Jak usprawnić wykonywanie obowiązków, by w efekcie pracować więcej, robiąc mniej? Przygotowaliśmy 5 porad, których wprowadzenie do swoich codziennych nawyków pomoże Ci zwiększyć swoją efektywność w pracy.
Porada 1. Korzystaj z zasady 2 minut
W trakcie pracy często na liście zadań do zrobienia kumulują się drobne czynności, których wykonanie zajmuje kilka minut. Przez ich nagromadzenie masz jednak wrażenie zapełnionego kalendarza oraz ciągłego braku czasu na realizację wszystkich znajdujących się w nim punktów. Aby uniknąć niepotrzebnego stresu, warto skorzystać z zasady 2 minut. Zgodnie z nią jeśli wykonanie jakiejś czynności nie zajmie więcej niż 2 minuty, trzeba wykonać ją natychmiast. To rozwiązanie sprawdzi się w przypadku odpisywania na maile, sprawdzenia informacji lub wykonania telefonu do klienta.
Porada 2. Codziennie rano planuj swój dzień
Planowanie dnia i prowadzenie kalendarza lub listy zadań do zrobienia sprawia, że pracujesz efektywniej i nie marnujesz czasu na niepotrzebne zastanawianie się, czym powinieneś się zająć w danej chwili. Dlatego codziennie rano (ewentualnie poprzedniego dnia tuż przed wyjściem z pracy) warto zapisać wszystkie zadania do zrobienia na dany dzień. Na liście powinny znaleźć się nie tylko najważniejsze projekty, ale również drobne czynności. W ten sposób nie musisz zaprzątać sobie głowy drobiazgami i możesz skupić się na wykonywaniu najważniejszych zadań.
Porada 3. Wybieraj maksymalnie 3 duże projekty na dzień
Nie każde zadanie jest tak samo ważne. Możesz rozpocząć od wybrania 1-3 najważniejszych zadań na dany dzień i poświęcić im swój czas w pierwszej kolejności. Dokładną liczbę projektów najlepiej dopasować do siebie. Wykonanie tych zadań warto zaplanować na pierwszą część dnia – wtedy poziom wydajności i koncentracji na zadaniu jest największy. Natomiast ostatnie godziny pracy poświęć na realizację drobnych czynności, które nie wymagają aż tak dużego skupienia.
Porada 4. Pilnuj porządku wokół siebie
W efektywniejszej pracy pomoże utrzymywanie porządku i harmonii w swoim otoczeniu. Lepiej skupisz się na zadaniu, jeśli na Twoim biurku nie znajdują się niepotrzebne kubki, papiery czy gadżety. Podobnie pokój, w którym panuje ład, bardziej zachęca do produktywności. Taki mały drobiazg, który najczęściej ignorujemy, może pomóc w lepszym zarządzaniu sobą w czasie.
Porada 5. Pracuj w blokach czasowych
Praca interwałowa polega na dzieleniu czasu poświęconego na wykonanie jakieś czynności na kilka bloków czasowych. To rozwiązanie gwarantuje większe skupienie na zadaniu, a w efekcie jego szybsze wykonanie.
Warto bloki czasowe dopasować do swoich preferencji i możliwości. Jeśli nie wiesz, od jakiego przedziału czasowego zacząć, możesz spróbować pracować w interwałach 20-minutowych lub 45-minutowych, po których zrobisz krótką przerwę, a po kilku seriach dłuższy odpoczynek. Przykładową metodą pracy w blokach czasowych jest technika Pomodoro, która polega na pracy właśnie w 20-minutowych cyklach, po których następuje 5-minutowa przerwa, po 4 powtórzeniach cyklu przychodzi natomiast czas na dłuższą przerwę.
Jeśli chcesz poznać więcej technik zarządzania sobą i swoimi zadaniami w czasie, zapoznaj się z przygotowaną przez HRS infografiką „Ty kontra czas. 6 technik zarządzania sobą w czasie”.
