Ten dylemat dotyczy zorganizowania pracy w post-pandemicznej rzeczywistości. Biuro, home office, czy praca hybrydowa? A w tym wszystkim menedżer oceniający kwestie wydajności, relacji międzyludzkich, pracy zespołowej, przepływu informacji…, długo by wymieniać.

Pandemia kiedyś skończy się definitywnie i trzeba będzie podjąć decyzję w sprawie metody pracy. Przewidując nieuniknione, coraz częściej ta sprawa zaprząta moje myśli już teraz. I nie jestem odosobniony – tysiące liderów na całym świecie zastanawia się, analizuje, bada i eksperymentuje: w jaki sposób zorganizować pracę zespołów, które najpierw narzekały na dyskomfort home office, a teraz nie wyobrażają sobie stania w korkach i powrotu na stałe do biur.

Czy warto spać w miejscu pracy?

Na przestrzeni tych pandemicznych miesięcy w moim myśleniu zaszła ciekawa ewolucja. Z początku bardzo byłem zadowolony, kiedy okazało się, że nieważne gdzie się pracuje, ważne jaki wynik osiągamy. Potem dostrzegłem ogromny ciężar spania w miejscu pracy. Faktycznie, okazało się, że z domowego biura trudno wyjść, zamknięcie komputera o godzinie 17.00 okazywało się niemożliwe, a służbowe telefony wieczorową porą zaczęły się powtarzać podejrzanie regularnie. Cóż, wszyscy siedzieli w zamknięciu, nikt nie przejmował się, że przeszkadza.
Następnie obserwowałem powolne wyczerpywanie się baterii wzmocnienia relacyjnego (wszak 1+1=3, jeżeli atmosfera sprzyja otwartości i afirmacji, stroniąc od zarazy zarządzania strachem). Na ostatku zaś usłyszałem opinie matek, które dostrzegają w możliwości pracy z domu potężne wsparcie swoich zadań rodzinnych (np. opieka nad chorym dzieckiem). Jak to wszystko połączyć? Jak nie stracić niepodważalnych zalet pracy z domu i zachować siłę relacji, ten najważniejszy aspekt każdej organizacji?

Rewolucyjne rozwiązanie

Korci mnie, aby pójść odważniej śladami mojego ulubieńca w materii zagadnień kultury organizacyjnej, Ricardo Semlera, (przy okazji, polecam jego książkę „Na przekór stereotypom. Tajemnica sukcesu najbardziej niezwykłego przedsiębiorstwa na świecie”) i oddać w pełni decyzję w sprawie metody pracy wszystkim pracownikom. Niech sami ułożą nowy, współczesny rytm. Przecież nakaz pracy hybrydowej (teraz wszyscy zdają się iść tym tropem, następuje tak znana świecie fizyki synchronizacja kroku w przyszłość) dalej jest nakazem, który nie ma uzasadnienia rzeczywistego, bowiem sprawdziły się obie sytuacje krańcowe (wszyscy pracujemy w biurze, wszyscy pracujemy z domu). Zatem każda sytuacja pośrednia ma również prawo bytu.

Praca hybrydowa ulubieńcem rynku

Obserwując rynek, można dojść do wniosku, że najwięcej organizacji przekonało się do pracy hybrydowej. Jednak wprowadzenie tego rozwiązania wcale nie jest intuicyjne. Niby pracownicy wracają w pewnym wymiarze do biur, ale problemy nie znikają: menedżerowie nadal są przemęczeni, zaangażowanie spada, zmniejsza się poczucie zespołowości, nowoprzyjmowani do pracy mają problem z identyfikacją i wdrożeniem. Zagadnienie jest na tyle złożone, że na SWPS powstał pierwszy w Polsce kierunek studiów podyplomowych pod nazwą „Strategiczne projektowanie pracy hybrydowej i nowoczesnych biur”.
Osobiście mam wrażenie, że decyzja o przejściu na pracę hybrydową to pójście za tłumem, a nie próba wypracowania rozwiązania wspólnie z pracownikami. W mniejszych firmach, takich jak nasza, gdzie pracuje około 100 osób, komunikacja jest łatwiejsza, otwarcie więc rozmawiamy o tym, jakie są zalety pracy w domu i w biurze.
Po półtora roku pracy zdalnej całe zespoły przekonały się do swoich „domowych biur” i argumenty podnoszone obecnie dotyczą nie tylko oszczędzania czasu na dojazdy, ale także takich kwestii jak możliwość skupienia w ciszy (versus nieustanny gwar na biurowym open space) czy praca nie przerywana wizytami osób, które właśnie w danej chwili potrzebują jakiejś informacji lub załatwienia sprawy. Dlaczegóż miałbym nie słuchać takich argumentów skoro jednocześnie produktywność wzrosła?! Procesowanie wniosków faktoringowych działa teraz sprawniej, podobnie jak bieżąca obsługa klientów.
Jak pogodzić interesy tych co mieszkają daleko od miejsca pracy i nie chcą wracać do biur z tymi, którzy widzą same benefity pracy w biurze?

Im więcej wydam na relacje, tym więcej zyskam

Nie wyobrażam sobie modelu całkowicie zdalnego, w którym ludzie widzą się wyłącznie online, a wszystkie sprawy załatwiane są przez komunikatory i telefonicznie. To interakcje na żywo budują relacje międzyludzkie. Zaryzykowałbym nawet tezę, że Bibby jest w stanie tak dobrze i wydajnie pracować zdanie, ponieważ wcześniej stanowiło zgrany zespół, w którym wszyscy wiedzieli, że mogą na sobie polegać, znali swoje obowiązki i czuli się ważną częścią firmy.
Teraz, kiedy czeka nas wspólne wypracowanie modelu pracy, musimy pamiętać, że komfort pracy przekłada się na jakość obsługi klientów i w efekcie – na wyniki finansowe firmy.
W biznesie faktoringowym, gdzie ważny jest częsty kontakt z klientem (potwierdzanie faktur, zmiany limitów finansowania, dodawanie nowych odbiorców, itp.), czynnik ludzki jest niezwykle istotny – chociaż, oczywiście, cyfryzacja procesów i skracanie ścieżki zakupowej to obecnie największe wyzwania. W firmie faktoringowej muszą być ludzie, którzy lubią pracować z innymi ludźmi. Wynik finansowy to jest efekt pracy osób, którym chce się pracować w danym miejscu.

Pomyślmy nieszablonowo

A gdyby tak, zamiast żonglować różną intensywnością modeli pracy hybrydowej, rozważyć skrócenie tygodnia pracy do 4 dni? Lub dnia pracy do 6 godzin? Przykłady takich wdrożeń są już na rynku, zarówno międzynarodowym, jak i polskim.

• W Polsce firma Tradedoubler (branża marketingu cyfrowego) wdrożyła Projekt Smart Working obejmujący m.in. 6-godzinny dzień pracy, elastyczne godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, zakaz organizowania spotkań do 10:00 i po 15:00, zakaz organizowania spotkań dłuższych niż 30 minut, piątek skrócony do godziny 14:00.
• Badania prowadzone w Islandii, przez 4 lata (2015-2019), na 2500 uczestnikach (1% pracującej populacji), pokazały że 4-dniowy tydzień pracy pozytywnie wpłynął na samopoczucie pracowników i efektywność. Badania obejmowały różne branże. Wiele firm przeszło z 40-godzinnego tygodnia na 35-godzinny.
• Eksperyment przeprowadzony przez Nowo Zelandzką firmę Perpetual Guardian wprowadził 4-dniowy tydzień pracy i zauważył wśród pracowników zmniejszenie stresu (45% do 38%), i zwiększenie zaangażowania (68% do 88%).
• Badania przeprowadzone na 38 krajach OECD wykazały że kraj z najdłuższym średnim tygodniem pracy (Meksyk – 41,2 godz.) jest jednocześnie krajem najmniej produktywnym. Najbardziej produktywnym krajem okazał się Luksemburg (29 godz.). Drugim najbardziej produktywnym krajem jest Norwegia, mimo że średnia długość pracy wynosi tylko 38 godzin tygodniowo. Więcej ciekawych statystyk, uwzględniających również produktywność w ujęciu godzinowym, można znaleźć tutaj: https://worldpopulationreview.com/country-rankings/most-productive-countries.

Skracanie godzin pracy wciąż jeszcze jest w fazie eksperymentu, już teraz widać jednak, że nie jest to rozwiązanie jednoznacznie pozytywne lub negatywne i nie da się z pewnością przewidzieć skutków w poszczególnych branżach. Warto jednak położyć je na stole podczas rozmów z pracownikami – posłuchać ich opinii i poznać, jakiego typu motywacje kryją się za brakiem chęci powrotu do biurowej pracy w wymiarze 8 godzin.

Plusy pracy 4 dni w tygodniu według Adecco Group:

• Mniej rozpraszaczy – jako że pracownicy mają więcej czasu na załatwianie swoich spraw poza pracą, podczas pracy mogą się na niej w pełni skupić. W Nowo Zelandzkiej firmie Perpetual Guardian pracownicy spędzali 35% mniej czasu na stronach internetowych nie związanych z pracą.
• Większa wydajność – Japoński Microsoft zanotował 40% wzrost wydajności po wprowadzeniu 4-dniowego tygodnia pracy.
• Lepsze samopoczucie i zdrowie psychiczne.
• Zmniejszone emisje CO2.

Minusy:

• Koszty – aby nadrobić za krótszy tydzień pracy, firmy często muszą zatrudnić więcej pracowników (zależnie od branży)
• Wzrost nierówności – pracownicy manualni, którzy zarabiają na podstawie wypracowanych godzin, pracowaliby wtedy dłużej niż pracownicy umysłowi.
• W niektórych branżach pracy dalej będzie tyle samo, i pracownicy będą musieli po prostu wyrabiać nadgodziny.
• Nie wszystkie branże mogą się zmienić, np. 24/7 customer support.
• Kosztowne ryzyko – eksperymentowanie z krótszym tygodniem pracy jest drogie a nie gwarantuje sukcesu.

Krótsza praca = więcej czasu dla rodziny?

Wydawałoby się, że to prosty rachunek: skoro mam pracować 6 godzin dziennie, to pozostały czas mogę przeznaczyć w dowolny sposób – dla rodziny, na rozrywkę, na sport, na więcej snu… Gorzej, kiedy w ciągu tych 6 godzin mam 4 spotkania, chwilę na sprawy menedżerskie i przeczytanie maili, ale zupełnie nie wyrabiam się z myśleniem strategicznym, nie mówiąc już o konieczności przygotowania (czy choćby przeczytania tego, co przygotowali inni) prezentacji lub raportów na kolejne spotkania. Wówczas okazuje się, że problem nie tkwi w wymiarze godzin pracy, ale w jej organizacji. I to nie tylko organizacji własnego czasu, ale przede wszystkim – kulturze pracy, którą wyznaje cała firm. Chodzi tu m.in. o zasady dotyczące długości spotkań, minimalnych przerw między nimi, czasu na koncentrację bez telefonów i czytania maili, czy dni bez spotkań.
Ogromną zaletą pracy w małych i średnich firmach jest możliwość rozmowy, dyskutowania tego typu kwestii z całym zespołem. Struktura pozwala na swobodny przepływ informacji, zarząd łatwo dowiaduje się, jakie nastroje panują wśród pracowników. W Bibby Financial Services niezwykle mocne jest przywiązanie do firmy, właśnie dzięki temu, że pracownicy czują się słuchani i wiedzą, że ich głos ma znaczenie. Potwierdzeniem była dla nas nagroda Firma Przyjazna Rodzinie / Firma Przyjazna człowiekowi, którą przyznał nam Instytut Humanites, bazując m.in. na wywiadach z pracownikami.

„I cóż, że ze Szwecji”

Zauważam, że obecna sytuacja to również walka z moimi uprzedzeniami i jak zwykle są to zapasy praktycznie łamania kośćca. Zawsze byłem przekonany, że szwedzka koncepcja Fika (czyli wspólnej kawy, jako czasu na rozmowę i bycie w grupie) to sama prawda i tylko prawda, że moim posłannictwem jest walk the talk, gorące emocjonalnie spotkania z ludźmi. Jeśli nawet wielkie koncerny produkcyjne, takie jak Volvo, decydują się na wspólną przerwę kawowo – relacyjną, to dlaczego nie miałoby się to udać i u nas?
A jeśli zespół zdecyduje, że jednak tylko praca z domu? Może w takim razie zmienić biuro, tak aby ludzie chcieli po prostu w nim przebywać, do niego przyjeżdżać? Jak sprawić, żeby biuro przyciągało ich jak magnes, oferując jakości, których nie znajdą na home office? Może już czas zmienić radyklanie koncepcję przestrzeni biurowej i pójść dalej jeszcze niż Google?
Na razie nie mam dobrych odpowiedzi. Pytanie jest jednak na tyle ważne, że w końcu trzeba będzie ją znaleźć.

Autor: Tomasz Kukulski – Prezes Bibby Financial Services Polska