Zewnętrznym przejawem tego, że w firmie dzieje się coś nie tak są najczęściej: zwiększona fluktuacja kadry, problemy z płynnością i słaby wynik finansowy, jednakże czynników, które są źródłem wymienionych problemów, jest bardzo wiele.

Do najczęstszych źródeł zwiększonej fluktuacji pracowników należy feudalny styl zarządzania, brak płatności wynagrodzenia na czas, brak przepływu informacji pomiędzy zarządem a pracownikami, nierealne cele oraz koncentracja na konsumpcjonizmie właściciela.

Przyczyn braku płynności możemy upatrywać w wielu obszarach, najczęściej są to:

• nadmierny stan magazynowy,
• zbyt dużo towarów nierotujących na magazynie,
• zmniejszona ilość klientów,
• problemy z windykacją należności,
• zbyt niska marża,
• zbyt długie terminy płatności,
• zbyt szybki rozwój.

Jak widać przyczyn tego, iż w firmie źle się dzieje jest wiele, a pochodzą one z różnych obszarów funkcjonowania firmy. Aby nie być zaskoczonym tym, że coś nas ominęło i tym, że nie dostrzegliśmy symptomów potencjalnie trudnej sytuacji, ważne jest aby wizualizować i śledzić wszystkie kluczowe parametry, które wpływają na funkcjonowanie firmy. Dzięki temu na podstawie analizy trendów można w szybkim tempie zdiagnozować czy coś jest nie tak i znaleźć rozwiązanie, które pozwoli wyjść z trudnej sytuacji.

Najczęściej wizualizowane parametry, to parametry, które mają bezpośredni wpływ na trudną sytuację w firmie i są to:

• współczynnik fluktuacji kadry,
• wielkość sprzedaży,
• marża,
• wartość stanów magazynowych,
• czas leżakowania towaru na magazynie,
• produktywność,
• średni wskaźnik przedterminowych płatności,
• współczynnik satysfakcji pracowniczej.

Jak wynika z najlepszych praktyk rynkowych wskaźniki te powinny być widoczne nie tylko dla Zarządu lub właściciela firmy, lecz dla wszystkich pracowników, tak aby można było budować kulturę współodpowiedzialności za to, co dzieje się w firmie. Niezbędna do tego jest ciągła edukacja wszystkich pracowników, wspólna analiza trendów, wspólna diagnoza przyczyn zaistniałej sytuacji oraz wspólne wypracowanie rozwiązania. Można to robić poprzez system cotygodniowych odpraw w każdym obszarze działalności firmy, na których analizowane będą przyczyny sukcesu oraz przyczyny porażki w realizacji celów cotygodniowych. Podczas odpraw grupowych generowane są pomysły na usprawnienia bieżącej sytuacji i dokonywana jest analiza, w jaki sposób działania wygenerowane w poprzednich okresach wpłynęły na wynik przedsiębiorstwa.

Kolejnym narzędziem menadżerskim stosowanym aby uniknąć trudnej sytuacji w firmie są rozmowy indywidualne menadżera z pracownikiem. Podczas tych rozmów wypracowywane są cele dla pracownika, które spójne są z celami firmy oraz monitorowany jest nie tylko wynik realizacji celów, ale przede wszystkim sposób w jaki są one realizowane. Dzięki temu szybko jesteśmy w stanie określić, które działania w największym stopniu wpływają na wynik oraz które działania nie przynoszą rezultatu. Na podstawie przeprowadzonej analizy pracownik generuje nowe bądź zmodyfikowane sposoby realizacji celu. Taka forma pracy buduje współodpowiedzialność za realizację celów, a co za tym idzie za kondycję firmy, oraz powoduje że mamy bieżącą kontrolę nad realizacją wyniku.

Oczywiście czasami bywa tak, że główne procesy w firmie nie są sparametryzowane, co powoduje, że podstawą oceny sytuacji w przedsiębiorstwie nie mogą być obiektywne dane. W takiej sytuacji trzeba jak najszybciej wyłonić kluczowe procesy wewnątrz organizacji i je sparametryzować. Realizując wiele projektów, w których pomagamy firmom w realizacji ich celów bądź w wyjściu z trudnych sytuacji, zaczynamy od stworzenia możliwości pozyskiwania rzetelnych danych dotyczących funkcjonowania firmy. To pozwala nam mieć pewność, że projekt, który realizujemy będzie miał wpływ na wyniki naszego klienta.

Sebastian Matyniak, Brainstorm Group