To nie z motywacją mamy problem, czyli o zadbanej komunikacji, która daje korzyści pracownikom i firmie, rozmawiamy z Joanną Antonik, przedsiębiorcą, doświadczonym sprzedawcą, trenerem sprzedaży, coachem, certyfikowanym konsultantem DISC D3.
HRnews.pl: Po co nam ta cała komunikacja w firmie? Czy nie jest to po prostu modny i chwytliwy temat?
Joanna Antonik: Kiedy pytam przedsiębiorcę, co jego zdaniem należałoby usprawnić w firmie, nad czym chciałby popracować, to najczęściej słyszę, że nad motywacją, zaangażowaniem i odpowiedzialnością pracowników. Obiecuję wówczas, że jeszcze podczas tej rozmowy wrócimy do tych tematów i proponuję, abyśmy najpierw porozmawiali o komunikacji. Z moich obserwacji wynika, że wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy, jak istotną rolę dla realizacji celów firmy ona odgrywa. Chodzi tu o jakość i poziom komunikacji pomiędzy ludźmi w organizacji. Bo coś, co jest podstawą współpracy i skuteczności jest często traktowane po macoszemu i z lekceważeniem.
HRnews.pl: Jakie więc konkretne korzyści dla przedsiębiorcy i pracowników płyną z poprawy jakości komunikacji w firmie?
Joanna Antonik: Skuteczna komunikacja to nie tylko zarządzanie informacją, ale przede wszystkim jasne przedstawianie kierunków rozwoju firmy. To sposób na umożliwienie zgłaszania pomysłów i usprawnień, uświadomienie w jakim stopniu działania każdego pracownika przekładają się na realizację celów biznesowych firmy. Odpowiednia komunikacja zaowocuje poprzez zwiększenie zaufania, otwartości i współodpowiedzialności w zespole. W zarządzaniu komunikacją wewnątrz firmy w czasach kiedy członkowie zespołu są często przedstawicielami kilku pokoleń, najważniejszym wyzwaniem dla pracowników jest wzajemne zrozumienie, akceptacja różnic oraz umiejętność współpracy w oparciu o tę wiedzę.
HRnews.pl: Skoro już wiemy, że zadbanie o ten aspekt będzie korzystne, to od czego zacząć wznoszenie komunikacji na wyższy poziom?
Joanna Antonik: Przygotowanie do usprawnienia komunikacji w firmie najlepiej zacząć od obserwacji, rozmów z pracodawcą, menedżerami i pracownikami różnych szczebli, żeby zebrać jak najobszerniejszy obraz sytuacji. Następnie warto przejść do analizy i diagnozy sytuacji – określić punkt, w którym jesteśmy, wskazać kierunek w jakim zmierzamy i cel jaki chcemy zrealizować. Pozwala to nie tylko ustalić co należy zrobić, ale też odpowiednio dobrać metody i narzędzia, jak również przygotować się na trudności, które oczywiście mogą się pojawić.
HRnews.pl: Rozumiem, że ten etap jest bardzo istotny w całym procesie, jak więc nie popełnić błędu i trafnie ocenić rzeczywistość?
Joanna Antonik: Warto skorzystać z narzędzia, które pomoże nam odpowiednio nakreślić sytuację. Klienci często mówią, że cenią sobie konkret, jaki dostarcza im badanie kompetencji DISC D3, którego używam w szyciu komunikacji na miarę potrzeb. Pozwala ono zdiagnozować style działania, komunikacji, głębszych wewnętrznych przyczyn czyjegoś zachowania. Menedżerowie, którzy pracują z tym narzędziem, często określają je, używając takich metafor jak „mapa w obcym mieście” czy “latarka w ciemności”. Po pierwsze cenią je w sferze relacji pomiędzy pracownikiem i pracodawcą, po drugie w kontaktach pomiędzy pracownikami, oraz pomiędzy działami organizacji i ostatecznie także w relacji z klientem.
HRnews.pl: Jakie jeszcze korzyści wynikają z wykorzystania tego typu narzędzi w dbaniu o komunikację?
Joanna Antonik: Decydując się na rozpoczęcie diagnozy sytuacji od badań kompetencji, pracodawca umożliwia sobie poznanie potencjału poszczególnych pracowników i całego zespołu. Warto pamiętać, że każde usprawnienie jest procesem zmiany w systemie funkcjonowania i współpracy pracowników. Dzięki wynikom badań jesteśmy krok do przodu i wiemy, jak poszczególni pracownicy i cały zespół będzie reagował na tę zmianę, jak ją przeprowadzać, jak i o kogo zadbać, żeby pracownicy zaangażowali się w ten proces i podeszli do niego z ufnością. Bardzo istotne jest, by same badania i towarzyszące im indywidualne konsultacje były odpowiednio zakomunikowane pracownikom – z wyprzedzeniem, z wystarczającą ilością szczegółów, możliwością dopytania i ze wsparciem osoby decyzyjnej.
HRnews.pl: A co się dzieje na końcu tego procesu, kiedy pracodawca i pracownicy wiedzą już jak usprawnić komunikację z korzyścią dla siebie i firmy?
Joanna Antonik: Zrozumienie każdego pracownika, tego jak się zachowuje, jakie są jego potrzeby, co go motywuje, pozwala przygotować plan szkoleń i warsztatów opartych na prawdziwych potrzebach zespołu. To zaś przekłada się na poprawę efektywności działania. I tutaj wracamy do prawdziwych potrzeb, o których rozmawialiśmy z klientem na początku procesu. Motywacja, zaangażowanie i zwiększenie odpowiedzialności pracowników dla każdego może znaczyć coś trochę innego. Warto więc dokładnie określić z klientem, co ma na myśli. Działanie oparte na diagnozie pozwala skutecznie zaplanować programy rozwoju, które odpowiadają na realne potrzeby pracowników i firmy. Chodzi o to, żeby ludzie poprawiali jakość komunikacji między sobą, budowali zespoły zaangażowane i odpowiedzialne za powierzone zadania oraz cele firmy, rozszerzali perspektywę postrzegania swojej roli w organizacji i widzieli sens pracy, którą wykonują. Poza tym, budowanie skutecznej komunikacji wewnątrz firmy jest nieodłącznym elementem budowania kultury firmy, która może jak magnes przyciągać właściwych kandydatów do pracy.
