Od 1 lipca br. ponad 4 tys. największych firm w Polsce ma obowiązek utworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych. Nowym programem oszczędzania może zostać objętych na tym etapie nawet 3 mln pracowników. Podczas czwartego śniadania Klubu PPK.info pt. „Praktyczne aspekty prowadzenia PPK”, które odbyło się w The Heart, korporacyjnym centrum innowacji, eksperci rozwiewali wątpliwości dotyczące m.in. finansowych, kadrowych i operacyjnych wyzwań związanych z wprowadzeniem programu w firmie. 

– Mimo, że pierwsze wpłaty do PPK zostaną pobrane prawdopodobnie w listopadzie, to już teraz najwięksi pracodawcy mogą zawierać umowy o zarządzanie i prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych. Pociąg ruszył – mówił podczas spotkania dr Marcin Wojewódka, radca prawny, założyciel Kancelarii Wojewódka i Wspólnicy Sp. K. – Firmy zatrudniające ponad 250 osób muszą wybrać instytucję finansową zarządzającą PPK najpóźniej do 25 października br. Do 12 listopada, mają czas na podpisanie umowy o prowadzenie PPK. Jeśli tego nie zrobią, mogą zostać obciążone karami grzywny określonymi w ustawie.

Pracownicy już mogą decydować

– Osoby między 55. a 69. rokiem życia, które nie będą automatycznie zapisane do PPK, już od 1 lipca mogą składać deklaracje o chęci uczestnictwa w programie – mówił dr Antoni Kolek, prezes Instytutu Emerytalnego. – Firmy powinny być przygotowane na dyspozycje ze strony pracowników. Kluczową rolę pełni komunikacja. Sukces programu zależy w dużej mierze od klarowności przekazu dostosowanego do różnych grup osób zatrudnionych.

Udział w PPK jest dobrowolny dla pracowników i obligatoryjny dla pracodawców. Pracownicy nie muszą się decydować na udział w programie od razu, mogą do niego przystąpić w dowolnym momencie. Mogą też na każdym etapie zrezygnować z dokonywania wpłat do PPK.

Instytucja finansowa – w porozumieniu z pracownikami

Jednym z kluczowych wyzwań we wdrożeniu PPK w firmie jest wybór instytucji finansowej zarządzającej PPK. Decyzję podejmuje pracodawca w porozumieniu ze związkami zawodowymi lub innymi przedstawicielami pracowników. W praktyce oznacza to, że firma nie może podpisać umowy z instytucją finansową bez uwzględnienia głosu podwładnych. Ustawa pozwala pracodawcom na samodzielny wybór dopiero na miesiąc przed terminem zawarcia umowy o zarządzaniu PPK. Wśród kryteriów wyboru powinny znaleźć się nie tylko koszty obsługi programu, ale również zbieżność z systemami kadrowymi firmy oraz dodatkowe wsparcie dostawcy PPK w komunikacji z pracownikami.

– Pełna informacja ze strony pracodawcy i instytucji finansowej może pokazać korzyści oszczędzania w PPK i skłonić pracowników do uczestnictwa w programie. Oprócz materiałów dla obecnych pracowników, warto przygotować również pakiet informacyjny dla osób nowozatrudnionych. Uwzględniając obecną sytuację na polskim rynku pracy, w naszej ofercie znajduje się na przykład pakiet informacyjny w języku ukraińskim – mówił Michał Jakubowski, dyrektor ds. biznesu korporacyjnego w Aegon PTE S.A.

Największe wyzwanie kadrowe ostatnich lat

– PPK to nie tylko wyzwanie finansowe, ale również operacyjne. Dla sprawnego wdrożenia programu pracodawcy powinni na początku przeanalizować sytuację wewnątrz firmy: ilu mają pracowników, na jakich zasadach zatrudnionych, czy struktura zatrudnienia jest rozproszona, czy pracownicy mają regularny dostęp do komputera, jak duża jest rotacja pracowników – wyliczał Marcin Mika, dyrektor ds. kluczowych klientów, ADP Polska. – Od tego zależy, jak kosztowny będzie program, a także w jaki sposób najefektywniej komunikować się z pracownikami. Pracodawcy muszą podjąć decyzję, w jaki sposób chcą traktować PPK – czy jedynie jako obowiązek, czy jako cenny benefit dla pracowników.

Ważnym elementem jest również integracja z systemem kadrowo-płacowym instytucji finansowej. W trakcie programu pracownicy mogą w dowolnym momencie zdecydować o podwyższeniu składki lub rezygnacji z uczestnictwa. Niektóre z tych decyzji będą wymagały wykonania korekt do wcześniej naliczonego wynagrodzenia, dlatego informacje te powinny być automatycznie przekazywane do systemu instytucji finansowej. Firmy już teraz powinny przygotować i udostępnić pracownikom następujące wzory dokumentów:

• rezygnacja z PPK,
• przystąpienie do PPK pracowników powyżej 55 r.ż.,
• obniżenie wpłaty podstawowej przy zarobkach poniżej 120% minimalnego,
• zmiana % składki dodatkowej,
• rezygnacja czasowa, ponowne przystąpienie (np. w miesiącu wypłaty premii rocznej).

Koszt dla pracodawców, zysk dla pracowników

Mimo, że wdrożenie PPK jest ogromnym wyzwaniem dla pracodawców, to przyświeca szczytnemu celowi – zabezpieczeniu finansowemu pracowników na czas po zakończeniu aktywności zawodowej. Wysokość podstawowych wpłat na konto PPK po stronie pracownika wyniesie 2 proc. wynagrodzenia brutto (lub 0,5 proc. dla osób najmniej zarabiających). Pracodawcy dołożą dodatkowe 1,5 proc., a państwo – 250 zł w ramach opłaty powitalnej oraz po 240 zł za każdy rok oszczędzania. Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą dobrowolnie podnieść wysokość wpłat – maksymalnie do 4 proc. wynagrodzenia brutto. Należy jednak pamiętać, że od wpłat pracodawców zostanie pobrany podatek, co oznacza, że na konta PPK pracowników wpłynie realnie mniej oszczędności niż nominalne 2-4 proc.

Więcej informacji na ppk.info.