W związku ze stosunkowym uspokojeniem sytuacji związanej z COVID-19 wielu pracodawców zdecydowało się na zarządzenie powrotu pracowników do biur. Wywołało to szereg problemów na gruncie prawa pracy, bowiem pracownicy nie zawsze chętnie zgadzają się na powrót do pracy stacjonarnej. Jakie narzędzia przysługują pracodawcy w przypadku odmowy pracownika powrotu do pracy tradycyjnej? Czy pracodawca może rozwiązać umowę o pracę z takim pracownikiem? Czy sytuacja się zmienia, jeśli pracownik wykonuje pracę zdalnie przebywając za granicą?
Praca zdalna
W pierwszej kolejności należy precyzyjnie określić obowiązujący stan prawny. Po wprowadzeniu tzw. ustawy covidowej[1] (i jej kolejnych nowelizacji) pracodawcy polecali pracownikom na jej podstawie pracę zdalną. W tym kontekście kluczowy jest art. 3 ust. 8 tej ustawy, wedle którego pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej. Wynika z niego, że na gruncie obecnego stanu prawnego prawem pracodawcy jest możliwość cofnięcia w każdym czasie polecenia wykonywania pracy zdalnej, z którego powstaje jednocześnie obowiązek po stronie pracownika powrotu do pracy stacjonarnej.
Konsekwencje odmowy
Przy zapewnieniu adekwatnych warunków w zakresie BHP przez pracodawcę nie ma wątpliwości, że pracodawca ma prawo odwołać polecenie pracy zdalnej, a pracownik jest zobowiązany się do tego dostosować. Pracodawca nie musi uzasadniać swojej decyzji, gdyż to wyłącznie w jego kompetencjach leży organizacja pracy i zarządzanie procesem pracy.
Praktyka pokazuje jednak, że możliwe są sytuacje, w których pracownicy odmawiają powrotu do pracy stacjonarnej argumentując, iż obecnie wykonują pracę poza granicami kraju. W konsekwencji powrót do biura (do kraju) stanowiłby dla nich znaczne utrudnienie. Nie jest to jednak wystarczający powód dla uznania za odmowy powrotu do pracy stacjonarnej za uzasadnioną. W przypadku odmowy pracownika w zakresie powrotu do pracy stacjonarnej, pracodawca dysponuje całym wachlarzem możliwości poczynając od nałożenia kary porządkowej po rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. dyscyplinarka).
Rozpoczynając analizę mechanizmów dostępnych dla pracodawcy w przypadku odmowy pracownika wykonania polecenia powrotu do biura należy wskazać na możliwość nałożenia przez pracodawcę kary porządkowej. Zgodnie z art. 108 § 1 k.p. jej nałożenie jest możliwe m.in. w przypadku nieprzestrzegania przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy. Odmowa powrotu do pracy stacjonarnej może zostać zakwalifikowana jako nieprzestrzeganie ww. obowiązków i tym samym stanowić podstawę do zastosowania kary porządkowej – nagany lub upomnienia.
Kolejnym narzędziem dostępnym dla pracodawcy jest rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem (tzw. zwykłe wypowiedzenia). W oświadczeniu o rozwiązaniu umowy o pracę w tym trybie pracodawca powinien w ramach uzasadnienia przedstawić pracownikowi przyczyny decyzji wskazując np. na odmowę wykonania polecenia czy też nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy.
Najdalej idącą konsekwencją jest rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (tzw. dyscyplinarka). Z racji tego, że jest to najsurowszy sposób rozstania z pracownikiem jego zastosowanie wymaga podwyższonej staranności i ostrożności ze strony pracodawcy.
W tym kontekście należy podkreślić, iż zgodnie z orzecznictwem Sądu Najwyższego nawet jednorazowa nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy stanowi podstawę do zastosowania dyscyplinarki (zob. m.in. wyr. SN; 28.09.1981 r., I PRN 57/81). Właśnie w taki sposób – jako nieusprawiedliwioną nieobecność – pracodawcy będą mogli kwalifikować każdy kolejny dzień, w którym pracownik nie wraca do biura, mimo odwołanego polecenia pracy zdalnej. Niemniej, niezwykle istotna jest prawidłowa komunikacja z pracownikiem wskazująca na to, że pracownik był świadomy polecenia pracodawcy. Jeśli pracownik miał możliwość zapoznania się z wiadomością pracodawcy kwestia winy pracownika będzie bezdyskusyjna. Przy czym pracodawca powinien zachować rozsądek w stosowaniu cofnięcia pracy zdalnej. Polecenie powrotu do biura z dnia na dzień przy poprzedniej zgodzie (lub nawet świadomości) wykonywania pracy w znacznej odległości od stałego miejsca pracy może być uznane za nadużycie prawa przez pracodawcę. Zatem, przy cofnięciu polecenia pracy zdalnej pracodawca powinien zachować rozsądek i poinformować pracownika z odpowiednim wyprzedzeniem. Odpowiednim, czyli pozwalającym w normalnym toku czynności na powrót pracownika. Należy zastrzec, że w przypadku braku wiedzy po stronie pracodawcy o przeszkodach natury geograficznej, prawidłowe będzie polecenie powrotu z dnia na dzień, czy nawet z godziny na godzinę.
Podsumowując, powyższe wywody należy skonstatować, że w przypadku odmowy powrotu do pracy stacjonarnej, w tym z przyczyny wykonywania pracy zdalnej poza granicami kraju, pracodawca, w większości przypadków, będzie uprawniony wyciągnąć w stosunku do pracownika określone konsekwencje. Niemniej, rodzaj zastosowanego przez pracodawcę mechanizmu powinien zależeć od zachowań pracownika i kontekstu danej sprawy. Stąd, niemożliwe jest określenie w sposób abstrakcyjny jednego właściwego dla każdej sytuacji rozwiązania tego problemu. W ramach pewnego uogólnienia można wskazać, że w takiej sytuacji będzie możliwe rozważenie co najmniej dwóch naruszeń po stronie pracownika – niewykonania polecenia pracodawcy oraz nieusprawiedliwionego niestawiennictwa w pracy.
Podkreślić należy, że pracodawca nie musi wskazywać uzasadnienia dla decyzji o odwołaniu pracy zdalnej, ale również, że ewentualne konsekwencje wobec pracowników powinien wyciągać w związku z faktycznym naruszeniem obowiązków, a nie samą zapowiedzią ich naruszenia (deklaracją pracownika, że nie zamierza wracać do biura). Ten ostatni przypadek będzie mógł być rozpatrywany w kategoriach co najwyżej naruszenia zasad współżycia społecznego oraz utrudniania pracodawcy prawidłowej organizacji pracy – będą to jednak zazwyczaj przyczyny za „słabe” na tzw. dyscyplinarkę.
Zaznaczyć również należy, że sytuacja, w której wykonywanie przez pracownika pracy zdalnej za granicą (zarówno w UE, jak i poza UE) generuje znaczne obciążenia po stronie pracodawców (administracyjne, a nie wykluczone, że i podatkowe oraz składkowe). Zawsze więc konieczne jest zwrócenie przez pracodawcę szczególnej uwagi na takie przypadki.
Na marginesie warto podkreślić, iż zgodnie z najnowszym projektem pracy zdalnej (z 16 lipca 2021 r.) miejsce pracy zdalnej ma być każdorazowo uzgodnione z pracodawcą. Oznacza to, obowiązkiem pracownika będzie uzyskanie uprzedniej zgody pracodawcy na zmianę dotychczasowego miejsca pracy zdalnej. Wprowadzenie tej regulacji rozwiąże problem braku przekazywania informacji przez pracowników o zmianach miejsc wykonywania pracy zdalnej i pozwoli pracodawcy w sposób bardziej optymalny zaplanować ewentualne cofnięcie zgody na pracę zdalną.
[1] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. 2020 poz. 374 ze zm.).
Autorzy: pr. Kajetan Bartosiak, apl. adw. Łukasz Łaguna
BKB Baran Książek Bigaj
