W 2026 r. zaczną obowiązywać nowe zasady ustalania stażu pracy. Do okresu zatrudnienia będzie można wliczyć nie tylko lata pracy na etacie, ale i te wynikające z innych form aktywności zawodowej. To rewolucyjne zmiany w Kodeksie pracy. Na co przełożą się w praktyce i dlaczego pracownicy nie powinni czekać z formalnościami wyjaśnia Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny w agencji zatrudnienia Trenkwalder.

Ustawa z 26 września 2025 r. (Dz.U. 2025 poz. 1423) zwiększa wymiar okresu zatrudnienia na korzyść pracowników. To jedna z największych zmian w Kodeksie pracy w ciągu ostatnich 10 lat, która ma wyrównać szanse między pracownikami etatowymi a samozatrudnionymi czy pracującymi na zleceniach. Data wejścia w życie nowych przepisów będzie inna w zależności od sektora – od 1 stycznia 2026 r. dla sektora publicznego, a od 1 maja 2026 r. dla sektora prywatnego. Poświadczenia okresów zatrudnienia będzie wydawał ZUS. W przypadku, gdy ZUS nie będzie posiadał stosownych danych, okresy zatrudnienia będzie można udowadniać innymi dowodami.

Co wliczymy w „nowy” staż pracy, a co nie?

Wg. nowych zasad, do stażu pracy wliczany będzie okres prowadzenia działalności gospodarczej i zawieszenia działalności z powodu opieki nad dzieckiem, współpraca z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, praca na umowach zlecenia i innych umowach o świadczenie usług, praca na umowach agencyjnych, członkostwo w rolniczych spółdzielniach produkcyjnych i spółdzielniach kółek rolniczych, a także praca za granicą. Do stażu pracy nie wliczymy natomiast umów o dzieło, okresu praktyk studenckich czy wolontariatu. Trzeba też wiedzieć, że okresy zatrudnienia nie będą się sumowały.

– Jeśli w tym samym czasie osoba pracowała na umowę o pracę i jednocześnie wykonywała np. zlecenia, to okresy jej zatrudnienia nie będą się sumowały. Będzie wliczał się jeden z nich, z reguły ten najkorzystniejszy dla pracownika – zaznacza Domiańska-Drzazga, radca prawny w agencji zatrudnienia Trenkwalder.

Na co w praktyce przełożą się nowe przepisy?

Zmiany w sposobie interpretacji okresu zatrudnienia dają pracownikom szereg korzyści, takich jak dłuższy wymiar urlopu wypoczynkowego, dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę, wyższa odprawa z tytułu jej rozwiązania z przyczyn niedotyczących pracownika, wyższe nagrody jubileuszowe i dodatki stażowe, szybszy awans czy też nowe możliwości aplikowania na oferty pracy, jeśli określony staż pracy jest warunkiem do awansu lub pozyskania pracy.

– Pracownicy powinni zadbać o swoje interesy i jak najszybciej uzyskać zaświadczenia z ZUS. Warto przy tym zaznaczyć, że ZUS nie posiada informacji sprzed 1999 r. co oznacza, że nie będzie mógł wydać zaświadczenia dotyczącego okresów sprzed stycznia tegoż roku. Pracownicy powinny zatem poszukać dokumentów, które pomogą im udowodnić dodatkowy staż pracy, np. umowy cywilnoprawne, rozliczenia podatkowe, protokoły odbioru usług, potwierdzenia przelewów itp. Przepisy nie określają jak daleko wstecz (np. do którego roku) będzie się można cofnąć, liczyć się będą wszystkie udowodnione okresy pracy – podkreśla Dominika Domiańska-Drzazga.

Na zmianach skorzystają na pewno osoby, które przed pracą na etacie prowadziły działalność gospodarczą lub pracowały na umowach-zlecenia, samozatrudnieni, którzy zaczynają pracę na etacie, a także osoby, które wracają po przerwie do pracy (np. z urlopów macierzyńskich czy wychowawczych).

Nie złożysz wniosku w terminie – stracisz świadczenia

Wniosek do ZUS o wydanie zaświadczenia o okresach składkowych będzie można złożyć wyłącznie w formie elektronicznej przez PUE ZUS (eZUS). Także w formie elektronicznej otrzymamy zaświadczenie, które będziemy mogli przekazać pracodawcy, aby mógł wliczyć potwierdzone w ZUSie okresy zatrudnienia do naszego stażu pracy.

Na złożenie zaświadczeń do pracodawcy, pracownicy mają 24 miesiące od daty wejścia w życie ustawy (odpowiednio 1 stycznia 2026 r. albo 1 maja 2026 r. w zależności od sektora w jakim działa pracodawca). Na pierwszy rzut oka, to odległy termin, ale według szacunków Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej o potwierdzenie okresów składkowych może wystąpić nawet 2 mln osób. ZUS spodziewa się więc fali wniosków, która może wydłużyć czas oczekiwania na wydanie zaświadczenia i przysłowiowo „zapchać system”.

– Na pewno nie warto czekać na ostatni moment. Samo sprawdzenie naszych danych i okresów składkowych w ZUS PUE, przejrzenie dokumentów potwierdzających okres prowadzenia działalności czy pracy na zleceniach (czasem pozyskanie na nowo zagubionych umów) zajmuje czas. – ostrzega Dominika Domiańska-Drzazga, ekspertka z Trenkwalder.

Jak pracodawcy powinni się przygotować do zmian?

Rewolucja, którą niesie ustawa stażowa nakłada nowe obowiązki na pracodawców. Zmiany będą odczuwalne zwłaszcza w dużych organizacjach, które poniosą większe koszty administracyjne, a także finansowe.

– Dostosowanie systemów kadrowo-płacowych, przeliczenie na nowo okresów zatrudnienia i zaktualizowanie uprawnień, przejrzenie i dostosowanie aktów wewnątrzzakładowych, np. regulaminów pracy, regulaminów wynagradzania, polityk rekrutacyjnych czy wreszcie przeszkolenie kadry – te wszystkie działania, będą musieli podjąć pracodawcy – mówi Dominika Domiańska-Drzazga, radca prawny w agencji zatrudnienia Trenkwalder. – Zważywszy na to, że pracownicy raczej nie zrezygnują z wniosków o rewizję okresów stażu pracy, to warto już rozpocząć przygotowania wewnątrz organizacji, żeby w 2026 r. być przygotowanym. – dodaje Dominika Domiańska-Drzazga

Mat. informacyjny od Trenkwalder Polska