Jeżeli zwyczajowy sposób działania przestaje być skuteczny to najwyższy czas zacząć działać inaczej. Wspominał już o tym Albert Einstein definiując szaleństwo jako „robienie w kółko tego samego za każdym razem oczekując innych rezultatów”. Jeżeli jednak to, co do tej pory robiłeś/robiłaś działa i przynosi satysfakcjonujące efekty, pozostań przy tym.

Obserwując otoczenie biznesowe, znaczny wzrost tempa pracy, potrzebę digitalizacji i transformacji wielu obszarów oraz wyraźnie obecny trend klientocentryczności, mam przekonanie, że… tak, to ten czas, kiedy coraz częściej menedżerowie stawiają sobie pytania: Co dalej?, Jak teraz powinienem zarządzać  swoim zespołem?, Jak realizować cele biznesowe?.

A jakie są odpowiedzi i przepis na sukces? Aktualnie najlepiej sprawdza się zwinność w działaniu, zarządzaniu, w życiu. Na czym więc polega bycie zwinnym menedżerem?

Postaw na kontakty międzyludzkie i budowanie relacji

Zamiast delegować zadania drogą mailową, wstań zza biurka lub chwyć za telefon i bezpośrednio zwróć się do członka swojego zespołu. Określ precyzyjnie, czego oczekujesz, nadając zadaniu odpowiedni priorytet i datę realizacji. Sprawdź, czy zostałeś dobrze zrozumiany oraz upewnij się, czy dana osoba może zająć się tą sprawą zgodnie z oczekiwaniami. Może zdarzyć się, że pracownik ma już wypełniony czas pracy i przyjęcie dodatkowego zadania jest niemożliwe. Wtedy warto określić priorytety na nowo i/lub zmodyfikować daty wykonania zadania. Po rozmowie możesz dla uporządkowania wysłać krótkiego maila z podsumowaniem, aby obie strony mogły odpowiednio zaplanować realizację oraz monitoring prac.

Bezcenna dla stabilnych relacji międzyludzkich jest transparentna komunikacja. Warto dbać o to, aby przekazywać do zespołu wszystkie kluczowe informacje. Dzięki temu każdy członek zespołu ma ten sam poziom wiedzy. Taka postawa i dbałość o stały przepływ informacji owocuje również większą otwartością wśród członków zespołu oraz gotowością do weryfikowania i poszukiwania informacji u źródła, czyli u szefa. Pomaga to zdecydowanie uniknąć wielu nieporozumień wynikających z niewłaściwej komunikacji.

Kolejne iteracje są lepsze niż stosy papierowych dokumentów

Złożony projekt czy prezentację warto poddać pod dyskusję i poznać opinię innych. Dzięki budowaniu kultury otwartości na informacje zwrotną stwarza się przestrzeń na tzw. szerszą perspektywę oraz weryfikację, czy pierwotne założenia okazały się trafne. Najprościej stworzyć grupę projektową lub zwyczajnie poprosić o opinię kilku współpracowników w fazie projektowania rozwiązania, uwzględnić ich bieżący feedback, wprowadzić zmiany w prototypie projektu i ponownie poprosić o udzielenie informacji zwrotnej.

Współpraca i elastyczność są ważniejsze niż praca w sztywnych ramach

Na spotkaniach statusowych najczęściej wieje nudą. Zwinne zarządzanie proponuje złamać utarty schemat prowadzenia spotkań przy konferencyjnym stole, gdzie każdy kolejno omawia zakres, za który jest odpowiedzialny. Aktualnie lepiej sprawdzą się dynamiczne formy spotkań, gdzie przy wspólnej kawie każdy będzie miał szanse w skondensowany sposób podzielić się sukcesami oraz trudnościami, z którymi mierzy się na bieżącym etapie prac. Dzięki takiej szybkiej wymianie informacji cześć przeszkód udaje się pokonać w oparciu o doświadczenia i rady członków zespołu. Te kwestie, które są bardziej złożone, będą rozwiązywane w mniejszych podgrupach w dodatkowo zaplanowanym czasie. Najlepiej jeżeli takie spotkania trwają ok. 20 min i kończą się krótkim podsumowaniem, które stanowi naturalną odpowiedź na pytanie: Czego się dziś dowiedziałem?.

Zmienne otoczenie dyktuje warunki

Prawdopodobieństwo, że pierwotne założenia projektu dotrwają do czasu jego wdrożenia jest bliskie zeru. Wielokrotnie czynniki zewnętrzne, wewnętrzne procesy mające bezpośredni związek z projektem czy oczekiwania zleceniodawcy ulegają zmianie. Zamiast się frustrować lepiej poszukać rozwiązań. Oczekiwanie, że zespół będzie ślepo podążał za planem zastąp własną gotowością i przestrzenią do budowania umiejętności samodzielnego zarządzania zadaniami i dostosowywania się do pracy w zmiennym otoczeniu. Zespół w takich warunkach potrafi dokonać samoorganizacji. Warto zaufać i pozwolić na samoregulację procesu zmiany przez członków zespołu. Łatwiej budować zaufanie, jeśli ma się świadomość, jakie wartości stanowią podłoże dla zarządzania w nurcie agile. Mowa o: otwartości, odwadze, szacunku, skupieniu i zaangażowaniu.

Współcześnie nie tylko zmieniają się oczekiwania względem zespołów, ale przede wszystkim zmianie ulegają oczekiwania względem menedżerów. Aktualnie potrzebni są świadomi liderzy, którzy pewnie poprowadzą zespoły ku nowemu, świeżemu spojrzeniu na biznes. Liderzy, którzy odważnie zapraszają do współdzielenia odpowiedzialności i zachęcają do podejmowania wyzwań. Liderzy, którzy czerpią z różnorodnego potencjału swoich zespołów i wzmacniają ich talenty. Robią tak, bo wiedzą i czują, że warto.

A Ty, jak bardzo zwinnym menedżerem jesteś?