowicie „Nie mam czasu”. Jak często słyszysz ją z ust swoich współpracowników? A jak często sam jej używasz? Mi zdarzało się to dość często do momentu, gdy nie natrafiłam na słowa Timma Ferrisa, autora bestsellera „4-godzinny tydzień pracy”, który powiedział mniej więcej coś takiego „Jeśli mówisz mi, że nie masz czasu, odpowiem Ci – MASZ! Po prostu brakuje Ci priorytetów”. Zdałam sobie sprawę, że moje „nie mam czasu” nie wynika z tego, że mi go faktycznie brakuje, ale że w danym momencie zajmuję się innymi sprawami, bo taki nadałam im priorytet do realizacji. Z jakiegoś powodu są dla mnie pilniejsze (choć nie zawsze ważniejsze) aniżeli inne, alternatywne zadania. Dzięki takiemu podejściu nauczyłam się inaczej rozmawiać z ludźmi. Dziś proszona o zrobienie czegoś, na co nie mam przestrzeni w kalendarzu, odpowiadam „Nie wykonam tego dla Ciebie, ponieważ w tym momencie moim priorytetem jest … (i tu mówię o tym, co aktualnie zaprząta mi głowę). To co mogę dla Ciebie zrobić to porozmawiać, jak pilnym i ważnym priorytetem jest Twoje zadanie oraz sprawdzić, jak mogę zarządzić moimi tematami i gdzie mogę to wpleść”. Brzmi inaczej, niż oklepane „Nie mam czasu”, prawda? Daje mi też poczucie sprawstwa, a to dlatego, że czasem nie da się zarządzać (no bo jak możesz zarządzać czymś, czego nie ma, co jest ulotne i nieuchwytne?), ale priorytetami już tak.

Drugim mitem, choć trochę musiałam dojrzeć, aby się z nim rozprawić, była wielozadaniowość, którą niejednokrotnie podkreślałam jako jedną z moich największych zalet na gruncie zawodowym. Bo jaki pracodawca nie chce pracownika, który w tym samym czasie potrafi wykonać kilka zadań i to skutecznie? Odebrać telefon, przeczytać maila, odpowiedzieć na pytanie koleżanki, sprawdzić status w projekcie a na to wszystko brać udział w spotkaniu i jeszcze być merytorycznie aktywnym! Marzenie! Owszem, ale nierealne. A to wszystko ze względu na nasz umysł, który powoduje, że na gruncie natury bardziej podobni jesteśmy do słonia niż do ośmiornicy. Skąd takie porównanie? Już wyjaśniam. Ośmiornica uważna jest za najinteligentniejsze ze wszystkich kręgowców. Posiada osiem ramion, z których każde zdolne jest do zupełnie niezależnego działania, ponieważ podstawowe ośrodki kontroli celowego ruchu osadzone są w układzie nerwowym samego ramienia. To powoduje więc, że ośmiornica może „zajmować się” wieloma sprawami jednocześnie a każda macka wykonywać zupełnie inną czynność. Jako ludzie bardziej naturalnym i zdrowym dla naszego mózgu jest funkcjonowanie jak słoń, który do działania wykorzystuje swój podstawowy narząd, czyli trąbę. To bardzo precyzyjne narzędzie posiadające aż do 150 tysięcy odrębnych mięśni, jednakże pomimo swojej skomplikowanej budowy nie daje słoniowi możliwości jednoczesnego wkładania pożywienia do gęby i obsypywania się piaskiem po ciele. Słoń skupia się tylko na jednej czynności na raz i stara się ją wykonać bardzo precyzyjnie.

I żeby była jasność – nie twierdzę, że wielozadaniowość jest całkowicie zła czy niemożliwa. Ilość bodźców i informacji docierających do nas w ciągu jednej minuty jest tak ogromna, że musimy sobie radzić z ich przetwarzaniem w czasie rzeczywistym. Staram się raczej pokazać, że przy zadaniach wymagających koncentracji ciągłe rozpraszanie naszej uwagi będzie raczej obniżało naszą skuteczność niż pozwalało na wykonanie dwóch rzeczy na raz. A to dlatego, że nasz mózg działa na zasadzie start /stop. Aby podczas rozmowy ze współpracownikiem odczytać jednocześnie maila, nasz mózg wykona następującą sekwencję operacji: zatrzymaj proces uważnego słuchania, włącz proces słuchania selektywnego, włącz proces czytania, wyłącz proces czytania, uruchom proces uważnego słuchania. Oczywiście przedstawiam to wszystko w uproszczonej formie aby zachęcić Cię do refleksji, kiedy multitasking jest faktycznie przydatny, a kiedy może powodować wydłużenie czasu wykonywania czynności i doprowadzić do obniżenia jakości.

Zaplanuj planowanie

Po pierwsze planuj kolejny dzień dnia poprzedniego. Zajmie Ci to kilka minut, a pozwoli rozpocząć następny dzień z poczuciem, że wiesz, co masz robić i na czym się skupić. Nie ma chyba nic gorszego dla efektywności osobistej niż zaczynać dzień pracy pytaniem „To co my tu dziś mamy do zrobienia?”. Ja najczęściej robię to na koniec dnia, kiedy mój organizm nie ma już siły na myślenie koncepcyjne. Robię rewizję tego, co zadziało się dziś i na podstawie tego tworzę plan na jutro.

Po drugie, wpisz na liście to-do wszystkie zadania do wykonania a następnie wybierz spośród nich trzy najważniejsze (tylko trzy, nie więcej), które na pewno wykonasz danego dnia. Ja, aby ułatwić sobie to zadanie, często zadaję pytanie „Jakie trzy zadania spowodowałyby, że po ich wykonaniu uznałabym ten dzień za wyjątkowo efektywny?”. To te zadania są moimi priorytetami. To drogowskazy, od których zaczynam moją pracę. Pozwalają mi też skupić się na tym, co naprawdę ważne, bo niestety zdarza mi się mieć tendencję do zaczynania dnia od rzeczy najprostszych, ale nie najważniejszych. One co prawda dają poczucie, że coś się dzieje i że pracuję, ale na koniec dnia mam wyrzuty sumienia, że niby tyle zrobiłam, ale robota i tak nie poszła do przodu. Dlatego właśnie trzy najważniejsze zadania trzymają mnie w ryzach i dają jasny plan. Dla bardziej wprawionych polecam tę zasadę zastosować również dla całego tygodnia. Tak samo wypisujesz zadania na cały tydzień i spośród nich wybierasz trzy kluczowe, bez wykonania których nie będziesz mógł nazwać tygodnia wyjątkowo dobrym.

Po trzecie, korzystaj z zasady 60/20/20, która mówi, aby planować jedynie 60% swojego dnia pracy. Masz więc około 5 godzin na efektywne wykorzystanie. Pierwsze 20% pozostaw puste. To czas na tzw. sprawy niezaplanowane, czyli wrzutki i pożary. Zdarzają się każdemu, dlatego najlepszym sposobem na to, aby nie rozwalały Ci dnia, jest… zaplanowanie na nie czasu! Na pierwszy rzut oka wydało mi się do absurdalne ale tylko do momentu, gdy zdałam sobie sprawę, dlaczego wrzutki i pożary są takie frustrujące. No bo skoro zaplanowałam sobie pełne 8 godzin pracy i nagle pojawia się coś niezapowiedzianego, to muszę na szybko zmieniać plany i znów kończę dzień z poczuciem niewyrobienia się. Dlatego zasada 60/20/20 mówi: planuj z głową. Rzeczy niezapowiedziane też da się umieścić w kalendarzu. Jeśli się nie wydarzą, to czas na nie zarezerwowany będziesz mógł przeznaczyć na inne zadania z listy. A co z pozostałymi 20%? To tzw. czas kreatywny lub czas na myślenie, w trakcie którego dokonujesz podsumowań, rewizji, zmieniasz priorytety lub planujesz rzeczy ważne zgodnie z koncepcją macierzy Eisenhowera. I co ciekawe, to jest ten czas, na brak którego najczęściej narzekamy. No bo jak to, mam planować czas na myślenie? Tak! Jeśli 20% wydaje Ci się za długie, zacznij od 15 minut każdego dnia. Zarezerwuj w swoim kalendarzu slot i codziennie w ciągu tych kilku minut podsumuj miniony dzień: sprawdź czy wykonałeś 3 najważniejsze zdania z listy i z jakim efektem, zastanów się, co jeszcze zniknęło z Twojej listy to-do i pomyśl nad zadaniami na jutro. I jeszcze jedna rada, która mi sprawdza się rewelacyjnie: odpowiedz na pytanie „Co było dziś moim największym rozpraszaczem / pożeraczem czasu?” i zapisz odpowiedź na kartce. Być może masz w swoim otoczeniu kolegę, który każdego dnia wchodzi do Twojego pokoju i opowiada o tym, co robił poprzedniego wieczoru. A może Twój czas skutecznie konsumują wizyty w pracowniczej kuchni? Moje doświadczenia podpowiadają, że kuchnia jest jednym z największych pożeraczy czasu, bo gdzie jak nie w kuchni słyszy się najciekawsze newsy z firmowego backstage’u. Po jakimś czasie prześledź to, co skrzętnie zapisywałeś na kartce z rozpraszaczami i zobacz, co pojawiało się najczęściej, innymi słowy – co jest Twoim największym złodziejem czasu. W następnym kroku możesz pomyśleć, jak go wyeliminować a następnie, jak wykorzystać ten uwolniony czas.

Dwa kluczowe pytania

Na koniec metoda, której odkrycie było przełomem dla mojego biznesowego kalendarza. Dotyczy ona firmowych spotkań, których zdarzało mi się odbywać kilka każdego dnia. Niekiedy dwa lub nawet trzy nakładały się na siebie i musiałam albo wybierać, na którym się pojawić albo bywać na każdym, ale przez chwilę. Aż w pewnym momencie zaczęłam organizatorom spotkań zadawać dwa pytania:

1.     Czy moja obecność na tym spotkaniu jest kluczowa?

Jeśli otrzymywałam odpowiedź „tak”, to precyzowałam „Z jakiego powodu?”. Wielokrotnie jednak słyszałam „Dobrze, abyś się pojawiła”, a to zawsze była dla mnie znak, moja obecność ma raczej status nice-to-have niż must-be. I takim spotkaniom mówiłam stanowcze NIE prosząc organizatora o przesłanie mi podsumowania lub zadzwonienie po mnie, jeśli okaże się, że jestem niezbędna. Uwierz mi – takich telefonów miałam może kilka. Drugie pytanie:

2.     Co się stanie, jeśli się nie pojawię?

Jeśli na to pytanie również słyszałam odpowiedź „Dobrze, abyś się pojawiła”, to postępowałam jak powyżej. Po kilku tygodniach stosowania tej metody zauważyłam, że uwolniłam w ten sposób co najmniej kilka godzin w swoim kalendarzu.

Na osiąganie mistrzostwa w obszarze efektywności osobistej nie ma jednej dobrej rady. Przytoczone powyżej są tymi, które mi pomogły. Polecam zacząć od wybrania jednej i stopniowo włączać do swojego repertuaru kolejne. Jeśli dzięki nim zauważysz, że uwolniłeś choćby kilka minut dziennie, to już sukces. Pamiętaj, w perspektywie miesiąca to łącznie dobrych parę godzin!