Jeżeli prowadzisz dużą liczbę wydarzeń online, z pewnością wiesz, że problemy z zachowaniem uczestników mogą być zdecydowanie bardziej uciążliwe od kwestii technicznych. Oczywiście również ten aspekt naszej pracy i nauki ulega zmianie. Bliżej temu zagadnieniu przyjrzeli się eksperci ClickMeeting, którzy po roku powtórzyli badanie dotyczące oceny zachowania innych uczestników w trakcie wydarzeń online.
Brak przygotowania niezbędnych dokumentów, wchodzenie sobie w słowo czy dźwięki dobiegające z zewnątrz potrafią być bardzo rozpraszające i znacząco utrudniać współpracę z innymi osobami. Oczywiście – przynajmniej w większości przypadków – uda się temu zaradzić, wykorzystując funkcje nowoczesnych platform do wydarzeń i webinarów. Czy postawy ich użytkowników zmieniają się wraz z doświadczeniem w korzystaniu z narzędzi? Sprawdźmy!
Co nam przeszkadza w odbiorze? Tych rzeczy unikaj!
Współpraca zdalna lub hybrydowa ma oczywiście wiele zalet. Podobnie jak inne narzędzia wykorzystywane w świecie współczesnego biznesu, wymaga jednak pewnych kompetencji zapewniających odpowiednią wydajność i komfort wszystkim uczestnikom. Istnieje także kilka czynników, które w szczególny sposób utrudniają współpracę. Warto przyjrzeć się głosom samych uczestników. Eksperci ClickMeeting poprosili ich o wskazanie trzech czynników, które przeszkadzają im w największym stopniu.
Aż 63% respondentów stwierdziło, że przeszkadzają im szepty i inne dźwięki, które zakłócają przebieg wydarzenia. Można temu jednak w stosunkowo prosty sposób zaradzić, wykorzystując funkcje dostępne w platformach do webinarów i spotkań online. Dobrą praktyką jest wyłączanie mikrofonu w czasie, kiedy nie zabierasz głosu. Okazuje się, że respondenci zwracają na to uwagę i bardzo często korzystają z tej opcji: aż 76% deklaruje, że to robi, a 13% twierdzi, że przynajmniej stara się to robić.
Jest to tym ważniejsze, że… właśnie odpowiedź dotycząca niewyłączania mikrofonów przez osoby, które w danym momencie nie zabierają głosu, znalazła się na drugiej pozycji najbardziej rozpraszających czynników (wskazało ją 53% respondentów).
Przygotuj się do spotkania
W większości przypadków okazuje się, że sumienne przygotowanie do wydarzenia pozwoli na uniknięcie poważnych problemów i zapewni zdecydowanie lepsze warunki do wymiany informacji czy przyswajania wiedzy.
Każdy organizator lub prezenter – zwłaszcza w przypadku spotkań służbowych i biznesowych – powinien przede wszystkim zadbać o przygotowanie plików, które będą prezentowane w trakcie wydarzenia. Ich poszukiwanie w trakcie prezentacji nie świadczy najlepiej o profesjonalizmie, na dodatek bardzo rozprasza uczestników. Jak do tego podchodzą uczestnicy badania? 31% z nich uznało to za szczególnie rozpraszający czynnik. Co ciekawe, przed rokiem takiej odpowiedzi udzieliło 46% uczestników badania. Im częściej korzystamy z platform do komunikacji online, tym łatwiej odnaleźć nam się w przestrzeni wirtualnej i – dla wygody własnej oraz innych osób – wdrażać ulepszenia.
Prosta konfiguracja techniczna
Wielu problemów uda się również uniknąć, zwracając uwagę na podstawowe kwestie techniczne. Najszybszym sposobem na upewnienie się, że wszystko gra, jest wykonanie testu urządzeń. Okazuje się, że to często wykorzystywana funkcja! 60% uczestników badania deklaruje, że korzysta z niej zawsze, a 26% robi to czasami. Co dziesiąty badany sięga po nią w przypadku ważnych wydarzeń, a jedynie 3% respondentów nigdy nie korzysta z tej możliwości.
Oceniamy lepiej zachowanie podczas wydarzeń
Najważniejszy wniosek płynący z badania ClickMeeting dotyczy poprawy oceny zachowania uczestników spotkań online. To szczególnie satysfakcjonujące: najczęściej to właśnie ten czynnik wpływa na doświadczenia towarzyszące wydarzeniom. Decyduje również o tym, czy współpraca zdalna albo nauka hybrydowa przebiegają w sposób optymalny zarówno dla prezenterów, jak i odbiorców.
Aż 53% uczestników badania stwierdza, że zachowanie podczas wydarzeń online uległo poprawie. 29% respondentów nie zwraca na to uwagi, a jedynie 18% nie dostrzega istotnej zmiany.
Jak widać, z każdym dniem zmienia się również sposób, w jaki podchodzimy do wydarzeń online. To bardzo dobra informacja! Z drugiej strony wciąż wielu uczestników oczekuje wprowadzenia jednolitych zasad etykiety spotkań online: taką odpowiedź w tegorocznej edycji wskazało 49% respondentów – przed rokiem ten wskaźnik był wyższy o 4 punkty procentowe.
Dowiedz się więcej na temat reguł zachowania
Oczywiście taki katalog zachowania w trakcie wydarzeń online nie istnieje, a wprowadzenie jednolitych norm, które sprawdziłyby się w różnych branżach i organizacjach, byłoby bardzo trudne. Często decydują się na to jednak konkretne firmy, a nawet ich części. Dzięki temu można znacząco ułatwić współpracę i jednocześnie rozwiać wątpliwości osób, które nadal mają problemy z odnalezieniem się w różnych sytuacjach. Jak pokazuje badanie ClickMeeting, 30% organizacji zdecydowało się na wprowadzenie takich reguł.
Najczęściej regulacje dotyczą sposobu zgłaszania chęci zabierania głosu – takiej odpowiedzi udzieliło 17,4% spośród wszystkich ankietowanych. Na drugim miejscu znalazł się zakaz korzystania z telefonu i innych urządzeń w trakcie trwania spotkań (15,6%). W 13% przypadków organizacje odniosły się natomiast do formy powitania i pożegnania. 12,4% respondentów przyznało, że firmy, w których pracują, ustaliły dress code podczas wydarzeń online.
Niezależnie od tego, czy Twoja firma zdecydowała się na wprowadzenie konkretnych zasad etykiety online, czy nie, warto zgłębić ten temat i poznać reguły zachowania w różnych sytuacjach. Pomocny może okazać się bezpłatny poradnik ClickMeeting.
