Nowe regulacje prawne to kwestia nieuchronna, która wpływa na funkcjonowanie każdej firmy. To właśnie w obliczu często zmieniających się przepisów właściciele firm stają przed koniecznością dostosowania wewnętrznych procesów do nowych uchwał, a to wiąże się z dodatkowymi kosztami i czasem potrzebnym na wdrożenie nowych elementów rozwiązania. Z tego względu tak ważne jest, aby systemy kadrowo-płacowe były na bieżąco dostosowywane do zmieniających się przepisów.
Jak przygotować się do zmian prawnych w 5 krokach? Poniżej punkty, którymi warto podążać, by zmiany prawne nie stanowiły już takiego wyzwania.
Jedyną pewną jest zmiana (prawna) – gdzie szukać informacji?
Według badania Sage, w obliczu zmieniających się regulacji prawnych, aby aktualizować swoją wiedzę na bieżąco specjaliści ds. kadr i płac najchętniej korzystają z Internetu. 74 proc. ankietowanych zapoznaje się z treściami mediów branżowych, a 44 proc. wskazało na internetowe społeczności zawodowe. Warto jednak zwrócić uwagę, czy źródło informacji jest wiarygodne. W przypadku planowanych długoterminowych zmian, często ostateczna wersja ustawy zatwierdzonej przez rząd znacznie różni się od pierwotnej. Dlatego, aby mieć pewność, że treść, z którą zapoznaliśmy się jest aktualna, najlepiej korzystać z oficjalnych serwisów administracji publicznej, takich jak np. Internetowy System Aktów Prawnych, czy Dziennik Ustaw.
Zmiany – czy dotyczą również mojej firmy?
Ustalając, jakie zmiany będą wprowadzane, warto zwrócić uwagę, czy na pewno będą one dotyczyć naszej działalności. Niektóre zarządzenia mogą obejmować tylko firmy spełniające określone kryteria, jak np. liczba zatrudnianych pracowników lub prowadzenie działalności w konkretnych branżach. Jeśli zmiany obejmują firmy zatrudniające powyżej 50 pracowników, a prowadzone przez nas przedsiębiorstwo zatrudnia ich mniej – zwykle nie trzeba nic robić. Zmiany dla firm spełniających różne kryteria, mogą też być wprowadzane stopniowo. Jednym z najświeższych przykładów jest obowiązek przesyłania do fiskusa Jednolitego Pliku Kontrolnego, gdzie na początek zobowiązaniem zostały objęte duże firmy, następnie średnie, a jako ostatnie – małe działalności. Takie rozwiązanie daje przedsiębiorstwom czas na dobre przygotowanie się do nadchodzących zmian.
Jakie obszary będą objęte zmianami?
Przedsiębiorca upewniając się, że nadchodząca zmiana dotyczy prowadzonej przez niego działalności, powinien dowiedzieć się na jej temat jak najwięcej. Szczególnie cenne są wszelkie interpretacje lub opinie prawne, oraz (jeśli zmiana już weszła w życie) informacje o konkretnych przypadkach jej zastosowania w innych firmach. Jeśli zastosowanie zmienionych przepisów generuje niejasności, czyli z treści prawnej nie wynika, co należy zrobić, warto wysłać pisemną prośbę do odpowiedniej instytucji. Oficjalna odpowiedź powinna rozwiać powstałe wątpliwości.
Co zmieni się w codziennej pracy?
Najczęściej wprowadzane zmiany prawne wymagają nie tylko zmiany sposobu pracy, ale czasami także mogą wpłynąć na jej czasochłonność lub wymagać wykonania dodatkowych czynności. Dobrze jest ustalić, co firma powinna robić w inny sposób niż do tej pory, a także wygospodarować czas na poznanie nadchodzących nowych obowiązków i sprostanie im. Posiadane informacje warto też usystematyzować poprzez szkolenia, podczas których pracownicy przećwiczą przyszłe zadania na konkretnych przykładach.
Jak zmieniają się systemy informatyczne?
Firmy, które chcą być przygotowane do częstych zmian prawnych powinny rozważyć także wdrożenie intuicyjnych narzędzi informatycznych. Obecnie oprogramowanie może przypominać użytkownikowi o konieczności aktualizacji oraz proponować łatwe do podjęcia kroki, aby taką instalację przeprowadzić samodzielnie. A to pomaga oszczędzić czas oraz obniżyć koszty. Pracownicy otrzymują informację o nowej regulacji i zapoznają się z możliwościami, które będą dostępne w jej ramach w łatwym do obsługi programie. Dodatkowo, często nowsze wersje programów zawierają funkcje, które mogą pomóc w innych, niezwiązanych ze zmianą przepisów sprawach. Najlepsi producenci dostarczają razem z programem narzędzia, które na bieżąco informują o zmianach prawnych, nowych wersjach systemu i przypominają o ich instalacji.
Przygotowanie się do zmian prawnych jest proste i nie powinno sprawiać problemów. W dobie Internetu w szybki sposób można zdobyć niezbędne informacje, a także zapoznać się z opiniami ekspertów. Ważnym aspektem jest też praca ze sprawdzonymi partnerami biznesowymi, którzy wesprą firmę w okresie wprowadzania zmian.
Źródło: Cezary Karolczyk, ekspert z obszaru HR firmy Sage
