Koszty osobowe są z reguły jedną z najbardziej znaczących kategorii w strukturze wydatków większości firm. W czasach spowolnienia gospodarczego ważna jest dla nich optymalizacja nakładów związanych z prowadzoną działalnością, a ograniczenie kosztów zatrudnienia wydaje się nieraz najszybszym sposobem na oszczędności. Pytanie jednak, czy redukcja zespołu ma zawsze sens biznesowy? Na jakie inne sposoby można ograniczyć wydatki i zobowiązania, aby zachować to, co dla każdej organizacji najcenniejsze – czyli jej zespół? Warto też zastanowić się nad tym, jak monitorować efektywność działań HR i na które z KPI zwrócić uwagę, aby wprowadzone zmiany mogły procentować długoterminowo.

Rynek pracy – zmiany i wyzwania

Aktualna sytuacja gospodarcza przekłada się mocno na kondycję rynku pracy. Zgodnie z danymi podanymi przez GUS, zatrudnienie w sektorze przedsiębiorstw w Polsce spadło w kwietniu 2020 o 2,1% miesiąc do miesiąca. Nie oznacza to, że tyle osób straciło w Polsce pracę, gdyż liczba ta obejmuje również przebywających na zasiłkach opiekuńczych, chorobowych i urlopach bezpłatnych, a związku z zamknięciem szkół i przedszkoli, korzystało z nich wielu zatrudnionych. Nadal jednak można założyć, że polski rynek pracy ma za sobą bezprecedensowy spadek. Jednocześnie jak wynika z badania przeprowadzonego przez LHH wśród pracodawców, 48% firm deklaruje, że sytuacja epidemiologiczna nie wpłynęła na ich procesy rekrutacyjne lub ograniczyła maksymalnie 50% z nich. Wśród branż, które zadeklarowały w nim utrzymanie rekrutacji, znalazły się: produkcyjna, energetyczna, farmaceutyczna/medyczna, FMCG, centra usług wspólnych oraz finanse i bankowość, a w części z nich odnotowano nawet zintensyfikowanie prowadzonych procesów. Co ciekawe 1 na 3 firmy wprowadziła ostatnio narzędzia do rekrutacji online, gdyż nie były one wcześniej stosowane i 58% uczestników badania potwierdziło, iż prowadzone przez nich procesy rekrutacyjne są w pełni zdalne. Dane te pokazują duże zróżnicowanie sytuacji, w jakich znalazły się poszczególne firmy – część z nich jest zmuszona do ograniczenia liczebności zespołu, inne aktywnie poszukują nowych pracowników. Z całą pewnością jednak temat redukcji kosztów działania, czy też po prostu krytycznego spojrzenia na dotychczasowe wydatki i ich efektywność dotyczy wszystkich. Nawet w tych firmach, których biznes nie odczuł spadku, analizuje się wpływ pracy zdalnej na skuteczność działania zespołu i rozważana jest optymalizacja kosztowa związana np. z wykorzystywanymi do tej pory powierzchniami biurowymi. Użycie nowych narzędzi np. w zakresie działań rekrutacyjnych okazało się także świetnym sposobem na monitoring ich skuteczności, gdyż pojawiła się możliwość generowania raportów i zestawień danych pokazujących jasno, które aktywności są z punktu widzenia firmy najbardziej opłacalne.

Czy to koniec walki o talenty?

Sytuacja na rynku pracy związana z czasowym zawieszeniem lub ograniczeniem działalności przez wiele firm wiąże się chwilowo z większą dostępnością potencjalnych pracowników, co przy zmniejszeniu się liczby otwartych rekrutacji może dawać wrażenie, że skończyły się czasy walki o talenty. Warto jednak pamiętać, że organizacje decydujące się na redukcję zatrudnienia, pilnują, aby zachować w zespole osoby niezbędne do utrzymania ciągłości biznesu bez spadku na jakości działań – innymi słowy, zwolnienia rzadko kiedy dotyczą wyspecjalizowanych pracowników, których know how i umiejętności mają bardzo duże znaczenie dla firmy. Oczywiście nie jest to zasada, od której nie ma wyjątków, trudno jednak podejrzewać w skali długoterminowej pojawienie się na rynku pracy większej dostępności np. wysoko wyspecjalizowanych inżynierów, czy deweloperów. Z tego też względu warto dbać przez cały czas o dobrą komunikację z zespołem na temat sytuacji w firmie, zachowanie zgodne z deklarowanymi wartościami, a przede wszystkim nie można zapominać o dobrym wizerunku firmy jako pracodawcy. To od tego, jak będą się czuli potraktowani pracownicy i jakimi opiniami na temat pracodawcy będą się dzielić, zależy zarówno sukces przyszłych procesów rekrutacyjnych, jak i utrzymanie kluczowych dla firmy osób. Można podejrzewać, że przynajmniej cześć z pracodawców będzie mierzyła się za jakiś czas z problemem odejść top pracowników, którzy krytycznie ocenią działania zatrudniających je firm. Z kolei dla części pracodawców może to być świetna okazja do zatrudnienia takich osób, które w innej sytuacji nie zdecydowałyby się na zmianę pracy, a właśnie ze względu na swoje doświadczenie i wyspecjalizowanie są wyjątkowo cennymi nabytkami dla organizacji.

Tymczasem istnieją różne sposoby na oszczędności w firmie i warto zawsze rozważyć wprowadzenie takich zmian, które pozwolą na zachowanie całego kapitału ludzkiego, wzbogacającego organizację.

Nadgodziny i urlopy

Jednym z pierwszych kroków, jakie warto podjąć, są działania związane z kontrolą nadgodzin i ich wyeliminowanie lub bieżące rozliczanie z pracownikami czasem wolnym od pracy. Równie ważny jest temat urlopów, a przede wszystkim urlopów zaległych – w trudnym dla organizacji czasie warto mu się przyjrzeć, gdyż zaległe urlopy to zawsze ryzyko zwiększonej absencji pracowników właśnie w tym momencie, gdy np. okaże się, że firma wraca do intensywnego działania i potrzebuje zaangażowania pełnego zespołu. Warto pamiętać, że co prawda pracodawca może w Polsce wysłać pracownika na zaległy urlop, to jednak zawsze lepiej, aby była to wspólna decyzja, wypracowana dialogiem na temat sytuacji firmy i ustaleniem akceptowalnych rozwiązań dla obu stron. Dobrze, aby w organizacji działał także plan urlopowy – porozmawianie z zespołem o konieczności wypracowania rozwiązania w zakresie urlopów, które zapewni ciągłość jego pracy i rozsądny rozkład planowanych nieobecności, jest dobrym punktem wyjścia do ograniczenia późniejszych, potencjalnych sytuacji kryzysowych.

Elastyczne formy współpracy

W przypadku spowolnienia gospodarczego okazuje się, że dobrze wychodzą firmy łączące zatrudnianie pracowników etatowych ze współpracą z zewnętrznymi kontraktorami, czy też wspierające się pomocą pracowników tymczasowych. W ich przypadku zachowanie stałego zespołu jest uproszczone, gdyż mogą one swobodnie sterować poziomem współpracy z zewnętrznymi partnerami i w ten sposób zadbać o odpowiedni bilans kosztów. Oczywiście w przypadku stabilnej sytuacji rynkowej, własny zespół jest nieraz rozwiązaniem tańszym i wygodniejszym, jednak w czasach kryzysowych okazuje się, że łączenie takich dwóch form współpracy ma niemały sens. Trudnym tematem w organizacjach jest redukcja wymiaru zatrudnienia lub czasowa redukcja poziomu wynagrodzenia – jest to rozwiązanie, które wzbudza spory sprzeciw pracowników i wywołuje duże emocje. Rzecz jasna istnieją organizacje, które potrafią wdrożyć taki środek w sposób obierany pozytywnie – skupiając się w redukcjach na zarządzie i top managemencie, zachowując przy tym pełną transparentność i jasno komunikując powód, skalę i czas implementacji takich działań.

Optymalizacja kosztów przestrzeni biurowych

Obszarem do sporych oszczędności jest samo miejsce pracy. Okazuje się, że praca zdalna może być równie, jak nie bardziej efektywna od tej wykonywanej w biurze. Dotyczy to szeregu pracowników biurowych, administracyjnych, osób zatrudnionych w firmach technologicznych, centrach usług wspólnych etc. Wiele firm deklaruje, że pozostawi takie rozwiązanie jako opcję dostępną dla pracowników już na zawsze – część z nich chce łączyć pracę z home office z obecnością pracowników w biurze w wybrane dni, inne takie jak Twitter, deklarują, że pozwolą chętnym pracownikom na pracę w 100% z domu. Oczywiście pytanie jest takie, ilu z pracowników będzie chciało z tej możliwości korzystać, można jednak założyć, że praca biurowa nie będzie już nigdy wyglądała identycznie jak wcześniej. A tutaj pojawia się ponownie kwestia kosztów – gdyż większe rozproszenie zespołu i udostępnienie możliwości pracy zdalnej może wiązać się z redukcją przestrzeni biurowych i ograniczeniem wydatków związanych z ich utrzymaniem. W przypadku małych firm, rezygnacja z przestrzeni biurowej czy też wynajęcie „biura na godziny” może być tą oszczędnością, która pozwoli na zachowanie pełnych kosztów osobowych.

Narzędzia cyfrowe optymalizujące rekrutację

Wiele mówi się także o wymuszonej digitalizacji przedsiębiorstw i jest to w 100% widoczne zjawisko. W przytoczonych powyżej badaniach pojawiła się informacja o tym, że 1 na 3 z badanych firmy wprowadziła aktualnie narzędzia do rekrutacji online, gdyż wcześniej z nich nie korzystała. Dostępne rozwiązania technologiczne, ułatwiające działanie przedsiębiorstwa w nowych okolicznościach, dotyczą zapewne wszystkich obszarów jego funkcjonowania, natomiast temat rekrutacji jest o tyle interesujący, że wiele dużych firm nie korzystało do tej pory w ogóle z tego typu usprawnień. Dodatkowo koszt rekrutacji potrafi być bardzo wysoki, zwłaszcza gdy nie jest ona dobrze zarządzana. W czym może pomóc system pozwalający na jej prowadzenie w pełni online? Po pierwsze oszczędza on czas zespołu rekrutacyjnego i hiring managerów, ograniczając ich zaangażowanie w prace administracyjne. Po drugie dużym plusem jest optymalizacja procesów rekrutacyjnych – zautomatyzowana komunikacja z kandydatem, praca na szablonach wiadomości, aplikacja mobilna, powiadomienia push, możliwość głosowania w zespole – to opcje usprawniające każdy etap rekrutacji. Gdy połączy się to z możliwością badania KPI procesów i np. analizą najbardziej efektywnych kanałów napływu aplikacji, to okazuje się, że dzięki takim rozwiązaniom możliwe jest trzymanie kosztów rekrutacyjnych w ryzach i odciążenie działu rekrutacji i managerów. Od strony kandydata – regularna komunikacja z zespołem rekrutacyjnym, otrzymanie feedbacku do swojej aplikacji i zapytanie przez firmę o jego ocenę procesów rekrutacyjnych, zintegrowane narzędzie do rozmów wideo, czy też możliwość nagrania krótkich odpowiedzi na pytania preselekcyjne w dowolnym miejscu i czasie – to także dowód na profesjonalizm  działania firmy i duża zachęta do rozpoczęcia współpracy, zwłaszcza dla najbardziej wymagających kandydatów, oczekujących od firm zachowania najwyższych standardów rekrutacyjnych – także w trakcie rekrutacji online.

Monika Bieda, Softgarden