Każdy pracownik ma zapewnione prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Stanowi ono jedno z podstawowych uprawnień pracownika, związanych ze stosunkiem pracy. Usankcjonowany w treści art. 152 Kodeksu pracy urlop wypoczynkowy jest na tyle istotną instytucją prawa pracy, że pracodawca wykluczył możliwość zrzeczenia się go przez pracownika. Pracodawca posiada jednak możliwość odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Może to nastąpić tylko w wyjątkowych okolicznościach, wiążąc się przy tym z określonymi kosztami, które pracodawca będzie zmuszony ponieść.
CO UZASADNIA ODWOŁANIE PRACOWNIKA Z URLOPU?
Zgodnie z treścią art. 167 § 1 Kp pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Z powyższego przepisu dają się wyodrębnić dwie podstawowe przesłanki, których zaistnienie umożliwia pracodawcy skorzystanie z omawianego uprawnienia.
Przede wszystkim muszą powstać okoliczności, które wymagają obecności pracownika w zakładzie pracy. Najczęściej wymienianymi w piśmiennictwie przykładami takich sytuacji są niespodziewane kontrole z inspekcji pracy, urzędu skarbowego bądź ZUS-u. Powodem uzasadniającym odwołanie pracownika z urlopu może być również nagła awaria bądź też choroba osoby, która miała zastępować odwoływanego pracownika w czasie jego nieobecności. Koniecznym jest jednak, aby obecność pracownika była w takiej sytuacji niezbędna, a nie jedynie „wskazana” bądź „przydatna”.
Niewątpliwie może się to wiązać również ze szczególnymi cechami, posiadanymi przez samego pracownika bądź powierzonymi mu zadaniami. Przykładowo może dojść do konieczności dokonania naprawy urządzenia lub maszyny, do czego tylko pracownik odwoływany jest uprawniony i kompetentny. Potrzeba odwołania pracownika z urlopu może wiązać się również z koniecznością zajęcia się ważną delegacją kluczowego kontrahenta pracodawcy, bądź kontynuowania rozmów w negocjacjach ze strategicznym partnerem biznesowym, w tym również z uwagi na znajomość przez pracownika języków obcych.
Co istotne, niezależnie od tego jaka przyczyna odwołania pracownika zachodzi, koniecznym jest, aby powstała ona po rozpoczęciu urlopu przez pracownika. Ponadto wymaganym jest, aby przyczyna ta nie dała się przewidzieć w chwili rozpoczynania urlopu.
Jeśli bowiem okoliczność, w oparciu o którą pracodawca chce odwołać pracownika z urlopu powstała przed jego rozpoczęciem, bądź też można było ją wcześniej przewidzieć, odwołanie z urlopu należałoby uznać za nieuzasadnione. W podobnych sytuacjach pracodawca może bowiem skorzystać z innej instytucji, która została określona w przepisie art. 164 § 2 Kp. Zgodnie z jego treścią pracodawca może przesunąć termin urlopu z powodu jego szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
JAK ODWOŁAĆ PRACOWNIKA Z URLOPU?
Przede wszystkim pracodawca musi zadbać o to, aby pracownik mógł zapoznać się z treścią odwołania z urlopu. Ważnym jest przy tym, aby pracodawca swoją wolę wyraził w sposób jednoznaczny i wyraźny. Nie można bowiem wymagać od pracownika, aby odczytywał intencję pracodawcy odwołania z urlopu wypoczynkowego z faktów konkludentnych, bądź traktował jako taką jedynie sugestie pracodawcy.
Przepisy nie przewidują szczególnej formy oświadczenia pracodawcy, zatem wezwanie może zostać dokonane zarówno osobiście, pisemnie jak i telefonicznie. Niewykluczony jest także kontakt z pracownikiem za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Nawiązanie kontaktu z pracownikiem może jednak czasem napotkać znaczne trudności. W trakcie urlopu pracownik nie pozostaje bowiem w dyspozycji pracodawcy, znajdując się poza sferą pracowniczego podporządkowania. Nie ma zatem obowiązku utrzymywania kontaktu z pracodawcą i odbierania od niego telefonów bądź kontrolowania poczty elektronicznej (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 08.03.2017 r. – sygn. akt II PK 26/16).
Dalsze trudności mogą wiązać się również z tym, że pracownik nie ma obowiązku podawania numeru swojego prywatnego telefonu, jak również adresu, pod którym będzie przebywał w trakcie urlopu. W praktyce może to wręcz uniemożliwić kontakt z pracownikiem. Możliwym jest zatem, aby pracodawca porozumiał się ze swoimi pracownikami co do zasad, wedle których będzie mógł nawiązywać z nimi kontakt w tych szczególnych okolicznościach.
W przypadku skutecznego nawiązania kontaktu z pracownikiem, pracodawca winien dodatkowo zadbać, aby wyznaczony termin stawienia się pracownika w pracy był na tyle odległy, aby umożliwić mu wykonanie polecenia. Pracodawca powinien uwzględnić przy tym okoliczności związane z odbywanym przez pracownika urlopem, w tym w szczególności miejsce pobytu i czas niezbędny na powrót, np. z zagranicy.
OBOWIĄZKI PRACOWNIKA W ZWIĄZKU Z ODWOŁANIEM Z URLOPU
Decyzja o odwołaniu pracownika z urlopu, jak również sama ocena okoliczności to uzasadniających, należą wyłącznie do pracodawcy. Opinia pracownika co do zasadności odwołania nie ma tu znaczenia. Podkreśla to fakt, iż nie dochodzi do przerwania urlopu wypoczynkowego na skutek samowolnych działań pracownika, który zamiast wykorzystywać urlop, wykonuje bez polecenia pracodawcy czynności zawodowe (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19.01.2017 r. – sygn. akt I PK 40/16).
Z chwilą odebrania od pracodawcy oświadczenia w tym przedmiocie pracownik ma obowiązek podporządkować się decyzji pracodawcy, w szczególności z uwagi na określone w przepisie art. 100 § 1 i 2 pkt 4 Kp obowiązki stosowania się do poleceń pracodawcy i dbania o dobro zakładu pracy.
W przypadku odmowy wykonania wezwania pracodawcy, pracownik naraża się na określone konsekwencje w postaci kar porządkowych z art. 108 § 2 Kp, a nawet na zarzut ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, mogący skutkować rozwiązaniem umowy o pracę bez zachowania terminów wypowiedzenia, stosownie do treści art. 52 Kp.
KOSZTY ODWOŁANIA Z URLOPU
Stosownie do treści art. 167 § 2 Kp, pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Zwyczajowo do kosztów tych można zaliczyć wydatki związane z podróżą pracownika do miejsca odbywania urlopu i z powrotem, koszty niewykorzystanych noclegów hotelowych, dokonanych przedpłat, oczywiście o ile nie podlegały one zwrotowi. Co istotne, do kosztów tych można również zaliczyć kwoty przypadające z powyższych tytułów na członków rodziny pracownika, jeżeli pracownik wraz z nimi powrócił z urlopu.
Jeżeli pracownik rozpoczął urlop, ale nie wyjechał jeszcze do zaplanowanego miejsca jego spędzenia, kosztami podlegającymi zwrotowi będą jedynie wydatki związane z przygotowaniem wyjazdu, których pracownik nie jest już w stanie odzyskać, np. niepodlegająca zwrotowi część opłaty za wczasy krajowe lub zagraniczne albo za bilety lotnicze (W. Muszalski (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 10, Warszawa 2015).
Wykazanie wysokości poniesionych kosztów obciąża pracownika, który jest zobowiązany odpowiednio udokumentować wydatki, których zwrotu domaga się o pracodawcy. W razie sporu, o obowiązku tym rozstrzyga sąd pracy.
Z tej perspektywy warte rozważenia są faktyczne potrzeby pracodawcy w obliczu zdarzeń uzasadniających odwołanie pracownika z urlopu. Nie zawsze bowiem koniecznym będzie stawienie się pracownika w zakładzie pracy, zaś nie raz problemy pracodawcy mogą zostać rozwiązane za pomocą urządzeń służących do komunikowania się na odległość. Nie wyklucza to uznania, że pracownik w tym czasie wykonywał pracę, co jednak będzie mniej kosztowne dla pracodawcy jak i mniej uciążliwe dla samego pracownika.
Podstawa prawna:
– ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy.
Michał Dytkowski, Radca Prawny w firmie prawniczej Ciszewski&Prawnicy oraz Prawnik+
