Według raportu Deloitte „Global Human Capital Trends 2017″ aż 73 proc. międzynarodowych liderów biznesu i HR uznaje „Digital HR” za bardzo ważny trend biznesowy. W tym kierunku zmierza także polskie prawodawstwo. Nadchodzące regulacje prawne zapewnią możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Czy cyfryzacja przedsiębiorstwa w tym obszarze ma znaczenie? Eksperci z branży HR są jednomyślni i sugerują, aby przygotowania do tego procesu zacząć jak najszybciej.
Od czerwca 2017 roku, na mocy projektowanej ustawy pracodawca będzie miał możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej. W dłuższej perspektywie oznacza to rezygnację z papierowych dokumentów. Już wkrótce także umowy o pracę, czy wypowiedzenia będą mogły być zawierane drogą elektroniczną. Podobnie wygląda sytuacja z tradycyjnymi deklaracjami podatkowymi, wnioskami urlopowymi, czy paskami płacowymi. W rezultacie umożliwi to firmom pełną digitalizację akt osobowych. Warto też pamiętać o zapisie dotyczącym skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat.
Powiedz tak digitalizacji akt pracowniczych
Jak podkreśla Ireneusz Hołowacz, ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami z firmy Gavdi Polska – nowe propozycje regulacji to duże korzyści dla pracodawcy. Digitalizacja procesów tworzenia, archiwizacji czy masowej wysyłki dokumentów może znacząco usprawnić funkcjonowanie całej organizacji – zredukować czas pracochłonnych procesów, obniżyć ich koszty, zwiększyć bezpieczeństwo danych, a także poprawić ogólną efektywność pracy działów personalnych. Na zapowiadanych zmianach w przepisach prawnych skorzystają także wszyscy zatrudnieni, którzy samodzielnie będą mogli uzyskać dostęp do swoich teczek osobowych, czy też otrzymać na wskazany adres mailowy paski płacowe lub deklaracje PIT. Co więcej, dostęp do nich będzie możliwy z poziomu tradycyjnych desktopów oraz urządzeń mobilnych.
eTeczka, eDeklaracje i ePaski, czyli jak rozwiązania IT przychodzą z pomocą
Zmiany prawne wynikają z konieczności dostosowania się do postępującej już cyfryzacji przedsiębiorstw, a także z dążenia organizacji do uproszczenia pracy i wielu procesów kadrowo-administracyjnych. Adaptacja tych zmian możliwa jest dzięki rozwiązaniom IT dla HR, które zapewniają automatyzację i całkowitą digitalizację procesów kadrowo-płacowych. W przypadku personalnej dokumentacji pracowniczej, założenia te zrealizują elektroniczne teczki osobowe. Dzięki nim możliwe jest tworzenie i przechowywanie cyfrowych dokumentów będącymi kopiami ich papierowych odpowiedników. Przeszukiwanie cyfrowej wersji archiwum jest w tym przypadku nie tylko szybsze, ale też dokładniejsze – każdy dokument przypisywany jest do konkretnego pracownika w eTeczce, co pozwala na błyskawiczny dostęp do potrzebnych nam danych. Z kolei tworzenie corocznych deklaracji podatkowych odbywa się w sposób automatyczny, dzięki rozwiązaniu GAVDI eDeklaracje. Narzędzie umożliwia masowe generowanie deklaracji podatkowych PIT-11, PIT-40, czy PIT-8C, ich elektroniczną wysyłkę na internetową bramkę Ministerstwa Finansów oraz przygotowanie ich do wysyłki wszystkim pracownikom firmy. Za sam proces dostarczenia zarówno deklaracji, jaki i pasków płacowych, czy też zestawień RMUA do pracowników, odpowiada rozwiązanie GAVDI ePaski. Za pomocą tego narzędzia, wygenerowane automatycznie w systemie kadrowym dokumenty zostają opatrzone podpisem elektronicznym, następnie w formie pliku PDF w zaszyfrowanej formie wysyłane są do każdego pracownika na wskazany przez niego adres e-mail.
O przyszłych zmianach pomyśl już dziś
Mimo, że zapowiadane zmiany w przepisach prawnych są dopiero w fazie konsultacji i opiniowania, warto już dziś przygotować się do ich wejścia w życie. Wbrew powszechnie panującej opinii, wdrożenie rozwiązania informatycznego wspierającego zarządzanie kapitałem ludzkim, jak np. SAP HCM (Human Capital Management), czy uzupełnienie systemu o wyżej wspomniane narzędzia i produkty, nie wymaga znacznych nakładów czasu i kosztów.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza w firmie to korzyść dla wszystkich pracowników. Cyfryzacja znacząco wpływa na optymalizację pracy przedsiębiorstw, bezpieczeństwo newralgicznych danych osobowych, a także redukcję kosztów. To także szansa na odciążenie działów HR od pracochłonnych i powtarzalnych zajęć, na rzecz wsparcia przez nie procesów biznesowych.
Projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją przygotowywany przez Ministerstwo Rozwoju i Finansów.
Ireneusz Hołowacz – Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A., firmy dostarczającej produkty i usługi w obszarze rozwiązań SAP HCM i SAP SuccessFactors. Ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami.
