Na początek definicja. Czym jest exit interview? To rozmowa przeprowadzana z odchodzącym pracownikiem przez managera działu, w którym pracował lub przez pracownika wewnętrznego działu HR. Jej główne zadanie to poznanie przyczyn odejścia z firmy, jak również poznanie opinii pracownika na temat organizacji. Informacje uzyskane podczas takiej rozmowy są niezwykle cenne dla pracodawcy i w rezultacie mogą pomóc poprawić ogólne funkcjonowanie firmy. – Exit interview to wartościowe narzędzie, które sprawdza się w organizacji. Jego prawidłowe przeprowadzenie i dokładne przeanalizowanie wyników może przynieść firmie wymierne korzyści – wyjaśnia Katarzyna Prażanowska, Talent Acquisition Leader w firmie doradztwa personalnego HRK S.A.

Rozmowa nieobowiązkowa

Uczestnictwo odchodzącego pracownika w exit interview jest dobrowolne. Nikt w firmie nie ma prawa zmusić go do odbycia takiej rozmowy. Warto jednak zgodzić się na jej odbycie chociażby z takiego powodu, jakim jest chęć pozostania w dobrych relacjach z byłym pracodawcą. Nie można wykluczyć, że osoby, które teraz kończą współpracę, po pewnym czasie wrócą do firmy, bogatsze o nową wiedzę i doświadczenia. Z drugiej strony, nie zapominajmy, że w ten sposób budujemy swoją sieć kontaktów. Rozpoczynając pracę w nowej firmie może okazać się, że dotychczasowy pracodawca, będzie naszym klientem. Warto więc podtrzymywać nie tylko prywatne znajomości, ale także rozwijać dotychczasowe znajomości biznesowe. Mówiąc kolokwialnie, nie warto palić za sobą mostów.

Zaproszenie na exit interview jest także oznaką, że organizacja liczy się ze zdaniem pracowników. Dla odchodzącej osoby stanowi to sygnał, że pracodawca ceni jej opinię i chce skorzystać z wiedzy, którą ta osoba może przekazać. Podzielenie się z rozmówcą szczerą opinią na temat firmy, może przełożyć się na poprawę warunków pracy w danej organizacji.

Na żywo czy online?

Wprowadzając do firmy narzędzie, jakim jest exit interview, warto zacząć od przygotowania kompleksowego kwestionariusza, który pozwoli uporządkować informacje, jakie chcemy otrzymać. Na początku należy ustalić, jaką wiedzę merytoryczną na temat kultury organizacyjnej i funkcjonowania firmy chcielibyśmy uzyskać, a także – w przypadku pracowników odchodzących z własnej woli – jakie były kluczowe powody, dla których zrezygnowali z pracy. Istotne jest stworzenie jednego, jak najbardziej uniwersalnego formularza, który będzie przeznaczony dla wszystkich pracowników. – Zakres pytań i zagadnień zależy oczywiście od stanowiska, na jakim dana osoba pracowała, np. pracownika administracji nie będziemy pytać, jak ocenia system premiowy w firmie. Chodzi o to, aby w miarę potrzeb formularz rozszerzać o pewne pytania, lub z nich rezygnować – tłumaczy ekspertka HRK S.A.

Katarzyna Prażanowska zdecydowanie preferuje przeprowadzenie exit interview w formie rozmowy w cztery oczy. Jej zdaniem forma ankiety nie jest wystarczająca, ze względu na ograniczone możliwości udzielania odpowiedzi. – Z reguły ankieta ma charakter pytań zamkniętych, więc nie ma możliwości, aby dany temat podrążyć, zadając pytania dodatkowe, co jest możliwe podczas rozmowy face-to-face – dodaje ekspertka. W warunkach, gdy nie ma możliwości przeprowadzenia rozmowy osobiście, warto odbyć rozmowę telefoniczną, np. gdy odchodzą osoby, pracujące w oddziałach firmy.

Należy pamiętać, aby rozmowę końcową odbyć jak najszybciej od zapadnięcia decyzji  o zakończeniu współpracy. Zazwyczaj tego typu rozmowy są przeprowadzane nie wcześniej niż na około dwa tygodnie przed odejściem pracownika z firmy. – Oczywiście te terminy są różne:  czasem pracownik w ostatnim okresie zatrudnienia  ma plany urlopowe, a czasem odejścia odbywają są z dnia na dzień.  Natomiast im szybciej tym lepiej – podsumowuje Prażanowska.

O co i jak pytać?

Zadając pytania zamknięte, otrzymamy konkretne, łatwe do analizy dane. Z kolei pytania otwarte pozwolą na zebranie pogłębionych informacji, dlatego też warto zadać ich więcej niż pytań zamkniętych. Pytania  dobrze jest uporządkować według poszczególnych zagadnień. Pierwsza część może dotyczyć oceny pracy na dotychczasowym stanowisku, współpracy z przełożonym i współpracownikami. W tym miejscu można również zadać pytania dotyczące sugerowanych zmian, zarówno na stanowisku pracy, jak i w firmie. Uzyskane informacje mogą posłużyć do wprowadzenia zmian i usprawnień, zwiększających efektywność procedur stosowanych w organizacji. Kolejny zestaw pytań może dotyczyć pozytywnych i negatywnych aspektów pracy, w tym m.in. nabytych w okresie zatrudnienia kompetencji i umiejętności.

Jeśli decyzja o zakończeniu współpracy została podjęta przez pracownika, dodajmy do rozmowy pytania o powody rezygnacji. – Starajmy się uzyskać informacje, co skłoniło pracownika do podjęcia takiej decyzji. Jeśli była to oferta pracy z innej firmy, dopytajmy, czym różni się ona od tego, co my oferujemy, jakie były kluczowe elementy, które przeważyły o podjęciu decyzji – tłumaczy ekspertka. A czy są pytania, których lepiej nie zadawać? – Nawet w przypadku, gdy pracownik rozstaje się z firmą w konflikcie, nie warto unikać pewnych pytań. Oczywiście zawsze te informacje trzeba przefiltrować, tym bardziej, gdy ktoś został zwolniony, to z wiadomych przyczyn może wypowiadać się na temat swojego szefa mało korzystnie – dodaje Prażanowska.

Zdarza się,  że na koniec rozmowy pracownik zostaje poproszony o podpisanie protokołu. Z reguły jednak informacje przekazane podczas rozmowy końcowej są w pełni anonimowe. Nim jednak zadamy pierwsze pytanie, powinniśmy wytłumaczyć pracownikowi, jaki jest cel spotkania i jaki będzie jego przebieg. Zapewnienie odpowiednich warunków podczas exit interview jest niezwykle ważne. Pracownik powinien mieć poczucie, że może wypowiadać się w pełni swobodnie. Ważne jest odbycie rozmowy w przyjaznej i spokojnej atmosferze. Jeśli exit interview przeprowadza osoba, z którą pracownik ma dobre relacje i darzy ją zaufaniem, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że otrzymane odpowiedzi będą  w pełni szczere. Tylko wtedy exit interview przyniesie oczekiwany rezultat.

Analiza danych

Dla pracodawcy exit interview jest idealnym narzędziem służącym do usprawnienia polityki personalnej. Informacje zwrotne uzyskane podczas rozmowy z odchodzącym pracownikiem są doskonałym punktem wyjścia do wprowadzenia konstruktywnych zmian i ulepszenia działania przedsiębiorstwa. Z kolei poznanie powodów odejścia pracowników i ich analiza pomaga pracodawcy przeciwdziałać rotacji. Firma uzyskuje szereg informacji na temat kultury pracy w organizacji, zasad współpracy i komunikacji, motywacji, oceny systemu wynagrodzeń, czy przeprowadzanych szkoleń. – Dobrze raz na jakiś czas zebrać wszystkie dane z rozmów przeprowadzanych w danym okresie i dokonać analizy. W prosty sposób możemy uzyskać informacje, ile osób za powód odejścia z firmy podało złą atmosferę w zespole lub niskie wynagrodzenie. Znając statystyki, będziemy wiedzieli, nad jakimi elementami musimy popracować – wskazuje Katarzyna Prażanowska. Zdarza się, że dane uzyskane podczas wywiadu stanowią podstawę do tego, aby podjąć próbę zatrzymania pracownika w firmie, np. poprzez propozycję podwyżki, awansu, zmianę zakresu obowiązków.

Podsumowując, exit interview powinien być rzeczową rozmową prowadzoną w przyjaznej atmosferze. Powinna to być praktyka stosowana nie tylko w dużych firmach, ale także w tych mniejszych. Prowadzone systematycznie wywiady z każdym z odchodzących pracowników, dadzą wartościowe informacje dotyczące trendów istniejących w firmie, błędów popełnianych w zarządzaniu oraz koniecznych do przeprowadzenia zmian w organizacji.