Obecnie firmy mają obowiązek przechowywania dokumentacji pracowników przez 50 lat: umowy o pracę, wypowiedzenia, świadectwa pracy i inne dokumenty pracownicze muszą być gromadzone w formie drukowanej pod groźbą grzywny do 30 tysięcy złotych! Na początku listopada do sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

 Jak informuje Ministerstwo Rozwoju, autor projektu, ta ustawa jest jedną z kilku, które zagwarantują głęboką nowelizację kodeksu pracy poprzez informatyzację tworzenia i obiegu dokumentacji związanej z nawiązaniem, przebiegiem i ustaniem stosunku pracy. W dobie digitalizacji stan prawny obiegu dokumentów w firmach jest w Polsce dość problematyczny, można stwierdzić, że anachroniczny. Pracodawcy tworzący elektroniczne wersje dokumentów mogą je traktować tylko jako wersję pomocniczą (aktualne stanowisko Głównego Inspektora Pracy z dnia 9 kwietnia 2010).

Zmiany na lepsze

Jakie zmiany przewiduje ustawa? Obowiązkowy czas przechowywania dokumentacji pracowniczej i dokumentacji płacowej zostanie skrócony do 10 lat (dla pracowników zatrudnionych po wejściu w życie ustawy). Ograniczy to m.in. zbędne koszty gromadzenia starych dokumentów i zagwarantuje pracownikom stały dostęp do dokumentów przechowywanych u pracodawcy (bałagan w archiwum często to uniemożliwia). W projekcie założeń wskazano, że długotrwałe przechowywanie papierowych akt osobowych pracowników generuje koszt ok. 130 mln zł rocznie. Pracownik będzie miał dostęp do akt elektronicznych, a na jego żądanie pracodawca będzie zobowiązany wydać mu wydruk lub elektroniczną kopię całości lub części dokumentacji. Przekazanie dokumentów będzie odbywało się sprawniej, a dokumentacja bezpieczniejsza – nie ulegnie zniszczeniu.

Dlaczego obecnie dokumentacja przechowywana jest w firmie tak długo? Jednym z powodów jest fakt, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych pobiera dane od pracodawców i wykorzystuje je do przyznawania rent i emerytur. Ten system jednak zawodzi: ubezpieczony nie zawsze może potwierdzić okres zatrudnienia i wysokość osiąganego wynagrodzenia ze względu na brak dokumentacji pracowniczej, wynikający np. z likwidacji zakładu pracy. Dlatego właśnie projekt ustawy przewiduje zwiększenie zakresu danych takich jak składki i wynagrodzenia, przekazywanych przez pracodawcę do ZUS automatycznie, za pomocą miesięcznych raportów.

Kolejna zmiana jest potrzebna ze względu na niewielkie wykorzystanie przez pracowników kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po wejściu w życie zmian pracodawca będzie mógł tworzyć dokumenty w postaci papierowej, następnie dokonać ich digitalizacji, uwierzytelnić je kwalifikowanym podpisem elektronicznym i przechowywać na informatycznym nośniku informacji.

Co istotne – dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika w formie elektronicznej, bez względu na sposób ich powstania, będą równoważne z postacią papierową. Dla bezpieczeństwa i integralności dokumenty elektroniczne będą zawierały metadane ułatwiające ich należyte przechowywanie i udostępnianie oraz sprawne przekazanie dokumentacji do podmiotu świadczącego profesjonalne usługi przechowywania danych.

– Już teraz należy przyjąć, iż biura rachunkowe lub wewnętrzne działy HR będą mogły np. stworzyć aplikację umożliwiającą każdemu pracownikowi dostęp on-line do swojej dokumentacji, możliwość bieżącego zapoznawania się z jej treścią, kontrolę np. pozostałych do wykorzystania dni urlopu wypoczynkowego itp. – w razie potrzeby pracownik zawsze będzie mógł otrzymać stosowny wydruk z dokumentacji (z oświadczeniem o prawdziwości), a tym samym łatwo i szybko uzyskać potrzebny dokument. Istnieje zatem duża szansa, iż planowana nowelizacja ułatwi obu stronom stosunku pracy realizację i ochronę ich praw – mówi Andrzej Krysta, radca prawny.

Digitalizacja po polsku

Wśród polskich firm są zarówno podmioty, które dopiero stawiają pierwsze kroki w digitalizacji, wdrażając np. systemy ERP (Enterprise Resource Planning), jak i takie, które już od kilku lat swobodnie korzystają z rozwiązań służących do automatyzacji procesów biznesowych i ich bieżącej adaptacji, zgodnie z rytmem zmian zachodzących zarówno wewnątrz organizacji, jak i w jej otoczeniu. Innowacyjną alternatywą dla wspomnianych aplikacji „szytych na miarę” dla danej firmy są systemy klasy BPM/RAD (Business Process Management/Rapid Application Development), które dają możliwość szybkiego dostarczania kompletnych i zestandaryzowanych aplikacji biznesowych – bez kodowania. Zarówno dla pierwszych jak i drugich, nowe prawo powinno być dużym ułatwieniem. Jak zauważa Łukasz Wróbel, wiceprezes firmy WEBCON, dostarczającej rozwiązania BMP/RAD, należy pamiętać, że digitalizacja to coś więcej niż przejście z rozwiązań  analogowych na cyfrowe:

– Digitalizacja to zmiana sposobu funkcjonowania całej firmy i myślenia o zarządzaniu nią. Po pierwsze, systemy BPM zapewniają szeroko rozumianą optymalizację, nie tylko w kwestii kosztów – pozwalają wyeliminować mnóstwo niepotrzebnych, a nawet potencjalnie szkodliwych czynności, które nawarstwiły się przez lata i są wykonywane bezrefleksyjnie lub wręcz niechętnie przez pracowników. Oczyszczenie procesów firmy i ich uproszczenie przekłada się nie tylko na mniejsze wydatki, ale również zwiększenie satysfakcji pracowników z wykonywanej prac – tłumaczy Łukasz Wróbel i dodaje: Dlatego właśnie firmy, które z takich systemów już korzystają, z niecierpliwością czekają na zmiany w przepisach, chcąc np. wprowadzić w 100% zdigitalizowaną teczkę pracowniczą. Dla liderów cyfrowej transformacji w Polsce obecne prawo jest tak naprawdę ostatnim bastionem niepotrzebnej papierologii w działach HR.

Wyniki badania WEBCON przeprowadzonego w maju 2017 r. wśród klientów pokazują, że dla kadry zarządzającej priorytetem jest  – obok sprzedaży – właśnie digitalizacja obszaru kadr i HR (39% ankietowanych). Ten wynik wskazuje, że w dobie stopniowej cyfryzacji dotykającej właściwie każdej z branż, organizacje dostrzegają konieczność dbania o swój najważniejszy kapitał, czyli pracowników. Natychmiastową korzyścią dla obu stron jest oczywiście zautomatyzowanie prostych, powtarzalnych czynności, a przez to uwolnienie czasu i kompetencji pracowników do wykonywania zadań bardziej kreatywnych. Jednak dostarczenie pracownikom nowoczesnych systemów to nie wszystko. Nie bez znaczenia jest też równy i łatwy dostęp do informacji, sprawiedliwy i uporządkowany udział w procesach decyzyjnych czy sprawna i szybka obsługa ze strony działu HR.

Ministerstwo Rozwoju chce, aby nowe zasady  przechowywania dokumentów obowiązywały już od stycznia 2018 roku. Będą jednak obowiązywały tylko pracowników zatrudnionych po tej dacie.