Obsługa kadrowo-płacowa – bez niej nie może funkcjonować żadna firma. Choć z pozoru może wydawać się, że to zajęcie schematyczne, to zdecydowanie takie nie jest. Pracownicy działów kadrowo-płacowych muszą permanentnie poszerzać swoją wiedzę, bo obszar legislacyjny w Polsce zmienia się bardzo dynamicznie. A to tylko jedno z wyzwań, jakie stoi zarówno przed nimi samymi, jak i przed firmami. Stąd coraz większą popularnością cieszy się outsourcing kadrowo-płacowy.
Payroll, czyli procesy kadrowo-płacowe, to obszar który sam w sobie jest skomplikowany, a ponadto cały czas ulega zmianom. Wystarczy spojrzeć choćby na to, co dzieje się w wielu organizacjach w związku z wprowadzeniem rządowego programu „Polski Ład”. Program ten w szerokim zakresie „dotyka” procesów kadrowo-płacowych, ponieważ dotyczy on m.in. zmian podatkowych czy zmian w ulgach i odliczeniach. W związku z jego wdrożeniem wiele dotychczas obowiązujących zasad się zdezaktualizowało, a działy kadrowo-płacowe muszą szybko odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Wymaga to oczywiście poświęcenia dużej ilości czasu, by móc wnikliwie zapoznać się ze wszystkimi zmianami, a następnie możliwie bezbłędnie wdrożyć je w codziennej pracy. Tego typu zmiany przepisów niejednokrotnie wymagają nie tylko poświęcenia dużej ilości czasu pracowników kadr i płac, ale także odpowiednich nakładów finansowych ze strony organizacji, która musi zainwestować w szkolenia swojego zespołu oraz aktualizację systemów kadrowo-płacowych
Alternatywnym i jednocześnie bardzo popularnym rozwiązaniem jest scedowanie wszystkich obowiązków dotyczących obsługi kadrowo-płacowej na zewnętrzną firmę, która się w tym specjalizuje. To właśnie payroll jest jedną z najdynamiczniej rozwijających się gałęzi outsourcingu. I nic w tym dziwnego, ponieważ takie rozwiązanie niesie za sobą wiele zalet.
Na czym polega outsourcing kadr i płac?
W ramach outsourcingu usług kadrowo-płacowych organizacja może liczyć na wsparcie w zakresie m.in. comiesięcznego rozliczania pracowników i kontrolowania umów, obsługi zaświadczeń oraz całej dokumentacji pracowniczej, obliczania zobowiązań wobec Urzędu Skarbowego i ZUSu reprezentowania firmy przed organami państwowymi i wiele więcej. Usługodawca najczęściej pracuje na własnym programie kadrowo-płacowym, a większe podmioty dodatkowo udostępniają klientowi platformy HRM dla pracowników, które usprawniają proces obsługi oraz zwiększają zadowolenie pracowników. Zakres obsługi kadrowo-płacowej może się oczywiście różnić w zależności od potrzeb danej organizacji.
Korzyści wynikające z payroll outsourcingu
Outsourcing usług kadrowo-płacowych niesie ze sobą wiele zalet dla zlecającej go firmy. Przede wszystkim pozwala skoncentrować się na kluczowej działalności organizacji i realizacji celów strategicznych, zamiast na ciągłym obserwowaniu zmian legislacyjnych i doszkalaniu się z tego zakresu. Zlecając obsługę kadrowo-płacową specjalizującej się w tym firmie, można ograniczyć koszty związane z prowadzeniem własnego działu kadr i płac, a obsługę w tym zakresie powierzyć ekspertom. W ten sposób można też zabezpieczyć się przed konsekwencjami błędów własnych pracowników działu księgowego, a zwłaszcza osób z niewielkim doświadczeniem.
– Podstawową potrzebą, z jaką przychodzą do nas klienci jest zapewnienie ciągłości obsługi kadrowo-płacowej. Klienci nie chcą martwić się rotacją pracowników, urlopami, L4 czy błędami w systemie kadrowo-płacowym, które muszą naprawiać. Chcą skupić się na swoim biznesie, z którego mają realne zyski – powiedziała Agnieszka Haponik, dyrektor rozwoju biznesu i marketingu w LeasingTeam Group. – Dodatkowy aspekt to oczywiście finanse – obecnie utrzymywanie działu kadrowo-płacowego jest dużo droższe niż jeszcze kilka lat temu – pensje rosną w szybkim tempie, na rynku brakuje specjalistów, ze względu na szybko zmieniające się prawo niezbędne jest permanentne podnoszenie kwalifikacji pracowników, czyli inwestycja w szkolenia i kursy. Do tego dochodzą koszty oprogramowania kadrowo-płacowego. W efekcie wielu przedsiębiorców dochodzi do wniosku, że outsourcing payrollu to najoptymalniejsze rozwiązanie.
Do korzyści wynikających z payroll outsourcingu zalicza się też wspomnianą już optymalizację i kontrolę kosztów, dzięki którym można usprawnić planowanie wydatków i inwestycje. Współpraca z doświadczoną firmą zewnętrzną pozwala też m.in. jeszcze lepiej chronić dane pracowników przed kradzieżą i wykorzystaniem ich w nielegalny sposób.
Jak wybrać firmę do współpracy?
W związku z tym, że potrzeby pracodawców w zakresie outsourcingu kadr i płac są duże, powstaje coraz więcej firm, które oferują takie usługi. Czym kierować się, chcąc wybrać tę właściwą?
Doświadczenie – to słowo klucz. Warto zrobić staranny research i uważnie przyjrzeć się ekspertom, by na tej podstawie móc wybrać firmę, która faktycznie specjalizuje się w kompleksowej obsłudze kadrowo-płacowej i może pochwalić się solidnym doświadczeniem. Dużo o potencjalnym usługodawcy może powiedzieć też system, na jakim pracuje. Profesjonalne firmy korzystają z zaawansowanych rozwiązań, gdyż są one pewne i bezpieczne. W naszym przypadku jest to Teta. Małe podmioty najczęściej nie stać na takie programy i posiłkują się rozwiązaniami chmurowymi. Istotne są także opinie i rekomendacje poprzednich klientów, które stanowią potwierdzenie wysokiej jakości współpracy. Warto postawić na firmę, która ma już swoją historię na rynku i od lat cieszy się zaufaniem przedsiębiorców – wyjaśnia Agnieszka Haponik z LeasingTeam Group.
Wybierając dostawcę payrollu, warto sprawdzić, czy firma posiada i udostępnia klientom platformę do obsługi i automatyzacji procesów HR.
– Wszyscy nasi klienci w ramach współpracy payrollowej otrzymują dostęp do naszej autorskiej platformy TalentPoint. Usprawnia ona przepływ pracy, automatycznie łącząc działy HR, pracowników, rozliczenia i umowy w jednym miejscu. Klient zyskuje np. elektroniczną ewidencję czasu pracy, raporty analityczne, możliwość generowania i podpisywania umów online, a pracownicy mają stały dostęp do swoich danych kadrowych, zgłaszają urlopy za pomocą platformy, pobierają potrzebne dokumenty związane z zatrudnieniem. Nowoczesne firmy stawiają dziś na automatyzację i digitalizację, gdyż wpływa to na optymalizację czasu i wzrost poziomu zadowolenia klienta oraz jego pracowników – dodaje Agnieszka Haponik z LeasingTeam.
Do tej listy można dodać jeszcze kilka elementów. Jednym z nich są certyfikaty i nagrody, jakie posiada firma. To także swoiste potwierdzenie jej rynkowych osiągnięć. Dobrze jest także zwrócić uwagę na sam sposób komunikacji z danym usługodawcą, który także może wiele powiedzieć o jego sposobie działania na co dzień.
Outsourcing obsługi kadrowo-płacowej jest chętnie wybieranym rozwiązaniem, ponieważ pozwala na optymalizację czasu pracy, ale też kosztów. Stanowi realne odciążenie firmy z trudnych i czasochłonnych obowiązków, dzięki czemu organizacja może skupić się na innych kluczowych dla siebie działaniach. Wybór konkretnej firmy do współpracy warto poprzedzić jednak solidnym researchem, by w efekcie końcowym wybrać usługodawcę, który zapewni najwyższą jakość działań, a współpraca z nim będzie przebiegać bezproblemowo i w przyjaznej atmosferze.
