Czy przepisy o sygnalistach będą dotyczyły tylko dużych pracodawców? Czy za nieprawidłowe wdrożenie nowych przepisów mogą grozić sankcje karne? Ilona Jaśkiewicz z Qualitime komentuje najczęstsze fakty i mity dotyczące projektu ustawy o ochronie sygnalistów.

Pracodawcy nie będą musieli przetwarzać anonimowych zgłoszeń sygnalistów

PRAWDA

Każdy pracodawca będzie mógł sam zdecydować, czy chce przyjmować zgłoszenia od anonimowych sygnalistów. Zgłoszenia anonimowe dotyczą zazwyczaj zagadnień o wysokiej poufności, a ich wyjaśnianie może zmniejszyć ryzyko zgłoszenia nieprawidłowości kanałem zewnętrznym – czyli do Rzecznika Praw Obywatelskich, który przekaże sprawę bezpośrednio do właściwego urzędu. Minusem zgłoszeń anonimowych jest wyższe ryzyko otrzymania fałszywych informacji – osoby, które nie ujawniają swojej tożsamości, nie obawiają się konsekwencji fałszywego zgłoszenia.

Kanały komunikacji dla sygnalistów muszą być bezpieczne, ale nie muszą spełniać żadnych specyficznych wymogów technicznych

MIT

Kanały komunikacji, oprócz kwestii bezpieczeństwa, będą musiały zapewnić: (i) przechowywanie danych sygnalisty oddzielnie od treści zgłoszenia, oraz (ii) możliwość usunięcia danych sygnalisty z treści zgłoszenia niezwłocznie po jego otrzymaniu. Nie wszystkie systemy mają takie funkcje, stąd warto zadbać o weryfikację – zwłaszcza, gdy firma używa systemu „globalnego” grupy kapitałowej.

Kanały komunikacji dla sygnalistów nie muszą być dostępne dla osób spoza firmy

PRAWDA

Każdy pracodawca będzie mógł zdecydować czy udostępni kanały komunikacji osobom spoza firmy – na przykład pracownikom dostawców. Pamiętajmy jednak, że osoby takie będą miały możliwość dokonywania zgłoszeń kanałami zewnętrznymi (urzędy). Dlatego też szersze udostępnienie wewnętrznych kanałów komunikacji może być korzystne – zmniejszy ono ryzyko kontroli w firmie.

Mniejsze firmy nie potrzebują wewnętrznych kanałów komunikacji dla sygnalistów

MIT

Jest to mit, którego popularność wzięła się z faktu, że obowiązek wdrożenia wewnętrznych kanałów komunikacji dla sygnalistów obejmie w pierwszej kolejności pracodawców zatrudniających co najmniej 250 pracowników, a dwa lata później – pracodawców zatrudniających co najmniej 50 pracowników.

Pamiętajmy jednak, że od pierwszego dnia obowiązywania ustawy o sygnalistach, udostępnione będą zewnętrzne kanały komunikacji dla sygnalistów. Skorzystać z nich będą mogli pracownicy firm każdej wielkości, którzy dokonując zgłoszenia skorzystają z ochrony przysługującej każdemu sygnaliście. Więc o ile mniejsze firmy mogą nie mieć prawnego obowiązku wdrożenia wewnętrznych kanałów komunikacji, rezygnując z nich tracą szansę na wewnętrzne naprawienie problemu. Zewnętrzne kanały komunikacji będą obsługiwane przez Rzecznika Praw Obywatelskich, UOKiK i inne urzędy, oraz mogą skutkować kontrolą w firmie. Zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich będą przekazywane do wyjaśnienia właściwym merytorycznie urzędom.

Za nieprawidłowe wdrożenie przepisów o sygnalistach może grozić nawet więzienie

PRAWDA

Projekt ustawy o sygnalistach przewiduje sankcje karne za różne naruszenia ustawy, w tym za brak ustanowienia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, oraz ustanowienie procedury naruszającej przepisy. Przewidywane kary to: grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 3.

Należy spodziewać się zalewu zgłoszeń od sygnalistów, dotyczących naruszeń prawa pracy

MIT

Przepisy o sygnalistach nie będą umożliwiały dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa pracy. Każdy pracodawca będzie mógł dobrowolnie rozszerzyć katalog naruszeń prawa, które mogą być zgłaszane przez sygnalistów, lecz nie będzie takiego obowiązku.

Pracownik nie będzie mógł zgłosić, jako sygnalista, naruszenia prawa które dotyczyło tylko jego osobistej sytuacji

PRAWDA

Nowych przepisów o sygnalistach nie będzie stosowało się do sytuacji, w których naruszenie prawa godzi wyłącznie w prawa zgłaszającego, lub zgłoszenie następuje wyłącznie w indywidualnym interesie zgłaszającego. Jeśli jednak zgłoszenie będzie dotyczyło także innych pracowników – będzie ono podlegało procedurom określonym w nowej ustawie.

Im mniej zgłoszeń do wewnętrznych kanałów komunikacji dla sygnalistów, tym lepiej

MIT

Brak zgłoszeń wewnętrznych zazwyczaj wynika albo z braku naruszeń prawa w działaniu organizacji, albo braku zaufania do systemu przyjmowania zgłoszeń. W tym drugim przypadku, firma zwiększa ekspozycję na bycie przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego, dokonanego do Rzecznika Praw Obywatelskich – który przekaże je właściwemu merytorycznie urzędowi.

Kanały komunikacji nie muszą być obsługiwane samodzielnie przez pracodawcę

PRAWDA

Nowe przepisy przewidują możliwość powierzenia procesu przyjmowania zgłoszeń dostawcy zewnętrznemu, takiemu jak np. Qualitime. Wymaga to zawarcia umowy z takim dostawcą. Podobna możliwość została przewidziana dla procesu działań następczych, czyli czynności wyjaśniających. Takie rozwiązanie może być wykorzystywane przez grupy kapitałowe, w których funkcje odpowiedzialne za śledztwa wewnętrzne umiejscowione są w innych spółkach grupy.

Autor: Ilona Jaśkiewicz – Dyrektor zarządzająca Qualitime – dostawcy usług HR i kanałów komunikacji dla sygnalistów