Polacy pokochali pracę hybrydową – według badania Pracuj.pl preferuje ją 49 proc. respondentów. W tej grupie 29 proc. chciałaby hybrydy z większą liczbą dni pracy zdalnej niż stacjonarnej. Z kolei badania Colliers Define wskazują, że już 96 proc. firm deklaruje pracę w tym trybie. Przy wielu zaletach pracy hybrydowej, takich jak elastyczność, oszczędność czasu i kosztów, konkurencyjność pracodawcy na rynku, ten tryb funkcjonowania w organizacjach wiąże się też z rosnącym obciążeniem kadry menedżerskiej. Z jakimi wyzwaniami najczęściej mierzą się liderzy i jak mogą sobie z nimi poradzić?
W sytuacji, w której pracownicy znajdują się w różnych lokalizacjach, z różnym dostępem do firmowych zasobów, zdarza się też, że pracują według różnych harmonogramów, wyzwaniem jest nie tylko zapewnienie płynności działania i współpracy w zespołach, co od menedżerów wymaga dużej elastyczności i umiejętności dostosowywania się do wielu zmiennych.
– Wyzwaniami, które liderzy wymienią najczęściej w kontekście pracy hybrydowej – czy to w realizowanych przez naszych ekspertów projektach doradczych, czy podczas szkoleń – są: podtrzymanie zaangażowania, zarządzanie efektywnością, komunikacja w zespołach i budowanie autentycznych, silnych relacji w zespole – mówi Dominik Pieczewski, ekspert i trener w Gdańskiej Fundacji Kształcenia Menedżerów.
Potwierdzają to również badania Colliers, w których respondenci wśród hybrydowych ryzyk wymieniali: niskie poczucie przynależności do zespołu (blisko 67 proc.), gorszą współpracę i przepływ informacji (50 proc.) i negatywny wpływ pracy zdalnej na kulturę organizacyjną (50 proc.).
Z kolei z danych zgromadzonych przez platformę Zoom, pochodzących z różnych źródeł, wynika, że siedmiu na dziesięciu pracowników marnuje czas w pracy z powodu problemów z komunikacją, 36 proc. uważa, że praca zdalna ma negatywny wpływ na współpracę w miejscu pracy, 30 proc. twierdzi, że komunikacja ze współpracownikami i klientami stała się trudniejsza, a 40 proc. pracujących zdalnie tęskni za spontanicznymi, osobistymi kontaktami ze współpracownikami.
Jakimi przykazaniami powinien więc kierować się w pracy hybrydowy lider?
Po pierwsze – buduj wzajemne zaufanie. Fundamentami zaufania są: transparentność, odpowiednio częsty kontakt, otwartość na opinie pracowników i zapewnienie im poufności. Pamiętaj, że nadmierna kontrola może prowadzić do frustracji i spadku zaangażowania.
Po drugie – zarządzaj komunikacją. Wprowadź jasne zasady, określ i zapewnij narzędzia wspierające komunikację i produktywność. Pamiętaj, że mnogość narzędzi nie sprzyja efektywności. Według danych Zoom pracownicy korzystający z ponad 10 aplikacji częściej (54 proc.) zgłaszają problemy z komunikacją niż ci, którzy korzystają z mniej niż pięciu aplikacji (34 proc.). Informuj pracowników o oczekiwaniach. Organizuj regularne spotkania, by wszyscy byli na bieżąco. Zawsze ustalaj z wyprzedzeniem agendę, by zwiększyć ich efektywność.
Po trzecie – zadbaj o bezpieczne stosowanie technologii. Stosowanie narzędzi informatycznych –komunikatorów, aplikacji itp. wiąże się z wieloma zagrożeniami, od utraty danych po cyberataki o większej skali. Z danych PwC wynika, że w 2022 roku aż 43 proc. firm zgłosiło incydenty związane z bezpieczeństwem danych. Menedżerowie powinni wprowadzać polityki dotyczące bezpieczeństwa oraz organizować regularne szkolenia dla pracowników, aby minimalizować ryzyko.
Po czwarte – ustal jasne wskaźniki efektywności. Konkretnie zdefiniowane cele i zrozumiałe wskaźniki ułatwiają mierzenie produktywności. Zasady SMART sprawdzą się lepiej niż ocena opierająca się na liczbie przepracowanych godzin.
Po piąte – stosuj piramidę efektywnej pracy (od pracy głębokiej po maile i spotkania). Zweryfikuj panujące zasady, przekonania i nawyki dotyczące realizacji zadań w pracy – własne i członków zespołu. Sprawdź, co i jak warto udoskonalić, by lepiej wykorzystać czas i zasoby.
Po szóste – zadbaj o integrację i relacje w zespole. Będzie temu sprzyjać organizacja spotkań integracyjnych oraz wypracowanie rytuałów, które pomogą członkom zespołu zbliżyć się do siebie zarówno online, jak i offline.
Po siódme – modeluj pożądane zachowania. Lider powinien być przykładem pozytywnych postaw: zaangażowania oraz przestrzegania ustalonych z hybrydowym zespołem zasad pracy i komunikacji.
Po ósme – dbaj o dobrostan własny i zespołu. Zestresowani i zmęczeni pracownicy są nie tylko mniej efektywni. Gorzej reagują na zmiany i trudniej jest też nimi zarządzać. Hybrydowy lider powinien własnymi zachowaniami wskazywać, jak można zadbać o równowagę pomiędzy pracą a życiem osobistym. Warto wdrożyć też dobre praktyki związane z komunikacją asynchroniczną, takie jak prawo do odłączenia się od firmowych kanałów komunikacji po określonej godzinie (według danych Zoom robi to zaledwie 18 proc. organizacji).
Po dziewiąte – monitoruj i reaguj. Efektywności pracy i współpracy w hybrydowej sprzyja nie tylko regularne sprawdzanie postępów, ale także uważność na potrzeby i nastroje zespołów.
Po dziesiąte – znajdź w sobie zgodę na błędy i wyciągaj z nich wnioski. Cytując klasyczny filmowy finał: „nikt nie jest doskonały” – błędów nie popełnia ten, kto nic nie robi. Wyciągaj z nich wnioski, zmieniaj strategie, próbuj nowych rozwiązań.
– Proaktywne podejście do tych wyzwań, wsparte odpowiednimi narzędziami i strategiami, pozwoli liderom skutecznie zarządzać pracującymi zdalnie zespołami i osiągać wyznaczone cele. Kluczowymi kompetencjami hybrydowych liderów są: elastyczność, otwartość na zmiany oraz umiejętność adaptacji. Trzeba pamiętać, że sukces hybrydowego modelu pracy wymaga nie tylko inwestycji w technologię, ale także w rozwój interpersonalnych umiejętności menedżerów i pracowników – podsumowuje Dominik Pieczewski.
