Multitasking to wykonywanie kilku czynności w jednym czasie i podtrzymanie ich rezultatów na względnie wysokim poziomie. Podręcznikowo i w sferze życzeń efekty takiej pracy nie różnią się od tych, gdy dana osoba skupia się wyłącznie na jednym zadaniu.

Opozycją do zachwytu nad multitaskingiem jest teza, że osoba, która jest dobra we wszystkim, tak naprawdę nie jest dobra w niczym. To gorzkie stwierdzenie sprowadza się do tego, że wypracowując w sobie wiele umiejętności, nigdy nie skupiamy się na jednej, którą możemy dopracować do wyjątkowego cennego dla pracodawcy poziomu.

Podejście stricte personalne bazuje najczęściej na osobistych doświadczeniach lub obserwacjach, jest więc subiektywne. Postanowiliśmy zastanowić się chwilę nad tym zagadnieniem i przeanalizować plusy i minusy multitaskingu. Być może, dzięki analizie, ułatwimy wykreowanie indywidualnej opinii o tym, czy wielozadaniowość powinna być pożądana w miejscu pracy, czy raczej potępiana.

Są plusy…
– możliwość przerwania trudnego zadania
– powrót do przerwanego zadania z nową energią
– projekty robione w równym czasie zazwyczaj są kończone w podobnym terminie, co oznacza możliwość zamknięcia kilku spraw naraz
– zwiększenie motywacji, dzięki poczuciu satysfakcji po wykonaniu wielu zadań
– możliwość konkurowania o większą liczbę projektów
– zmuszanie siebie do ciągłych wyzwań nie pozwala na cofanie się w rozwoju
– mocna pozycja w firmie, gdzie formalnie lub nie, piastuje się więcej niż jedno stanowisko

Ale i minusy…
– rozproszenie
– przy wykonywaniu kilku zadań jednocześnie, automatycznie wydłuża się czas ich realizacji, co jest szczególnie niekorzystne przy bagatelizowaniu zadania głównego
– wątpliwe rezultaty pracy nad wieloma projektami w jednym czasie
– przymus łączenia konkretnych czynności ze sobą, a nie wszystko można robić w tym samym czasie
– możliwość utraty koncentracji przy zmianie zadania
– utrata czasu przez zmianę zadania
– nerwowość, większy stres.

Współczesne wątpliwości
Osąd nad wielozadaniowością to bardzo złożona kwestia. Rozważania należy zacząć od ludzkich możliwości, które, co nie jest tajemnicą, są ograniczone. Oczywiście, można dbać o samorozwój, ćwiczyć umysł i poszerzać kompetencje miękkie, ale każdy natrafi w pewnym momencie na ścianę. Nieumiejętne korzystanie z multitaskingu może sprowadzać się do powierzchownego wniosku, że nie jest ono dla każdego. To typowe postrzeganie problemu wyłącznie w odcieniach bieli lub czerni. Tymczasem, kluczowe jest umiejętne podejście do wielozadaniowości, które pozwala pokonywać własne bariery i ograniczenia.

Rozmowa telefoniczna podczas prowadzenia samochodu, nauka do egzaminu przy jednoczesnym oglądaniu serialu czy czytanie książki, malując wtedy paznokcie, to kiepskie, a nawet niebezpieczne, pomysły. Ich łączenie jest niewłaściwe, ponieważ obciąża podobne procesy poznawcze. Wymieńmy jednak słuchanie muzyki przy sprzątaniu mieszkania, rozmowa z przyjaciółmi podczas oglądania meczu czy jazda na rowerze stacjonarnym wraz z oglądaniem telewizji. To czynności, które z łatwością łączymy każdego dnia, często nieświadomie posługując się wielozadaniowością. Błędne jest więc myślenie, że to wyłącznie umiejętność ekskluzywna. Multitasking to cecha umysłu, z której nie zawsze potrafimy skorzystać, dlatego błędnie ją odrzucamy.

W pracy
Mając na uwadze skorygowane podejście do wielozadaniowości, trzeba jeszcze zadać sobie pytanie, jaka jest jej rola w miejscu pracy. Świetnie, jeśli umie się z niej korzystać i robi się to automatycznie, ale nawet na podstawie powyższych przykładów łatwo zauważyć, że może być z tym problem. Ciężko znaleźć miejsce pracy, gdzie przydzielone zadania nie zawłaszczają całej uwagi. Łączenie projektów w sposób komplementarny i nawarstwiający, nie obciąża procesów mózgu, co wyklucza większość problemów. Warto też zaznaczyć, że wielozadaniowość często sprowadza się także do mieszania i przeplatania konkretnych projektów ze sobą. Nie trzeba wykonywać danego zadania od początku do końca w ciągu, ale można koncentrować się na wybranych elementach i mieszać je ze sobą. Praca jest wtedy bardziej zróżnicowana. Jest to jednak podejście zależne od cech indywidualnych i charakterologicznych, dlatego każdy pracownik sam musi nauczyć się, co jest dla niego najlepsze i w jakim systemie pracuje najwydajniej. Może to zająć lata, zależeć od masy wykonanych projektów czy zadań, ale bez kompleksowego zrozumienia siebie, trudno będzie osiągnąć pełną efektywność.

Trochę historii – fordyzm
Henryk Ford doprowadził system linii produkcyjnej do perfekcji. Jego nowatorskie podejście sprawiło, że praca była wydajniejsza, a błędy zostały ograniczone do minimum. System fordyzmu sprowadzał się do maksymalnego uproszczenia pracy. Każdy pracownik miał swoje nieskomplikowane zadanie, które wykonywał przez cały dzień. Było to przykładowo przykręcanie trzech śrub czy przekładanie pudeł z jednego miejsca na drugie. Jest to skrajne przeciwieństwo wielozadaniowości w pracy, które zresztą szybko okazało się zbyt monotonne dla pracowników. Istotne jest jednak samo podejście Forda do problemu oraz jego szybkie i proste rozwiązanie.

Bądźmy rozsądni
Bez pomocy oryginalnych i odkrywczych wniosków, mierzmy siły na zamiary. Łączenie ze sobą umiarkowanie ważnych czynności to dobre rozwiązanie, które skraca czas pracy czy obowiązków domowych. Sprawy istotne czy decyzyjne wymagają jednak pełnego skupienia i poświęcenia im całej uwagi. To nie wymysł współczesnych czasów, że szkolimy się w jednym zawodzie czy idąc na studia ograniczamy się do jednej gałęzi nauki. Nauczyciele w szkole uczą zazwyczaj jednego przedmiotu, w większości dyscyplin sportowych gra się jedną piłką. Oczywiście, można mówić, że przecież całe życie wykonujemy kilka czynności równocześnie. Oddychamy, przełykamy ślinę, mrugamy, spinamy mięśnie itd., ale trzeba pamiętać, że to automatyzmy. Życie zawodowe wymaga od nas wykonywania bardziej skomplikowanych zadań. Poświęcenie pełnej uwagi jednej pracy czy projektowi daje najlepsze rezultaty.

Autor: Paweł Drąg, LSJ HR Group