Sztuczna inteligencja, jak wiele innych technologii, wpisuje się w stare porzekadło: „potrzeba matką wynalazków”. Powód w tym przypadku jest prosty. Jak informuje McKinsey&Company w raporcie „5 zadań dla Polski”1, w nadchodzących latach przyjdzie nam zmierzyć się z wyzwaniami demograficznymi. Rynek pracy skurczy się, bo liczba osób w Polsce w przedziale wiekowym 15-59 lat może znacząco się zmniejszyć – do roku 2025 nawet o 2,7 mln. To obniżyłoby stosunek osób w wieku produkcyjnym do całej populacji o ok. 59 proc. Podobnie sytuacja wygląda w odniesieniu globalnym – rodzi się mniej ludzi, a jednocześnie rośnie średnia długość życia. I tak, w innym raporcie McKinsey2 czytamy, że gospodarkę czeka nie wzrost, lecz spadek na poziomie globalnym, nawet o ok. 50 proc. w najbliższych 50 latach.
Chcąc podnieść produktywność i utrzymać tendencję wzrostową, przedsiębiorstwa powinny postawić na technologie, zwłaszcza te do automatyzacji pracy, ze sztuczną inteligencją na czele. Co więcej, nie chodzi tylko o roboty, które mogą pracować w fabrykach, ale przede wszystkim o rozwiązania programowe, np. chatboty działające w biurze obsługi klienta, czy też narzędzia wspomagające pracę działu HR i zarządzanie firmą. Dzięki temu sztuczna inteligencja będzie mogła przejąć na siebie wiele zadań, które wcześniej musieli wykonywać ludzie.
Jak sztuczna inteligencja może pomóc?
Sztuczna inteligencja (SI) w dużym stopniu sprawdzi się w zarządzaniu organizacją, a zwłaszcza w działach HR. Wynika to z faktu, że HR najczęściej odpowiada za angażowanie, utrzymywanie, zatrudnianie i rozwój personelu. Za sprawą rozwiązań SI i mechanizmów automatyzujących pracę, specjaliści ds. HR zyskają przydatne funkcje ułatwiające rozpoznawanie potrzeb pracowników i zapewnianie im odpowiedniego wsparcia. SI może pomóc szczególnie w następujących obszarach:
1. Dobór kandydatów. Obecnie ciągle zdarza się, że na wybrane stanowiska pracy zgłaszają się osoby, które nie mają wymaganych kompetencji i nie spełniają oczekiwań. Dzięki wykorzystaniu SI, osoby zainteresowane danym stanowiskiem mogą skontaktować się przez chatbota danej firmy (działającego np. w komunikatorze Facebook Messenger3) i upewnić się, że faktycznie warto aplikować. Na przykład kandydat może napisać, że spełnia wszystkie wymagania, ale chciałby pracować zdalnie i czy firma dopuszcza taką możliwość. Pytanie zada chatbotowi i uzyska automatyczną odpowiedź. Wystarczy, że dział HR wcześniej przygotuje listę najczęściej stawianych pytań i odpowiedzi, by później zautomatyzować swoją pracę. Dodatkowo chatbot może udostępniać testy sprawdzające poziom wiedzy i umiejętności, przeprowadzając w ten sposób pierwszą ocenę kandydatów.
2. Wznowienia ofert pracy. Kiedy rekrutacja na dane stanowisko się zakończy, zebrane aplikacje kandydatów często pozostają nietknięte i zapomniane. Tymczasem rekruter może oznaczyć tych kandydatów, którym warto dać szansę w przyszłości, przy kolejnej ofercie pracy. Z kolei mechanizmy automatyzujące pracę i SI zadbają, aby w odpowiednim czasie wysłać wiadomość i podtrzymywać zainteresowanie wybranych osób. Wiadomości mogą zawierać np. sugestie związane z tym, jak podnieść swoje szanse na zatrudnienie – i mogą być wysyłane automatycznie, bez zaangażowania specjalistów ds. HR.
3. Podtrzymywanie zainteresowania. Zdarza się, że firma poinformuje kandydata, że wygrał rekrutację i zostanie zatrudniony, ale od momentu wysłania tej wiadomości do faktycznego przyjęcia do pracy zwykle mijają jeszcze 2-4 tygodnie (np. pracownik musi złożyć wypowiedzenie w innej firmie). Następuje wtedy „szara strefa” – kandydat traci na pewien czas kontakt z nowym pracodawcą i może się rozmyślić lub znaleźć zatrudnienie w innej firmie. Aby do tego nie dopuścić lub przynajmniej zminimalizować ryzyko, SI może wysyłać spersonalizowane wiadomości do nowego pracownika, utrzymując w ten sposób jego zaangażowanie i powoli wdrażając go w kulturę organizacyjną przedsiębiorstwa.
4. Zautomatyzowany onboarding. Firmy mają odpowiednie procedury i polityki, które sprawdzają się przy wdrażaniu nowych pracowników. Często jednak nowe osoby muszą przyswoić tak dużo wiedzy, że o niektórych rzeczach zapominają lub nie zrozumieją w pełni. Sztuczna inteligencja może zostać wdrożona w firmie w formie systemu z dostępem do bazy wiedzy, który będzie automatycznie wysyłał proste testy sprawdzające poziom przyswojenia wiedzy po szkoleniach, odpowiadał na często zadawane pytania i finalnie przyczyniał się do tego, że niezbędne informacje zostaną opanowane na poziomie, który satysfakcjonuje pracodawcę.
5. Planowanie i zarządzanie czasem. Specjaliści ds. HR często zajmują się planowaniem spotkań, szkoleń, koordynowaniem harmonogramów i dostępności personelu (zwolnienia lekarskie, urlopy). Zajmuje to dużo czasu, który mógłby zostać wykorzystany w bardziej produktywny sposób. Narzędzia automatyzujące pracę mogą przejąć to zadanie na siebie, zarządzając harmonogramami w całej firmie.
Niektóre z wymienionych funkcji już istnieją, inne mają szansę i prawdopodobnie niebawem pojawią się w oprogramowaniu HR. Przykładowo oprogramowanie TETA HR firmy Unit4 oferuje zestaw diagramów Workflow, ułatwiających i przyspieszających procesy kadrowe, a także znacznie skracających czas obsługi pracowników (m.in. przez funkcje wspomagające wdrażanie pracowników). „Diagramy Workflow są odpowiedzialne m.in. za obieg dokumentów elektronicznych, takich jak wniosek urlopowy, czy zlecenie nadgodzin.”- mówi Katarzyna Jaśniewicz, menedżer produktu Teta HR w firmie Unit4 Polska. „Kierują wniosek na ustaloną ścieżkę akceptacji (do przełożonego, do kadr), informują pracownika o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku oraz automatycznie uzupełniają dane w systemie TETA HR. – dodaje Jaśniewicz.
Wdrożenia SI na dużą skalę
Działy HR w wielu firmach stosują już rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji. Przykładowo kandydaci starający się o pracę w Facebooku lub IBM muszą nie tylko wywrzeć dobre wrażenie na rekruterach, ale też na SI. Firmy te, podobnie jak inni globalni giganci, używają zautomatyzowanych mechanizmów do skanowania próbek pracy, analizują posty w mediach społecznościowych, a nawet – już na spotkaniach – mimikę twarzy kandydata.
Jedną z organizacji, która specjalizuje się w HR z wykorzystaniem SI jest HireVue, która nagrywa rozmowy kwalifikacyjne, a następnie specjalnym oprogramowaniem analizuje mimikę twarzy i dobór słów, jakich używa kandydat. Analizy następnie wysyłane są do klientów, m.in. GE i Hilton Worldwide, wraz z komentarzami na temat kandydatów i ich zaangażowania, motywacji i poziomu empatii.
HR w przyszłości z pewnością będzie szerzej polegał na sztucznej inteligencji, a firmy, którym zależy na utrzymaniu wysokiego poziomu produktywności, sięgną po technologie i narzędzia automatyzujące pracę. Dzięki temu menedżerowie HR, zamiast przeglądać nieskończone ilości profili na LinkedIn, będą mogli zajmować się bardziej pożytecznymi sprawami, jak rozmowy z najlepszymi talentami i rzeczywiste budowanie wzajemnych relacji.
Przypisy:
1. McKinsey&Company, raport „5 zadań dla Polski”, październik 2015
2. McKinsey Global Institute, „Can long-term global growth be saved?”, styczeń 2015, https://goo.gl/VbJiXF
3. Facebook, Seth Rosenberg, „How To Build Bots for Messenger”, kwiecień 2016, https://goo.gl/sSVCFT
