Wielu przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy z tego jak drastyczne w skutkach może być złe zarządzanie nieobecnościami pracowników. Dotkliwie przekonały się o tym tanie linie lotnicze Ryanair. W ostatnim czasie przewoźnik ogłosił anulowanie ponad 2100 lotów (co przekłada się na 40-50 lotów dziennie na przestrzeni dwóch miesięcy) co było spowodowane m.in. niewłaściwym planowaniem urlopów pilotów. To nieszczęśliwe zdarzenie zaowocowało poważnymi konsekwencjami, takimi jak straty finansowe w wysokości 30 mln USD oraz trzyprocentowym spadkiem wartości udziałów firmy, nie wspominając o tysiącach niezadowolonych klientów. Sytuacji podobnych do opisywanej można uniknąć dzięki wdrożeniu odpowiednich systemów IT do zarządzania nieobecnościami. Dane zawarte w tych systemach mogą być na bieżąco wykorzystywane do analiz, mających na celu poprawę wydajności pracowników i pośrednio na wzrost zadowolenia klientów.
Personel ważniejszy niż kiedykolwiek
Najnowsze statystyki pokazują, że koszty nieobecności jednego pracownika wynoszą ok 6000 euro rocznie. Dla organizacji, w których pracownicy pracują w systemie zmianowym lub są przyporządkowani do konkretnych projektów, wpływ tego czynnika jest szczególnie wyraźny. Zmierzając w stronę gospodarki usługowej, w której utrzymuje się trend odchodzenia od posiadania aktywów na rzecz korzystania z usług, przedsiębiorstwa, które chcą dobrze prosperować będą musiały zmienić swój sposób działania. Firmy muszą dbać o utrzymanie klienta wychodząc naprzeciw jego oczekiwaniom tak szybko i skutecznie, jak to możliwe, co w konsekwencji oznacza, że stają się one bardziej niż kiedykolwiek zależne od swych pracowników. Wielu pracodawców nie dysponuje odpowiednimi systemami informatycznymi pozwalającymi na skuteczne zarządzanie pracownikami. Badanie przeprowadzone w 2014 roku przez międzynarodową firmę doradczą Aon Hewitt na grupie 1200 pracodawców pokazało, że jedynie 36% z nich mierzy końcowy wpływ nieobecności pracowników na jakość funkcjonowania ich przedsiębiorstwa.
Ryanair stanowi doskonały przykład, jak niewłaściwe zarządzanie procesem, który może wydawać się relatywnie prosty, może okazać się fatalne w skutkach. Konsekwencje złego zarządzania absencjami dotknęły ponad 315 000 klientów, a koszty poniesione przez firmę w związku z tymi błędami liczą się w milionach. Na co w szczególności powinien zwrócić uwagę przedsiębiorca, aby nie pójść w ślady Ryanaira? Poniżej przedstawiamy 4 kluczowe aspekty, na które powinna zwrócić uwagę każda duża organizacja planująca zarządzanie nieobecnościami:
- Zapewnienie ciągłości pracy
Wiele przedsiębiorstw nadal nie ma wglądu w to, którzy pracownicy są aktualnie nieobecni ani, kiedy nieobecny pracownik planuje powrót do firmy. Z tego powodu efektywne zarządzanie nieobecnościami oraz zapewnienie ciągłości pracy w organizacji stanowi duże wyzwanie. Globalne organizacje stoją wobec jeszcze większego wyzwania: zatrudniając pracowników działających w wielu krajach, muszą przestrzegać przepisów związanych z nieobecnościami, obowiązujących w każdym z tych państw.
- Kontrola kosztów nieobecności
Koszty mające związek z personelem stanowią największą, dającą się kontrolować grupę kosztów, a złe zarządzanie nieobecnościami wiąże się z ryzykiem utraty zdolności kontrolowania tych kosztów. Przedsiębiorcy muszą pamiętać, że koszty nieobecności to nie tylko pensje wypłacane pracownikom w czasie, gdy są nieobecni. To także koszty znalezienia zastępstwa za nieobecnego pracownika, w celu zapewnienia ciągłości prac. Nie można też zapominać o kosztach motywowania pracowników na zastępstwie (dopłaty za nadgodziny) i tych, na których dana nieobecność wywarła jakiś wpływ(premie za utrudnienia i dodatkowe zadania). Według rocznika statystycznego ZUS za lata 2012-2014 co roku polscy pracodawcy za same absencje chorobowe dopłacają ponad 4,5 miliarda PLN.
- Zmniejszenie liczy zadań wykonywanych ręcznie
Menedżerowie HR nadal poświęcają wiele czasu na wykonywanie mozolnych czynności takich jak:
- ustalenie liczby straconych dni,
- wyliczanie współczynników nieobecności,
- ustalanie punktów wymagających podjęcia działania, tworzenie raportów,
- kontakt z pracownikami, kontrolę zwolnień lekarskich,
- ustalanie spotkań,
- sporządzanie i wysyłanie planów naprawczych,
- wypracowywanie rozwiązań roboczych na czas nieobecności oraz bieżące informowanie osób zaangażowanych w te procedury
- Poprawa zaangażowania pracowników
Najnowsze badania wskazują także bezpośrednią zależność między sposobem obsługi nieobecności pracownika (oraz osób, na które ta nieobecność wywarła wpływ), a zaangażowaniem pracowników. Utrzymując kontakt z nieobecnym pracownikiem i wprowadzając konieczne adaptacje w środowisku pracy czas absencji, organizacje gwarantują, że nieobecni pracownicy otoczeni są troską, a ta dbałość o szczegóły może mieć pozytywny wpływ na ich zaangażowanie. Odpowiednia motywacja potrzebna jest także pracownikom, którzy zastępują nieobecną osobę. Przedsiębiorca powinien więc dokładnie analizować sytuację z obu stron aby w razie nieobecności wartościowego pracownika wdrożyć odpowiedni plan interwencyjny, który pozwoli utrzymać zaangażowanie wszystkich pracowników, a co za tym idzie ochronić przedsiębiorstwo przed utratą produktywności.
Nowe technologie korzyścią dla całej organizacji
Jak widać na przykładzie czterech powyższych aspektów zarządzanie nieobecnościami w dużych organizacjach to skomplikowany i wieloetapowy proces, który nie zakończy się sukcesem, jeżeli dział HR nie będzie miał do dyspozycji odpowiednich narzędzi. Na rynku systemów IT dla biznesu dostępne są coraz ciekawsze rozwiązania, które pomagają pracownikom działu HR w procesach związanych z efektywnym zarządzaniem nieobecnościami pracowników. „Niezwykle ważne jest aby systemy HR były w stanie monitorować urlopy pracowników, wskazywać aktualną wartość rezerwy urlopowej, a nawet prognozować wartość rezerwy na podstawie zaplanowanych urlopów. Bieżąca informacja o absencjach urlopowych pozwala menedżerom na sprawne zarządzanie pracami zespołów, a dla zarządzających firmami oznacza aktualną wartość rezerwy urlopowej, która przekłada się na wynik finansowy firmy.” – mówi Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu w Unit4 Polska, firmie, która jest producentem oprogramowania Teta HR.
Dzięki odpowiednim systemom IT obsługującym procesy HRowe organizacje mogą tworzyć wybiegające w przyszłość plany w oparciu o statystyki nieobecności, takie jak współczynniki nieobecności oraz liczbę dni straconych. Automatyzacja tych procesów może pomóc w zarządzaniu nieobecnością lub wypadkiem losowym na każdym etapie procesu oraz zapewnić zgodność z lokalnymi przepisami. Na przykład menedżerowie używający technologii wykorzystującej narzędzia analityki biznesowej oraz self-learning, mogą mierzyć koszty nieobecności oraz wykrywać trend dotyczący brania zwolnień na żądanie lub tworzyć raporty dotyczące nieobecności chorobowych. Ponadto nowe technologie takie jak chatboty mogą być wykorzystane tak, by pomagały pracownikom efektywnie wykorzystywać ich czas pracy, a nawet zachęcać pracowników do wzięcia urlopu, a menedżerów – do zautomatyzowania przypomnień dotyczących weryfikacji urlopów.
