Rynek wymaga od nas dynamiczniejszego dostosowywania się do zmian niż choćby jeszcze 2-3 lata temu. Powstają nowe technologie, narzędzia i programy, a ludzie muszą w błyskawicznym tempie nabywać nowe umiejętności.

Wspomniane zmiany dotyczą nie tylko technologii i ludzi, ale także całych firm, które muszą zwinnie reagować na aktualne potrzeby otoczenia biznesowego i zapewniać ciągłość pracy organizacji niezależnie od sytuacji gospodarczej. W wielu branżach dodatkowym wyzwaniem jest sezonowość, która wymusza jeszcze większą mobilizację w danym okresie. Mowa tutaj np. o branży produkcyjnej, logistycznej, handlu czy usługach. By realizować cele biznesowe i pozostać konkurencyjnym na rynku, pracodawcy powinni zadbać o takie ułożenie wewnętrznych procesów, aby mieć możliwość elastycznego zarządzania kapitałem ludzkim. Z jednej strony posiadać na swoim pokładzie stałych, wykwalifikowanych pracowników, z drugiej wspierać się pracownikami tymczasowymi, których liczbę w razie potrzeby można szybko zwiększyć lub zmniejszyć.

Nawiązanie współpracy z agencją pracy tymczasowej pozwala zaoszczędzić wiele wysiłku, ale także czasu i pieniędzy. Jakie 3 najważniejsze korzyści zyskuje organizacja korzystająca z usługi pracy tymczasowej?

1. Odciążenie działu HR oraz kadr i płac

Skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej to przede wszystkim ogromne wsparcie dla działów HR oraz kadr i płac, a właściwie odciążenie ich z wielu czasochłonnych zadań. To agencja odpowiada bowiem za poszukiwanie i zatrudnienie odpowiednich pracowników. Wewnętrzny dział HR nie musi więc planować procesu rekrutacyjnego, umawiać spotkań, prowadzić rozmów z kandydatami, ale może skupić się na innych kluczowych zadaniach, które realnie przełożą się na zyski organizacji.

Analogicznie jest w przypadku działu kadr i płac. To do zadań agencji należy cała obsługa kadrowo-płacowa pracowników tymczasowych. Co więcej, agencja może też wyręczyć firmę w szeregu innych działań, jak choćby kierowanie na badania lekarskie czy wstępne szkolenia BHP.

2. Redukcja kosztów i elastyczne zarządzanie

Współpraca z agencją pracy tymczasowej zapewnia także optymalizację kosztów. Marża agencji jest znacznie niższa niż potencjalny koszt osobowy przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego, obsługi rotacji oraz wykonywania rozliczeń kadrowo-płacowych wyłonionych pracowników. A pamiętajmy, że w przypadku zatrudnienia obcokrajowców dochodzi jeszcze czas niezbędny na legalizację pracowników oraz ich zakwaterowanie i ewentualne zorganizowanie transportu z miejsca zamieszkania do zakładu pracy. Do tego dochodzą koszty zewnętrzne za np. publikację ogłoszeń o pracę, dojazdy na spotkania rekrutacyjne, wykup innych form reklamy oferty pracy, itp.

– Z naszych doświadczeń wynika, że niewiele przedsiębiorstw w Polsce liczy realne koszty rekrutacyjne. O ile koszty zewnętrzne są sprawdzane, o tyle osobowe już bardzo rzadko. A rzeczywistość jest bezlitosna – chcąc zatrudnić większą liczbę pracowników na np. sezon, niezbędne są dodatkowe ręce – nie zawsze tylko dwie – do pracy. Pracodawcom najczęściej nie opłaca się zatrudnianie nowej osoby na kilka miesięcy, więc przerzucają odpowiedzialność na dział HR, który i tak zazwyczaj jest mocno obłożony codzienną pracą. Ten ma do wyboru dwie drogi – albo nadgodziny, albo odłożenie dotychczasowych zadań. I jedno i drugie rozwiązanie nie jest korzystne dla pracodawcy. Skorzystanie z usług profesjonalnej agencji pracy tymczasowej jest tutaj najlepszym rozwiązaniem z możliwych – mówi Agnieszka Haponik, dyrektor rozwoju biznesu i marketingu z LeasingTeam Group.

Optymalizacja kosztów nieodzownie łączy się z elastycznością zatrudnienia. Korzystając z usługi pracy tymczasowej, firma płaci agencji tyko wtedy, gdy potrzebuje pracowników. W piku sezonowym zwiększa załogę, a gdy zamówienia się kończą – ogranicza liczbę pracowników. Jest to możliwe dzięki swobodzie w długości trwania umów tymczasowych oraz krótszym okresom wypowiedzeń.

Wprowadzenie do firmy pracowników tymczasowych warto też rozważyć w sytuacji, gdy zespół etatowy regularnie wypracowuje nadgodziny. Z jednej strony pozwoli to odciążyć zatrudnionych pracowników, poprawić ich efektywność oraz uniknąć zjawiska demotywacji mogącego prowadzić do rezygnacji z pracy. Z drugiej strony jest to realna oszczędność dla pracodawcy, ponieważ koszty nadgodzin (+50% lub +100%) są najczęściej dużo wyższe niż marża agencji.

3. Zmiana kosztów stałych na zmienne

Każdy manager doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak ważne jest odpowiednie zarządzanie kosztami stałymi vs. zmiennymi. W wielu firmach te pierwsze, czyli w dużej mierze wynagrodzenia pracowników, stanowią znaczącą część ogólnych kosztów firmy. W efekcie przedsiębiorstwa bardzo często określają sztywne budżety na wynagrodzenia dla każdego działu. W sytuacji nagromadzenia zadań czy ekstra zamówień pracownicy wyrabiają nadgodziny albo część projektów jest odkładana. Oba te rozwiązania w perspektywie czasu niosą za sobą realne straty dla organizacji.

Rozwiązaniem tego problemu mogą być właśnie pracownicy tymczasowi, którym w takiej sytuacji firma może powierzyć część obowiązków danego działu, nie zwiększając przy tym kosztów stałych.

– Pracodawca-użytkownik co miesiąc otrzymuje od agencji pracy tymczasowej fakturę VAT za usługę. Klient zmienia więc koszt stały, jakim byłyby wynagrodzenia w przypadku zatrudnienia wewnętrznego, w koszt zmienny. Innymi słowy – ma na swoim pokładzie odpowiednią liczbę osób, która może zrealizować wszystkie planowane zadania, ale nie zwiększa budżetu na wynagrodzenia – wyjaśnia Agnieszka Haponik z Leasing Team Group.

Jak pokazują wyżej omówione zagadnienia, współpraca z agencją pracy tymczasowej jest odpowiedzią na wiele wyzwań, jakie na co dzień stają przed przedsiębiorcami. Firma otrzymuje możliwość elastycznego dopasowania zatrudnienia do aktualnych potrzeb, odciąża wewnętrzne działy i tym samym generuje znaczne oszczędności lub ogranicza wydatki.

Praca tymczasowa to również pracownicy biurowi

Co ważne, agencje pracy tymczasowej mogą wesprzeć pracodawców w pozyskaniu pracowników zarówno produkcyjnych, jak i biurowych. Utarło się przekonanie, że pracownicy tymczasowi to przede wszystkim pracownicy fizyczni. Jest to już jednak od dawna nieaktualne. Owszem, agencje wspierają swoich klientów w pozyskiwaniu tzw. blue collars, ale także współpracują z szeregiem osób tzw. white collars. Mowa tu o pracownikach administracji, call center, obsługi klienta, a nawet takich działów jak finanse czy marketing. Agencja pracy tymczasowej jest więc w stanie zaproponować klientom pracowników niemalże do każdego działu, jaki tylko funkcjonuje w danej firmie.

– Praca tymczasowa white collar staje się coraz popularniejszą usługą wśród klientów. Pracodawcy świadomie podchodzą do kosztów i wiedzą, jak ważna jest elastyczność zatrudnienia, szczególnie w obecnych, pełnych wyzwań czasach. W ramach spółki LeasingTeam Porfessional, która specjalizuje się w usługach white collar wspieramy klientów w niemal wszystkich obszarach ich działalności, od księgowości czy kadr, przez działy administracji i obsługi klienta, kończąc na marketingu czy sprzedaży. W naszej ocenie ta tendencja będzie się pogłębiała – komentuje Agnieszka Haponik.