W ostatnich lata liczba zakładanych jednoosobowych działalności gospodarczych sukcesywnie rośnie, a wraz z nią rośnie znaczenie rozwiązań takich jak e-teczka (cyfrowa teczka pracownika), które ułatwiają porządkowanie i potwierdzanie przebiegu zatrudnienia. Głównym wyzwaniem właścicieli takich firm jest staż pracy wliczany do emerytury. Od 2026 roku definicja stażu pracy będzie szersza niż dotychczas. 

Oprócz klasycznego zatrudnienia na etacie wliczone zostaną również okresy prowadzenia własnej działalności gospodarczej, pracy na podstawie umów zlecenia czy kontraktów B2B, pod warunkiem że były opłacane składki lub są odpowiednio udokumentowane.

Dlaczego papierowe teczki nie wystarczą w nowej rzeczywistości prawnej?

E-teczka z punktu widzenia pracownika to korzystne rozwiązanie, ale dla działów HR oznacza zupełnie nową skalę wyzwań. Pojawi się konieczność gromadzenia i weryfikacji dokumentów potwierdzających różne formy aktywności zawodowej – od zaświadczeń z ZUS po dokumentację składkową. Im bardziej zróżnicowana ścieżka kariery pracownika, tym większy ciężar dowodowy spada na pracodawcę. W takiej rzeczywistości papierowe teczki szybko stają się narzędziem o ograniczonej użyteczności.

Cyfrowa dokumentacja pracownicza pozwala nie tylko zebrać wszystkie dane w jednym miejscu, ale też zachować ich spójność, automatyzować procesy kontroli i zapewnić szybki dostęp podczas audytu czy wewnętrznej weryfikacji.

E-teczka to nie PDF – to system zorganizowanej wiedzy kadrowej

E-teczka to nie „zeskanowana teczka” w PDF-ach. To zorganizowany system, który pozwala zarządzać całą historią zatrudnienia pracownika w formie elektronicznej, od momentu rekrutacji aż po zakończenie współpracy. W praktyce oznacza to, że umowy, aneksy, zaświadczenia lekarskie, certyfikaty szkoleń, a nawet wnioski urlopowe i potwierdzenia nadgodzin znajdują się w jednym, spójnym repozytorium. Klucz tkwi jednak nie w samym przechowywaniu plików, ale w metadanych i logice systemu.

Każdy dokument jest przypisany do odpowiedniego zdarzenia kadrowego, oznaczony datą, kategorią i statusem, a system sam pilnuje jego ważności czy konieczności odnowienia. Dzięki temu HR nie musi już wertować papierowych segregatorów ani przekopywać się przez katalogi na dysku sieciowym. Zamiast tego w kilku kliknięciach znajduje potrzebny dokument, sprawdza jego wersję i – co ważne – widzi pełny kontekst, czyli powiązania z innymi procesami w organizacji.

E-teczka = repozytorium łączące procesy i porządkujące historię zatrudnienia

Taka dokumentacja przestaje być tylko archiwum – staje się punktem zwrotnym w organizacji pracy działu HR. To właśnie w niej spotykają się dane z różnych systemów: kadrowo-płacowego, ewidencji czasu pracy, szkoleń czy narzędzi samoobsługi pracowniczej. Dzięki temu e-teczka działa jak centralny węzeł, w którym procesy nie kończą się, lecz łączą i tworzą spójną historię zatrudnienia.

Dobrze widać to na przykładzie zatrudnienia nowej osoby. Umowa powstaje w systemie kadrowym, trafia do podpisu elektronicznego, a po akceptacji automatycznie zasila e-teczkę. Równolegle uruchamiany jest proces BHP, a wygenerowane zaświadczenie również zapisuje się w tym samym miejscu. Kiedy po roku pracownik składa wniosek o urlop, dokument zatwierdzony w systemie czasu pracy nie „wisi” osobno w workflow, lecz od razu ląduje w jego aktach osobowych. W efekcie każda zmiana, każdy dokument, każdy proces zostawia po sobie spójny ślad w jednym repozytorium.

To podejście zmienia optykę HR: dokumentacja nie jest już ciężarem administracyjnym, tylko narzędziem kontroli, analizy i transparentności. Z perspektywy zarządu oznacza to łatwiejsze audyty, szybsze raportowanie i mniejsze ryzyko błędów. Z perspektywy pracownika – dostęp do własnych danych i poczucie, że procesy są uporządkowane i przewidywalne.

Single source of truth – e-teczka jako centralny punkt danych HR

Cyfrowa teczka pracownika nabiera pełnej wartości dopiero wtedy, gdy staje się elementem szerszej architektury danych w organizacji. W nowoczesnym HR coraz częściej mówi się o koncepcji single source of truth – jednym wiarygodnym źródle danych, z którego korzystają wszystkie systemy i procesy. E-teczka może pełnić właśnie taką rolę. Gromadzi w jednym miejscu umowy, aneksy, wnioski urlopowe, dokumentację szkoleń czy zaświadczenia lekarskie, a następnie udostępnia te informacje innym modułom systemu HR.

Dzięki temu nie ma ryzyka, że w kadrach figuruje inna data rozpoczęcia pracy niż w systemie ewidencji czasu, a w arkuszu szkoleń menedżera pojawiają się inne informacje niż w oficjalnym rejestrze. Dokument wprowadzony raz, w kontrolowany sposób, staje się punktem odniesienia dla całej organizacji. Co ważne, każdy etap – od podpisania umowy, przez wydanie zaświadczenia, po złożenie wniosku urlopowego – zostawia po sobie ślad w e-teczce. To sprawia, że dokumentacja nie kończy procesów, lecz je spina, budując spójny obraz zatrudnienia.

Korzyści biznesowe i compliance

Dla HR to ogromna zmiana jakościowa. Zamiast mozolnie zestawiać dane z kilku systemów, dział kadr korzysta z jednego repozytorium, które jest nie tylko archiwum, ale też źródłem prawdy o stanie zatrudnienia. To podejście nie tylko ułatwia codzienną pracę, ale też wzmacnia bezpieczeństwo i zgodność – bo w razie audytu czy kontroli można zawsze odwołać się do jednego, pełnego i udokumentowanego źródła danych.

Podsumowanie:

Cyfrowa teczka pracownika, włączona w szerszy ekosystem IT, zaczyna pełnić rolę wykraczającą poza administrację.

• Po pierwsze, działa jak narzędzie zarządzania ryzykiem – wskazuje luki w dokumentacji, monitoruje terminy i sygnalizuje obszary, które mogą zagrozić zgodności z przepisami.
• Po drugie, staje się elementem kultury organizacyjnej opartej na przejrzystości – pracownik ma wgląd w swoją historię i dokumenty, a dział HR zyskuje narzędzie do jasnej komunikacji z zespołem.
• Po trzecie, pełni funkcję zaplecza analitycznego – dane z e-teczki można zestawiać z informacjami o kompetencjach, absencjach czy wynikach pracy, co otwiera drogę do bardziej świadomego planowania rozwoju i polityki kadrowej.

W ten sposób dokumentacja przestaje być punktem końcowym procesów HR, a staje się ich fundamentem. To przesunięcie perspektywy – od archiwum do strategicznego źródła wiedzy – sprawia, że cyfrowa teczka pracownika jest dziś jednym z kluczowych elementów budowania dojrzałego, cyfrowego HR.

__________________________________

Autor komentarza: Błażej Migoń, ekspert w zakresie cyfryzacji HR.

Od ponad 20 lat aktywnie kształtuje i optymalizuje procesy biznesowe w obszarze HR, pomagając organizacjom w ich digitalizacji oraz dostosowaniu do dynamicznie zmieniających się wyzwań rynkowych. Jako Product Manager i Business Development Expert aktywnie uczestniczył w rozwoju produktów informatycznych, dbając o ich zgodność z najlepszymi praktykami rynkowymi i realnymi potrzebami użytkowników.