Firmy odchodzą od rocznych, półrocznych czy kwartalnych ocen okresowych na rzecz bieżącego feedbacku. Ma to związek z tym, że coraz ważniejszą rolę w przedsiębiorstwach odgrywają millenialsi. Oni oczekują szybkich wyników, zupełnie jak komentarzy na portalach społecznościowych. To wyznacza ich kierunki działania. Udzielanie natychmiastowej informacji zwrotnej jest w interesie przedsiębiorstwa, bo dotyczy konkretnych sytuacji i przedstawia aktualny stan organizacji. Ale, jeśli brakuje przejrzystych zasad oceniania, ewaluacja może psuć atmosferę w zespole, a także obniżać motywację i zaangażowanie zatrudnionych. Opiniowanie efektów działań pracownika jednak wciąż ma realny wpływ na jego wynagrodzenie.
Jak podkreśla Agnieszka Kozakiewicz, HR Business Partner w serwisie GoWork.pl, w nowoczesnym modelu zarządzania firmą, ewaluacja pracowników nie może być biurokratycznym tworem, bo nie spełniałaby swoich podstawowych funkcji. Oprócz ogólnego diagnozowania kondycji organizacji, system oceniania powinien dawać odpowiedź na pytanie, w jaki sposób należy podwyższać kompetencje członków danego zespołu. Trzeba pokazać obszary, w których zatrudniony rozwija się, a także co powinien poprawić. To z kolei, poszerza świadomość pracownika. Dostrzega on, że ma realny wpływ na swoje wyniki i własną sytuację finansową. Jego sukces oznacza korzyść dla całego przedsiębiorstwa.
– Praca twórcza lub polegająca na kontakcie z klientem powinna być często oceniana. W branży, w której liczą się szybkie rezultaty, nie można czekać z mierzeniem efektywności pracowników przez kilka miesięcy. W zależności od specyfiki firmy, jej wielkości i czasu, którym dysponuje kierownik, to powinno odbywać się jak najczęściej. Bieżąca informacja zwrotna pozwala bardziej obiektywnie i rzetelnie mierzyć dokonania zatrudnionego, niż opinia wydawana raz na miesiąc, kwartał czy nawet rok – mówi Agnieszka Kozakiewicz.
To, w jaki sposób będzie prowadzony system ocen pracowniczych, w dużej mierze zależy od kadry zarządzającej. Kierownicy działów powinni być do tego zadania właściwie przygotowani i przeszkoleni. Poza analizowaniem wszystkiego, co dzieje się wewnątrz firmy, ewaluacja może stanowić doskonałe narzędzie do indywidualnego motywowania pracowników. Pozwala na to oczywiście konstruktywna i uczciwa krytyka. Dzięki temu, mogą powstawać stabilne, zintegrowane wewnętrznie i efektywne w działaniu zespoły.
– Ewaluacja może motywować pracowników głównie poprzez premie, prowizje oraz inne nagrody, które są adekwatne do wyników danej osoby na tle innych. Oczywiście należy pamiętać o tym, że każdego satysfakcjonuje inna gratyfikacja. Generalnie millenialsi są nastawieni na osiąganie komfortowego poziomu życia. Dlatego chcą korzystać np. z okazji do zdobycia najlepszego samochodu służbowego, najnowocześniejszego telefonu, ekskluzywnej wycieczki zagranicznej bądź też nowego stanowiska – wyjaśnia Kozakiewicz.
Każdy pracownik przed rozpoczęciem ewaluacji jego działań powinien być poinformowanych o kryteriach oceniania. Należy go zapoznać ze wszystkimi wskaźnikami rozwoju w dziale, w którym pracuje. Warto ustalić z nim komfortową dla obu stron częstotliwość spotkań i obszary tematyczne, jakie będą wspólnie omawiane. Trzeba mieć przy tym na uwadze to, że adepci potrzebują więcej uwagi i cierpliwości, niż bardziej doświadczeni specjaliści.
– Najtrudniejsze dla pracownika może być to, że ocena wpływa negatywnie na jego karierę, a w najgorszym wypadku prowadzi do zwolnienia. Oczywiście to się zdarza. Lęki i obawy minimalizuje jednak ustalenie jasnych zasad i przejrzystych kryteriów oceniania. Chodzi o bezpieczne i jawne standardy. Mogą one dotyczyć wielu obszarów, m.in. sposobu przepływu informacji, wzorów raportów, kart ewaluacji i procedur podejmowania decyzji finansowych – zaznacza Agnieszka Kozakiewicz.
Ekspert radzi, aby rozmowa z pracownikiem na temat jego wyników zawsze odbywała się w cztery oczy, w zamkniętym pomieszczeniu. Osoby trzecie nie powinny w tym przeszkadzać i dodatkowo stresować zatrudnionego. Nigdy nie należy oceniać jego dokonań na korytarzu, w toalecie, czyli w pośpiechu i w nieodpowiednim miejscu. Ważnym aspektem jest szacunek okazywany ocenianej osobie. Podczas spotkania zawsze powinna być też sporządzona notatka z podpisami osób, uczestniczących w rozmowie. Daje to możliwość powrotu i przypomnienia sobie ustalonych celów i zasad działania.
– Optymalnym czasem na spotkanie kierownika z podwładnym w celu omówienia efektów jego działań jest koniec tygodnia, kiedy większość spraw udało nam się rozwiązać i zorganizować. Jesteśmy wtedy spokojniejsi, niż np. w poniedziałek. Dodatkowo rozmowa w czwartek lub w piątek może być świetnym momentem do ustalania harmonogramu działań na kolejny tydzień – podpowiada HR Business Partner w serwisie GoWork.pl.
Istotną kwestią jest kolejność omawianych spraw. Potencjalnie kontrowersyjne, trudne i niewygodne tematy warto omówić na początku w taki sposób, aby zminimalizować emocjonalną dyskusję na kolejnym etapie rozmowy. Oczywiście ewaluowanie pracowników może czasem popsuć atmosferę w firmie. W końcu nikt nie lubi być oceniany, zwłaszcza na tle innych. Jak podkreśla Agnieszka Kozakiewicz, przypominają nam się wówczas szkolne lub studenckie lata, kiedy dostawaliśmy jedynki bądź nie zdawaliśmy ważnych egzaminów.
– Oprócz nieumiejętnie przeprowadzonej rozmowy, czynnikiem stresującym dla pracownika może być także nieskuteczne narzędzie kompetencyjne. Trzeba pamiętać o tym, że skomplikowane i niejasne wskaźniki albo procedury są bardzo czasochłonne. Nie przystają one do nowoczesnej organizacji. Millenialsi nie chcą się ich uczyć, bo nie mają na to czasu. Wciąż jednak zdarza się, że tradycyjna ocena okresowa występuje w firmach jako sformalizowany twór – przyznaje ekspert.
Do każdej rozmowy obie strony powinny być dobrze przygotowane. Oznacza to poruszanie się wzdłuż tzw. check listy, określanie kolejnych osiągnięć i przyznawanie punktów. Jednocześnie trzeba zaznaczać obszary do poprawy. Należy ocenić stopień realizacji wyznaczonych zadań i podać konkretne przykłady, np. sytuacji dotyczących naruszania standardów firmowych bądź etycznych. Warto też przeanalizować problemy, które wystąpiły w pracy.
– O sukcesach pracownika trzeba mówić wprost i konkretnie. W pochwałach nie ma nic krępującego czy niezręcznego. Zauważane i doceniane osiągnięcia dają zatrudnionemu poczucie bezpieczeństwa i satysfakcję, a to pozwala na szybszy rozwój. Warto pamiętać o tym, że millenialsi pragną takich więzi z firmami, jakie mają ze swoimi znajomym. Oznacza to, że oczekują obopólnego zaangażowania. Dlatego przełożony powinien stale pokazywać swoim podwładnym, że się nimi interesuje, wspiera ich i utrzymuje dialog w zespole – doradza Agnieszka Kozakiewicz.
Bywa też tak, że pracownik nie zgadza się z oceną przełożonego. Uważa, że jest ona niesprawiedliwa i nieobiektywna. To działa na zatrudnionego demotywująco. O takich wrażeniach należy jasno mówić, przedstawiając konkretne argumenty. Można odwołać się do jakości swoich działań. Warto też zwrócić uwagę na własne podejście do pracy, zwłaszcza jeśli chętnie wykonujemy zadania dodatkowe albo dzielimy się swoimi pomysłami i wspieramy mniej doświadczonych pracowników.
Autor: MondayNews
