Kalendarze ludzi pracujących w większych organizacjach potrafią nawet w 80% być zapełnione spotkaniami. Kilka lat temu spotkałam na rekrutacji kolegę, który wówczas pracował dla jednej z dobrze znanych marek kosmetyków. Kiedy go zapytałam dlaczego szuka pracy, bo przecież firma ciekawa, produkty przyjemne (z punktu widzenia PRowca kosmetyki zawsze ciekawsze niż np. stal), stanowisko rozwojowe; pokazał mi swój kalendarz – od 9.00 do 18.00 spotkanie za spotkaniem. Więc codziennie siedział po 2-3 godziny wieczorem, żeby w ogóle coś zrobić, jak mówił. Jego główna frustracja i powód zmiany pracodawcy to były właśnie nieefektywne, nieuzasadnione z punktu widzenia jego celów biznesowych, spotkania.

Przyjrzyjmy się więc jakie zadania ma lider – facylitator, organizując spotkanie dla swojego zespołu.

1. Dobór uczestników

Lider – facylitator zawsze sprawdza, czy zaproszeni na spotkanie pracownicy, są na nim niezbędni. Czy zawsze cały zespół musi być na spotkaniu? Zdarza się, że tygodniowe spotkania operacyjne, w których uczestniczy cały zespół, ograniczają się do gaszenia pożarów, omawiania wybranego projektu czy przygotowania do innego ważnego spotkania. Wówczas Ci, których tematyka dotyczy są w wirze pracy, a pozostali się zwyczajnie nudzą, lub, co gorsza, niecierpliwią, zerkając na rosnącą liczbę maili w skrzynce odbiorczej.

Stąd tak istotne jest, aby na spotkaniu byli tylko Ci ludzie, którzy muszą na nim uczestniczyć. Jedną z zasad, którą można zastosować jest ZASADA SŁOWA – czyli jeżeli ktoś na spotkaniu ani razu nie zabrał głosu, oznacza to, że jego udział był zbędny i na kolejne spotkanie nie jest zapraszany. Do osób, które powinny wiedzieć o projekcie, ale nie mają w nim żadnej roli, wystarczy wysłać minutki do wiadomości.

2. Badanie potrzeb i oczekiwań uczestników

Już na poziomie zapraszania uczestników na spotkanie, można ludzi zmotywować i zaangażować.  Poznanie potrzeb uczestników, ewentualnych barier czy niesprzyjających okoliczności zewnętrznych (ostatnia faza zamknięcia projektu, ważne spotkanie, prezentacja dla Zarządu, etc.) pozwolą wyeliminować przeszkody, które choć często zupełnie niezwiązane z tematyką spotkania, potrafią je skutecznie utrudnić.

Zapraszanie osób, które ewidentnie, czasem nawet ostentacyjnie, nie chcą w nim uczestniczyć, też może być dość ryzykowne, tacy uczestnicy naprawdę umiejętnie obniżają poziom zaangażowania grupy. W takiej sytuacji trzeba podjąć wysiłek i sprawdzić skąd niechęć, czy jest uzasadniona np. brakiem wiary w efekty, tematyką niezwiązaną z bieżącymi zadaniami czy może okolicznościami zewnętrznymi i się zwyczajnie do tego odnieść: podać cele, oczekiwane rezultaty, rolę danej osoby w procesie.

Jedną z najistotniejszych z punkty widzenia angażowania uczestników praktyk facylitacyjnych, jest zbieranie informacji o potrzebach i oczekiwaniach, a następnie odnoszenie się do nich już na poziomie tworzenia agendy. Można to zrobić na kilka sposobów:

• Głosowanie na najistotniejsze z punktu widzenia zespołu tematy do dyskusji – ten krok pozwala liderowi szybko zorientować się w priorytetach zespołu.
• Mail do zespołu z propozycją spotkania w konkretnym temacie/projekcie z prośbą o informację zwrotną jakie punkty powinny się znaleźć w agendzie i kto powinien uczestniczyć w spotkaniu – pozwala uniknąć sytuacji kiedy podczas spotkania okazuje się, że nie ma osób kluczowych z punktu widzenia projektu (często w projektach międzydziałowych) lub też osób decyzyjnych.
• Wysłanie propozycji 2-3 terminów z możliwością głosowania na najbardziej pasujący i informacji zwrotnej o ewentualnej zupełnej niedyspozycyjności – pozwala uniknąć niekończących się wysyłek update’ów spotkań w kalendarzu, które już na wstępie je deprecjonują.

3. Określenie czasu trwania spotkania

Z reguły jest tak, że spotkanie albo trwa tyle, na ile zostało zaplanowane, albo dłużej. Dlatego tak ważne jest planowanie spotkań i przestrzeganie czasu. To jest ten moment, w którym lider pokazuje najwięcej szacunku do swojego zespołu, a zespół sobie wzajemnie.

Tak więc lider, na bazie swoich potrzeb, ale także potrzeb uczestników powinien zaproponować długość spotkania, która będzie właściwa dla oczekiwanych efektów: update projektu, nowy projekt, rozwiązanie problemu, etc. Większość spotkań trwa godzinę nie dlatego, że tak jest efektywnie, tylko z przyzwyczajenia.

4. Agenda spotkania

Dobra agenda w dużej mierze determinuje efekty spotkania, jest to coś co buduje oczekiwania zespołu, ale także, na podstawie agendy, ludzie mają szansę przygotować się do spotkania. Wysłanie przemyślanej agendy, uwzględniającej wcześniej zebrane tematy i obszary do poruszenia zaproponowane przez uczestników, sprawi, że ludzie już przed spotkaniem będą jasno widzieli zarówno swoją rolę jak i cel spotkania.

5. Przygotowanie uczestników do spotkania

Liderze, jeżeli chcesz, aby ludzie już na spotkaniu efektywnie pracowali, daj im znać, że oczekujesz, że się do niego przygotują. Niech to nie będzie niewypowiedziana oczywistość, zespół zazwyczaj ma co robić i jak nie ma tego na swojej liście to-do to niezbyt wysokie szanse, że wyczyta to między wierszami. Artykułowanie swoich oczekiwań jest na równi istotne z poznaniem oczekiwań zespołu, bo tylko wówczas będziecie równymi graczami, a nie mistrzem i uczniami, co nie sprzyja budowaniu poczucia współwłaścicielstwa i współodpowiedzialności za rezultaty.

Podsumowując, przygotowanie do spotkania to jest w rzeczywistości największa praca do wykonania przez dobrego lidera. Jest to podstawa do dalszej pracy zespołowej, za którą później już odpowiedzialność przejmą wszyscy członkowie zespołu.

Ada Borucka – ekspert ds. komunikacji, facylitator, trener biznesu. Partner zarządzający w agencji komunikacji wewnętrznej PinPoint oraz współorganizator konferencji iComms.