Jak zadbać w firmie o świąteczną atmosferę?
Co roku na przełomie listopada i grudnia głowy działów HR zaprząta jeden wątek: w jaki sposób w tym roku możemy zadbać o czas okołoświąteczny w naszej firmie? Czy powinniśmy zorganizować przyjęcie świąteczne? A co z prezentami dla pracowników? Co zrobić, aby wprowadzić świąteczny klimat? Jak sprawić, by ludzie wyhamowali choć na chwilę, pogubieni w ciągłym pędzie? Z jednej strony wchodząc do firmy w grudniu czuć, że coś świątecznego wisi w powietrzu, atmosfera staje się ciut cieplejsza a na korytarzach słychać dźwięki „Last Christmas”, z drugiej natomiast wielu przedstawicieli HR nadal nie wie, czy powinni ingerować w te aktywności czy pozostawić je swojemu biegowi. Spróbujmy rozwikłać ten dylemat zaczynając od podstawowego pytania, a więc czy w ogóle warto celebrować święta w firmie?
A może w tym roku świąt nie będzie?
Chociaż samo pytanie wydaje się zaskakujące, to faktycznie znam firmy, w których świąt się nie obchodzi. Nie oznacza to oczywiście, że w biurze nie pojawia się choinka, pracownicy nie dekorują biurek czy nie składają sobie życzeń. Owszem, dba się o to, aby elementy okołoświąteczne były widoczne (np. poprzez postawienie świątecznego drzewka w recepcji czy zawieszenie lampek w korytarzach), unika się jednak nadawania tym działaniom wymiaru religijnego i kojarzonego z konkretnym wyznaniem. Ma więc to być raczej symbol pewnej tradycji i takie podejście spotykane jest najczęściej w bardzo dużych firmach, zazwyczaj międzynarodowych, gdzie różnice kulturowe są widoczne i dba się o unikanie przesadnego różnicowania pracowników ze względu na to, w co wierzą oraz doprowadzania do sytuacji, że pewne święta obchodzimy, a na inne nie zwracamy uwagi. Jeśli jednak firmy mają polskie korzenie, to zazwyczaj jest tak, że koniec roku w mniejszym lub większym stopniu jest celebrowany.
No dobrze, to w takim razie czy powinniśmy ograniczać się raczej do zaznaczenia świątecznej atmosfery poprzez odpowiednie udekorowanie biura czy może iść o krok dalej i zorganizować wspólne spotkania i kolacje tradycyjnie nazywane wigilijnymi? Wiele firm zwyczajowo zaprasza pracowników na drobny poczęstunek, który albo odbywa się w samej siedzibie w specjalnie do tego zaadaptowanej salce konferencyjnej, inne stawiają na większy przepych i zabierają pracowników do restauracji. Według mnie i jedna i druga opcja ma sens jedynie wtedy, gdy jest odpowiedzią na faktyczne potrzeby pracowników, a nie próbą wypełnienia szefowskiego obowiązku spotkania się raz do roku z pracownikami. Niestety cały czas zdarza się, że świąteczne spotkania są organizowane wg ściśle określonego porządku zaproponowanego przez właściciela, dla którego mieszczącą się w normach jest kolacja, a do głowy nie przyjdzie mu, że można by było na przykład zorganizować wspólne ubieranie firmowej choinki czy pieczenie pierników. Dlatego mówię TAK wszystkim inicjatywom związanym ze świątecznymi spotkaniami pod warunkiem, że sprawdzimy u pracowników, czy tego w ogóle potrzebują oraz jak wyobrażają sobie przebieg takiego spotkania. A może warto samą organizację oddać w ręce pracowników? Wtedy mamy gwarancję, że i miejsce i menu i agenda będą takie, jakich ludzie chcą. Wystarczy określić jedynie ramy budżetowe i pozwolić pracownikom na chwilę szaleństwa. Pamiętajmy – spotkanie świąteczne jest dla ludzi, nie dla szefa!
Przyjęcie dla całej firmy czy małe zespołowe integracje?
Odpowiedź wcale nie jest jednoznaczna. Widzę plusy i minusy każdego rozwiązania. Największą korzyścią spotkań świątecznych całą firmą jest to, że organizujemy jedną imprezę w tym samym czasie, dzięki czemu napracowujemy się sporo, ale raz. Z drugiej strony bywając uczestniczką takich przyjęć zdarzało się, że średnio po godzinie przeradzały się one i tak w integrację zespołu lub najbliższych współpracowników, bo do tych ludzi nam było najbliżej a skupisko tak wielu osób w jednym miejscu nie sprzyjało nawiązywaniu nowych znajomości. Z drugiej strony wyjście świąteczne w małym gronie jest dość łatwe do zorganizowania, niestety powoduje zamykanie się jedynie w swoim dobrze znanym środowisku a i budżetowo może pochłonąć całkiem sporą sumę.
Dlatego jeśli decydujemy się na zorganizowanie dużego przyjęcia dla całej firmy, koniecznie zadbajmy o dobrą agendę, która pozwoli zespołom i ludziom, którzy się nie znają, na integrację. Można do tego celu zaprosić konferansjera, który rozkręci towarzystwo i zaproponuje odpowiednie struktury ułatwiające poznawanie się. Można też samodzielnie przygotować aktywności i zadania polegające na przykład na nawiązywaniu znajomości z osobami z firmy, o których wiemy najmniej. Dobrze zaproponować uczestnikom pewne zasady, które będzą zachęcać do aktywnego udziału, np. każda nowa interakcja jest nagradzana punktami (pracownicy mogą je sobie przyznawać wzajemnie), a później spośród osób, które zdobyły ich najwięcej losowane są drobne upominki.
Jeśli natomiast w naszej firmie lepiej sprawdzają się spotkania świąteczne w mniejszym towarzystwie, to może warto zaproponować zorganizowanie wyjścia w gronie dwóch lub trzech zespołów, z którymi znamy się najmniej. I tak na przykład księgowość, która najrzadziej kontaktuje się z programistami i logistyką urządza wspólne wyjście, aby zacieśniać z nimi więzi. Nadal pozostajemy w strukturze bardzo bezpiecznej i komfortowej dla ludzi, a jednak wykorzystujemy świąteczne spotkanie do nawiązania nowych znajomości w firmie.
Odejdźmy choć na chwilę od stołu
Restauracje w okresie przedświątecznym przeżywają zatrzęsienie odwiedzin gości. Jak się okazuje, spotkanie przy stole poza firmowymi murami nadal jest jedną z najczęściej wybieranych form celebrowania Bożego Narodzenia. Ta komfortowa dla wielu tradycja powoduje jednak, że jak już siądziemy na miejscu, to trudno się z niego ruszyć i rozmowy toczą się znów w gronie najbliższych współbiesiadników. Jak zachęcić ludzi od odejścia od stołu i stworzyć okazję do dyskusji z innymi? Polecam poniższy pomysł zaczerpnięty od jednego z klientów. Propozycja szczególnie dobrze sprawdzi się w większych zespołach.
Potrzebujemy pierniczki w takiej ilości, ile jest osób w zespole. Dobrze, aby pierniczki były w miarę duże oraz nie pokryte czekoladą czy glazurą. Najlepsze są takie wielkości połowy dłoni lub większe, a jeśli takich brak w sklepach, polecam upiec je samemu. Na kilka dni przed planowaną kolacją świąteczną rozdajemy każdemu członkowi zespołu pierniczka i tu ważna uwaga – pierniczków nie jemy, gdyż posłużą nam do czegoś innego. Zadanie każdego z członków zespołu polega na przyozdobieniu pierniczka w dowolny, ale jadalny sposób oraz zabranie go ze sobą na kolację świąteczną. Na tym etapie nie zdradzamy zespołowi nic więcej ale podkreślamy, że ozdobienie pierniczka ma duże znaczenie więc warto zadbać, aby wyglądał zachęcająco. Z doświadczenia wiem, że inwencja twórcza ludzi nie zna granic więc może okazać się, że powstaną pierniczkowe dzieła sztuki.
W dniu kolacji, po przybyciu do restauracji, jedna osoba odpowiedzialna za koordynację akcji zbiera od członków zespołu przyozdobione pierniczki i wrzuca je do większego worka (można użyć materiałowego, imitującego worek Świętego Mikołaja na prezenty). Informuje też, że pierniczki przydadzą się później, w dalszej części kolacji. Kiedy? Polecam wybrać taki moment, kiedy jesteśmy już po posiłku, zaczynamy łączyć się naturalnie w mniejsze podgrupy czy wręcz odwrotnie, gdy widzimy, że aktywność uczestników kolacji maleje. Teraz czas na użycie pierniczków. Każdy członek zespołu losuje z worka jeden pierniczek. Jeśli wylosował swój, to wrzuca go z powrotem do worka i losuje kolejny. Zadanie polega na znalezieniu w zespole osoby, której pierniczka wylosowałam, podejście do niej, podziękowanie za ten symboliczny drobiazg i porozmawianie przez chwilę na dowolny temat.
To jest ten moment, gdzie przez chwilę robi się małe zamieszanie, ludzie zaczynają się szukać, podchodzą do siebie, zadają pytania. Czasami tworzy się trzy – czteroosobowa grupka rozmawiających, bo akurat tak wylosowali pierniczki. Oczywiście aby nadać zadaniu lepszą strukturę można zasugerować tematy rozmów, np. opowiedz swojemu rozmówcy o dwóch rzeczach, których ta osoba na pewno o Tobie nie wie lub opowiedz osobie o najbardziej niesamowitej rzeczy, którą zrobiłeś w swoim życiu. Wszystko zależy od tego, z jakim zespołem mamy do czynienia. Jeśli widzimy dużo spontaniczności w podejmowanych dyskusjach to nie blokujmy jej sztucznymi zasadami. Jeśli natomiast zespół nie zna się za dobrze lub wiemy, że swobodne konwersacje nie są jego domeną, to takie przykładowe tematy mogą być bardzo pomocne.
Aby uatrakcyjnić zadanie, możemy nagradzać drobnym upominkiem każdego, komu udało się odnaleźć autora wylosowanego pierniczka. Chodzi oczywiście o symboliczne nagrody, którymi mogą być: ozdoba choinkowa, słodycz, ciastko z wróżbą itp.
Zadanie to pozwala uatrakcyjnić kolację świąteczną oraz zadbać o to, aby w jej trakcie nie skupiać się wyłącznie na posiłku i uprzejmej rozmowie z najbliżej siedzącymi. Pomaga też wprowadzić element integracji wszędzie tam, gdzie obawiamy się, że ilość osób może nie sprzyjać lepszemu poznaniu się.
Składanie życzeń też może być przyjemne
Im bliżej Bożego Narodzenia, tym więcej okazji do obdarowywania się na firmowych korytarzach tradycyjnym „Wesołych Świąt”. Niewielu z nas jednak wkłada w powiedzenie tych dwóch słów więcej zaangażowania, gdyż stanowią one jedynie rodzaj zwyczajowej wymiany uprzejmości. A gdyby tak uczynić ze składania sobie życzeń dobrą zabawę i faktycznie zadbać o to, aby niosły ze sobą jakiś ładunek emocjonalny i zostały zapamiętane?
Tym razem propozycja świątecznego zadania dla całej firmy. Polega ono na przygotowaniu w dowolnej formie życzeń świątecznych dla innego zespołu. Zespoły dobierane są drogą losowania (może przeprowadzić je dział HR lub komunikacji wewnętrznej) i tak np. dział administracji przygotowuje życzenia dla działu zakupów, zakupy dla IT, IT dla biura zarządu a biuro zarządu dla BHP i tak dalej. Ważne jedynie aby zadbać, by każdy zespół zostały wylosowany oraz by każdy zespół przygotowywał życzenia. Inwencja twórcza nie zna granic – można nagrać film, w którym występują wszyscy członkowie zespołu składającego życzenia, można przygotować z kartonu wielką kartkę świąteczną i wypisać ją odręcznie, można też przebrać się w odpowiedni sposób, zrobić wspólne zdjęcie i wysłać mailem a nawet napisać własną świąteczną piosenkę i zaśpiewać ją innemu zespołowi na żywo. Nie ma co ograniczać kreatywności ludzi – zazwyczaj z chęcią angażują się w zadanie a radość z otrzymania życzeń jest nie do opisania.
Taki sposób jest również świetny do wykorzystania przez zarząd. Tam, gdzie najwyżsi raną managerowie mają gotowość do zdjęcia na chwilę krawatów i marynarek a w zamian założenia ubioru choć trochę przypominającego nam o nadchodzących świętach, warto przygotować życzenia inne niż co roku – nagrać świąteczny film z udziałem zarządu, zrobić mu zabawne zdjęcia w świątecznej oprawie czy – i tu znów inspiracja od jednego z klientów – zachęcić do założenia czapki Świętego Mikołaja i przejścia się po firmie z workiem pełnym słodyczy. To świetna okazja, aby nawet zwyczajowe „Wesołych Świąt” wypowiadane wraz z uściskiem dłoni zabrzmiało cieplej.
Okazuje się, że zadbanie o świąteczną atmosferę w firmie nie wymaga ani zbyt wiele wysiłku, ani wyjątkowo dużych nakładów finansowych. Najważniejsze, by aktywności, jakie zaproponujemy pracownikom były dopasowane do ich potrzeb i spójne z kulturą organizacyjną. Dobrze jest też zastanowić się, jaki cel chcemy osiągnąć, bo od tego zależeć będzie, czy pójdziemy bardziej w kierunku celebrowania zgodnego z tradycją, czy może pozwolimy sobie na uatrakcyjnienie okołoświątecznego czasu dodatkowymi aktywnościami.
